Arbeiten mit Verteilerlisten in Outlook
Sie können eine Verteilerliste in Ihrem Outlook-Modul Kontakte erstellen, die den Namen von mehr als einer Person für jene Zeiten enthält, wenn Sie eine Nachricht an mehrere Personen gleichzeitig senden. Sie können auch Kategorien zu Ihrer Verteilerlisten zuweisen (so wie Sie mit einzelnen Kontakten können), und Sie können eine Verteilerliste an andere Personen als Anhang an eine E-Mail-Nachricht senden, so dass sie die gleiche Liste verwenden können, die Sie tun, wenn sie sind auch mit Outlook.
Erstellen einer Verteilerliste
Erstellen einer Verteilerliste ist eine einfache Sache, einen Namen für die Liste zu machen und aus der Sammlung von Namen wählen, die Sie auf Ihrem System gespeichert haben. Eine Verteilerliste nicht halten Spur von Telefonnummern und Postanschriften, nur E-Mail-Adressen.
Um eine Verteilerliste in Ihrem Modul Kontakte zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie Datei -> Neu -> Verteilerliste (oder drücken Sie Strg + Umschalt + L).
Die Verteilerliste Dialogfeld erscheint.
2. Geben Sie den Namen, den Sie Ihrer Verteilerliste zuordnen wollen.
Der Name, den Sie eingeben erscheint in dem Textfeld Name.
3. Klicken Sie auf die Elemente auswählen Taste.
Das Dialogfeld Elemente auswählen wird mit einer Liste der verfügbaren Namen auf der linken Seite angezeigt wird und ein leeres Feld auf der rechten Seite.
4. Doppelklicken Sie auf den Namen jeder Person, die Sie zu Ihrer Verteilerliste hinzufügen möchten.
Jeder Name, den Sie Doppelklick auf Verteilerliste Spalte auf der rechten Seite des Dialogfelds in der hinzufügen erscheint.
5. Wenn Sie Kommissionierung Namen gemacht, klicken Sie auf OK.
Das Dialogfeld Elemente auswählen wird geschlossen.
6. Klicken Sie auf Speichern und Schließen (oder drücken Sie Alt + S).
Die Verteilerliste Dialogfeld wird geschlossen und Ihre Verteilerliste erscheint in Ihrer Kontaktliste.
Wenn Sie eine Verteilerliste erstellen, können Sie auch die E-Mail-Adressen von Personen aufnehmen möchten, die nicht in Ihrer Kontaktliste oder einer Ihrer anderen Outlook-Adress Bücher enthalten. So fügen Sie eine solche Außenseiter zu Ihrer Verteilerliste, klicken Sie auf Hinzufügen Neu (anstelle von Select Mitglieder) in Schritt 4 oben. Geben Sie den Namen und E-Mail-Adresse der Person, die Sie im hinzufügen Neue Mitglieder im Dialogfeld hinzufügen möchten, klicken Sie auf OK, und folgen Sie den Rest der Schritte genau die gleiche Weise.
Bearbeiten einer Verteilerliste
Die Leute kommen und die Leute gehen in Verteilerlisten, wie sie überall sonst tun. Zum Glück kann man die Listen bearbeiten. Klicken Sie einfach auf das Symbol Kontakte im Navigationsbereich und doppelklicken Sie auf den Namen eines Ihrer Verteilerlisten (die Einträge, die ein wenig zweiköpfigen Symbol rechts ihrer Namen zeigen). Wenn Sie eine Verteilerliste Eintrag öffnen, sehen Sie den gleichen Bildschirm, die Sie gesehen haben, als Sie zum ersten Mal die Liste erstellt. Hier einige nützliche Möglichkeiten:
- Um ein Mitglied von der Liste zu entfernen: Klicken Sie auf den Namen und klicken Sie auf die Schaltfläche Entfernen.
- So wählen Sie ein neues Mitglied aus den Namen, die bereits in Ihrer Kontaktliste oder globalen Adressliste: Klicken Sie auf Mitglieder auswählen und folgen der gleichen Routine, die Sie verwenden, wenn Sie eine Liste erstellen.
- So fügen Sie Adresse, um eine Person, deren E-Mail nicht in einem Ihrer Adresse Bücher aufgelistet: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu hinzufügen, füllen Sie bitte den Namen und die E-Mail-Adresse der Person, und klicken Sie auf OK.
Mit einer Verteilerliste
Verteilerlisten erscheinen als Objekte in Ihrer Kontaktliste zusammen mit Personennamen - so (wie Sie wahrscheinlich erraten kann) können Sie eine Verteilerliste verwenden, um eine E-Mail-Nachricht zu adressieren so wie Sie es mit jedem Kontakt. Hier ist wie:
- Sie können die Karte für eine Verteilerliste in Ihrem Posteingang ziehen, um eine neue E-Mail-Nachricht an diese Liste zu erstellen.
- Zeile einer E-Mail-Nachricht und klicken Sie auf die Schaltfläche Namen überprüfen in der Symbolleiste: Sie können in dem Sie den Namen der Verteilerliste eingeben.
Wenn Outlook einen Unterstrich auf den Namen in der To fügt hinzu: Feld, wissen Sie, Ihre Botschaft an die Menschen auf Ihrer Verteilerliste zu gehen.