Secrets of Access 2013 Datenbank-Design
Hier sind die fünf Gebote von Datenbank-Design, ob Sie Access 2013 oder eine andere Datenbank-Programm verwenden. Eine gut konzipierte Datenbank macht Ihre Daten einfacher zu halten.
Speichern von Informationen, wo es hingehört, nicht dort, wo es angezeigt wird. Wo Sie speichern Informationen hat nichts damit zu tun, wo es angezeigt wird. In einer Tabelle, geben Sie Informationen, wo Sie es angezeigt werden soll, wenn Sie die Tabelle drucken, aber Datenbanken anders funktionieren. In einer Datenbank speichern Sie Informationen in den Tabellen auf der Struktur der Informationen. Ein Stück von Informationen kann in vielen Berichten erscheinen, aber Sie speichern es in nur ein Feld in einer Tabelle.
Speichern von Informationen, wie es wirklich existiert, ist nicht, wie Sie es in einem bestimmten Bericht angezeigt werden sollen. Diese Regel ist eine logische Folge der ersten Regel. Wenn Sie Titel in Groß (Kapital) Briefe in Ihrem Kaufaufträge angezeigt werden soll buchen, können Access die Titel für Sie zu nutzen. Bewahren Sie die Buchtitel mit der richtigen Aktivierung, so dass Sie nicht stecken mit ihnen auf jedem Bericht in allen Kappen haben. Access hat viele eingebaute Funktionen, die die Art und Weise, dass Text, Zahlen anpassen können, und Daten formatiert sind.
Vermeiden Sie Müll rein, Müll raus (GIGO). Wenn Sie nicht die Mühe eine gute, vernünftige Design für Ihre Datenbank zu erstellen - und wenn man nicht aufpasst korrigieren, reinigen Daten einzugeben - Ihre Datenbank voller Müll landen. Eine gut konzipierte Datenbank ist leichter zu pflegen als eine schlecht gestaltete ein, da jedes Stück von Informationen nur einmal gespeichert ist, in einem klar benannten Feld in einem klar benannte Tabelle, mit den richtigen Validierungsregeln an Ort und Stelle. Ja, es klingt wie eine Menge Arbeit, aber eine Datenbank von 10.000 falsche Datensätze Reinigung wird (die Untertreibung verzeihen) noch mehr Arbeit.
Trennen Sie Ihre Daten aus Ihren Programmen. Wenn Sie eine Datenbank zur gemeinsamen Nutzung mit oder verteilt auf andere Menschen zu erstellen, speichern Sie alle Tabellen in einer Datenbank (Backend) und alle anderen Objekte in einer anderen Datenbank (das vordere Ende). Dann können Sie diese beiden Datenbanken verknüpfen, um alles funktioniert. Die Trennung der Tabellen von allem anderen rationalisiert die ganze Gedöns der Aktualisierung Abfragen, Formulare, Berichte und andere Sachen später, ohne die Daten in den Tabellen zu stören.
Zurück früh und häufig auf. Okay, ist dieser Tipp nicht über Design, aber es ist zu wichtig, um weglassen: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datenbank jeden Tag. Mit etwas Glück hat Ihr Büro bereits ein System regelmäßiger (wahrscheinlich jede Nacht) Sicherungen, die Ihre Datenbank enthält. Wenn nicht, machen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank in regelmäßigen Abständen und auf jeden Fall eine Sicherungskopie vor jeder größeren Änderungen vornehmen. Halten Sie mehrere Sicherungen, nicht nur die jüngste, falls es eine Weile dauert, um ein Problem zu entdecken.