10 Keys to use Technologie Small-Business Records verwalten

Kleinunternehmer überall angenommen haben Technologie, um ihre Aufzeichnungen zu verwalten, ob es von Terminen ist, Korrespondenz zu schaffen, Business Operations Erfassung, Verarbeitung Abrechnung, Tracking-Inventar, oder mehr. Während Unternehmen haben nicht gegangen # 147-papierlos, # 148- sie haben die Vorteile der Verwendung von Technologie anerkannt zu halten organisiert. Wenn Sie mit Papier noch angekettet sind, kann es Zeit für Sie die folgenden zehn Tasten zu rep Spitze verwenden, um das Papier mit elektronischen Dateien.

Verwenden Sie Outlook, um zu verfolgen Termine, Aufgaben und Projekte

Der Papier-Kalender, die überall geht man gehen, ist hilfreich, aber haben Sie versucht, die Kalender-Funktion in einem Software-Programm? Mit einem computerisierten Kalender können Sie einen Termin einmal eingeben und es täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich zu wiederholen, oder monatlich, und Sie können die automatische Erinnerungen einstellen - Aufgaben, die Sie nicht auf Ihrem Papier-Kalender zu tun. Hier ist ein weiterer Pluspunkt: Mit Software wie Outlook, alle Ihre Mitarbeiter können Kalender teilen.

Scannen Sie Visitenkarten und übertragen ihre Daten in Outlook-Kontaktlisten

Sind Sie es leid, Ihren Weg durch Ihre Rolodex oder einem riesigen Stapel von Visitenkarten zu pflügen eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu finden? Nun, können Sie Schritt weg von welcher Version dieser Alptraum Sie Gesicht. Wie? Führen Sie jede Visitenkarte über einen Scanner, der Software enthält die Informationen auf der Karte in die Kontaktliste in Outlook zu konvertieren. Dann können Sie die Informationen, die Sie mit einem Suchvorgang suchen finden.

Konvertieren von Dokumenten in Adobe PDF-Dateien

MS Word verfügt über eine Option zum Speichern von Dateien als. pdfs. Der Prozess ist schmerzlos. Mit einem offenen Word-Dokument, wählen Sie Dateispeichern AsSave als Typ, und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil auf der rechten Seite. Blättern Sie in der Liste, PDF markieren, und klicken Sie auf Speichern (neben Abbrechen am unteren Ende der Box).

Was ist die große Sache über pdfs? Sie müssen nicht mehr darum kümmern, ob jemand die richtige Version der Software, um Ihre Datei zu lesen. Jeder Computer mit Adobe Reader öffnen kann jede PDF-Datei.

Sie können auch Briefe scannen, Rechnungen, Anzeigen - alle Dokumente, die Ihren Scanner passen - und sie als PDF-Dateien speichern. So stellen Sie sicher, dass Sie den Scanner mit dem PDF-Dateitypen festlegen, bevor Sie das Dokument scannen.

Erstellen Meister von Dokumenten häufig verwendet,

Wenn Sie häufig im Wesentlichen dem gleichen Buchstaben verwenden, aber mit geringfügigen Änderungen, halten Sie einen Master-Datei auf Ihrem Computer. Dann, wenn Sie das Dokument benötigen, öffnen Sie Ihr Master-Dokument, die Änderungen vornehmen und das Dokument drucken. Denken Sie daran, die Datei mit einem anderen Dateinamen zu speichern, so dass der Master nicht geändert wird.

Verwenden Sie Buchhaltungssoftware zu erstellen Rechnungen und Bestellungen

Sie haben nicht zu dem Daumen durch Aktenschränke voller Rechnungen oder Bestellungen mehr. Verwenden Sie Buchhaltungssoftware wie Quickbooks oder Sage 50, um diese Dokumente zu erstellen. Unter Umständen müssen Sie und E-Mail-Dokumente an einen Kunden zu drucken, aber die eigentliche Datei wird Stay- nicht im Raum fress Einreichung cabinets- aber auf Ihrem Computer, auf dem eine Rechnung zu finden, ist eine Sache, ein paar Tastenanschläge einzugeben.

Automatisieren Zeitkarten, Projektabrechnungen und Gehaltsabrechnung

Sie können Stanzen und Verarbeitungszeitkarten mit elektronischer Taktung in und Verarbeitung Abrechnung ersetzen. Denken Sie an die Zeit gespeichert und die Fehler vermieden. Ein Arbeitgeber sagt, dass sein Unternehmen schneiden Lohnverarbeitung von 6 Stunden bis 45 Minuten mit dem Zeitkarte Software. Nun, das ist eine große Leistung.

Und wenn Vertrauenswürdigkeit ein Thema für Ihr Unternehmen ist, können Sie ein Software-Programm zu kaufen, die jeden Mitarbeiter erfordert einen Finger auf einen Scanner zu platzieren, wenn Beginn und Arbeits Stunden enden! Diese Abnahme von Fingerabdrücken klingt wie ein Science-Fiction-Film, nicht wahr?

Track-Inventar elektronisch

Wenn Ihr kleines Unternehmen Inventar beinhaltet, Technologie ist der einzige Weg zu gehen. Optical Character Recognition (OCR) Software ermöglicht Ihrem Unternehmen eine genaue Aufzeichnung von Inventar zu halten, füllen Sie Aufträge schneller Versand von Bestellungen nahtlos, und die Rechnung genau, weil alles durch Computer verfolgt. Sie können alle diese Prozesse unter Verwendung von Markierungen und Zahlen auf dem Computerbildschirm zu verwalten.

Nehmen Sie Einkäufe und Produktdetails über Vermögenswerte in einer Tabellenkalkulation oder Datenbank

Wenn Sie Ausrüstung oder andere Vermögenswerte zu kaufen, notieren Sie den Kauf und Produktdetails in einer Tabelle oder Datenbank. Mit all den Informationen zur Hand, können Sie mit dem Verkäufer mit allen Fragen in Verbindung oder schnell Ihr Vermögen für eine Abschluss- Tally oder von der Bank auf eine Anfrage für Asset-Informationen reagieren.

Machen Steuer Zeit ein Stück Kuchen

Wenn alle oder die meisten Ihrer Aufzeichnungen auf dem Computer befinden, Steuern Vorbereitung ist viel einfacher und genauer als mit dem Computer Daten aus einer Hardcopy-Dokumente zu übertragen.

Mit all Ihre Rechnungen oder Bestellungen in einer Buchhaltungssoftware-Programm, führen Sie nur einen Bericht und -voila! -die Software gibt Ihnen die insgesamt Rechnungen oder Bestellungen für das Jahr. Das gleiche gilt für die Abrechnung, Inventar und Vermögen. Sie können alles abrufen systematisch auf dem Computer gespeichert haben, wenn Sie es brauchen.

Sicherungs-Dateien

Ein weiterer Vorteil der Technologie mit Ihrem Small-Business-Datensätze zu verwalten ist, dass Sie diese sichern können - sie zum Beispiel an einem anderen Ort oder einem Flash-Laufwerk, auf einem Computer speichern.

Warum ist das so wichtig? Das wertvollste Computer Vermögenswert ist die Daten gespeichert sind. Halten Sie eine zusätzliche Kopie der Daten, so dass Sie nie die Bestürzung der verlorenen Aufzeichnungen konfrontiert. Sie selten im Voraus erhalten, die Einbrecher Ihrem Computer zu stehlen wird, ein Feuer geht es zu schmelzen, oder es ist nur sterben würde.