Durchführung effektiver Geschäftstreffen

Jedes Unternehmen, ob es hat 2 Mitarbeiter oder 2000, hat Sitzungen als normaler Bestandteil der Dinge zu erledigen. Obwohl Mitarbeiter miteinander in einer Organisation auf viele verschiedene Arten, Geschäftstreffen kommunizieren können - wenn sie die richtige Art und Weise durchgeführt werden - kann unglaublich effektiv und effizient sein.

Meetings sind nicht nur eine der wichtigsten Möglichkeiten für die Mitarbeiter innerhalb von Organisationen zu kommunizieren, aber sie sind auch die Art und Weise, dass die Teams ihre Arbeit zu erledigen. Obwohl einzelne Teammitglieder außerhalb der Sitzungen auf Aufgaben arbeiten, Teamsitzungen Mitgliedern die Möglichkeit geben, zusammen zu kommen das Team die Ziele zu bestimmen, ihre Ziele, ihre Pläne für die Verwirklichung, und wer wird das tun, was - und wann.

Werfen Sie einen Blick auf das, was macht Treffen ticken und finden Sie heraus, wie eine bessere Business-Meetings zu leiten.

Die gute Nachricht (und die schlecht) über Treffen

Wir haben alle mehr als unseren Anteil an beide gut erlebt und schlechte Sitzungen. Was macht einige Treffen toll, während andere einfach die Box?

Die Mitarbeiter profitieren in mehrfacher Hinsicht, wenn ein Treffen gut geführt ist. Hier ist die gute Nachricht über Business-Meetings, die in diese Kategorie fallen:

• Die Sitzungen werden ermächtigt.
• Meetings sind eine gute Möglichkeit, zu kommunizieren.
• Meetings entwickeln Arbeit Fähigkeiten und Führung.
• Meetings Förderung der Moral.

Leider Treffen sind anfällig in unproduktiven Fallen zu fallen. Hier ist die negative Seite der Sitzungen:

• Die Sitzungen können nicht den Fokus haben.
• Die Unternehmen haben zu viele Sitzungen.
• Die Teilnehmer können nicht vorbereitet sein.
• Die meisten Treffen Zeit wird verschwendet.

Obwohl dies eine schlechte Nachricht düster erscheinen mag, gibt es Hoffnung. Für jedes dieser Probleme, und für die vielen anderen Arten von Problemen, die oft Geschäftstreffen plagen, sind Lösungen zur Verfügung. Sie müssen einfach offen sein, um die Art und Weise zu ändern, die Sitzungen in der Organisation durchgeführt werden. Sie können sogar eine führende Rolle zu übernehmen müssen, wenn nötig, Ihre Meetings besser funktionieren.

Acht Möglichkeiten, um Sitzungen besser

Jeder hat durch viel zu viele Sitzungen gelitten, die viel zu viel Zeit in Anspruch nahm und erreicht viel zu wenig. Leider hat diese traurige Angelegenheit so oft passiert, dass Sie können sich finden, auf die Tatsache, taub zu werden, dass Ihre Meetings nicht so gut sind, wie sie sein sollten - und könnte, wenn man nur eine Möglichkeit hatte, sie zu beheben.

Hilfe ist zur Hand! Sie können Ihre Meetings besser zu machen, und Sie haben keine Sitzungen zu tolerieren, die wenig oder gar nichts erreichen. Die Macht ist in dir, ob Sie ein Versammlungsleiter oder Teilnehmer sind. Wollen Sie herausfinden, wie? Hier sind einige Zeit bewährte Techniken bessere Business-Meetings zu gewährleisten:

• Vorbereitet sein. Meetings sind Arbeit, so, wie in jedem anderen Arbeitstätigkeit, die besser vorbereitet Sie für sie sind, desto besser sind die Ergebnisse können Sie erwarten.
• Haben Sie eine Agenda. Eine Agenda - eine Liste der Themen, die im Laufe einer Sitzung abgedeckt werden - kann eine entscheidende Rolle für den Erfolg jeder Sitzung spielen. Es zeigt die Teilnehmer, wohin sie gehen, aber es ist dann an die Teilnehmer bis um herauszufinden, wie man dorthin kommt. Achten Sie darauf, die Tagesordnung und jede prework im Voraus zu verteilen. Durch die Verteilung der Tagesordnung und prework vor der Sitzung können die Teilnehmer für das Treffen vor der Zeit vorzubereiten. Als Ergebnis, werden sie sofort in das Geschäft der Sitzung beschäftigt werden, und sie werden viel weniger Zeit während der Sitzung zu verschwenden.
• Beginnen Sie pünktlich und enden pünktlich. Jeder hat durch Treffen gelitten, dass die geplante Endzeit ging waybeyond. Diese Situation wäre schön, wenn niemand etwas anderes hatte bei der Arbeit zu tun. Aber in diesen Tagen schneller und flexibler Organisationen, jeder hat immer viel Arbeit auf der To-do-Liste. Wenn Sie die Länge der Sitzung bekannt geben und dann auch daran halten, werden weniger Teilnehmer halten auf ihre Uhren suchen, und mehr Teilnehmer wird eine aktive Rolle in Ihren Sitzungen teilnehmen.
• Haben weniger (aber besser) Sitzungen. Rufen Sie nur eine Sitzung, wenn es unbedingt notwendig ist. Bevor Sie eine Besprechung anrufen, fragen Sie sich, ob Sie Ihr Ziel auf andere Weise erreicht werden kann, vielleicht durch eine Eins-zu-eins-Gespräch mit jemandem in Ihrer Organisation, eine Telefonkonferenz oder einen einfachen Austausch von E-Mail. Wenn Sie die Anzahl der Sitzungen haben Sie vermeiden, sollten Sie ihre Qualität zu verbessern.
• Fügen Sie, anstatt auszuschließen. Meetings sind nur so gut wie die Ideen, die die Teilnehmer nach vorne bringen. Große Ideen können von jedermann in einer Organisation kommen, nicht nur seine Manager. Roy Disney, stellvertretender Vorsitzender der Walt Disney Company, erzählt eine große Geschichte, die diesen Punkt veranschaulicht perfekt. Sagt Disney: "Es ist eine alte Geschichte über Walt aus den frühen Tagen, als wir kurz Probanden wurden zu machen -. Wirklich nur eine Sammlung von Gags Jede Woche hatte Walt einen Knebel-Wettbewerb, und alle waren frei zu geben - der Gewinner erhielt $ 5, die eine Menge Geld während der Depression war. Und wer gewinnt gehalten, Woche für Woche? der Pförtner. Sie sehen, es geht nicht darum, wer der Chef ist. es geht darum, wer die besten Ideen hat. «
• Pflegen Sie den Fokus. Meetings können leicht die Strecke ab und bleiben weg von der Schiene. Das Ergebnis? Meetings nicht erreichen ihre Ziele. Treffen Leiter und Teilnehmer müssen aktiv Sitzungen arbeiten auf den Tagesordnungspunkten zu konzentrieren. Themen sollten die Ergebnisse der letzten Fußballspiel gehören, oder wer hatte das Mittagessen mit wem, oder wer das glänzende neue Porsche fährt. Jedes Mal, wenn Sie die Sitzung sehen Abdriften Spur, sprechen und die anderen Teilnehmer schieben im Fokus zurück zu bekommen.
• Erfassen und Aktionen zuweisen. Es sei denn, sie gehalten werden rein zu kommunizieren, um Informationen oder für andere spezielle Zwecke, die meisten Sitzungen führen Aktionselemente, Aufgaben und andere Aufgaben für einen oder mehrere Teilnehmer. Gehen Sie nicht davon, dass alle Teilnehmer ihre Aufgaben zu Herzen nehmen werden und alle Details erinnern. Stattdessen sicher sein, dass jemand auf der Arbeit von Aufzeichnungen zu nehmen zugestimmt hat. Unmittelbar nach dem Treffen, fassen die Ergebnisse des Treffens, sowie Aufgaben und Fristen, und E-Mail eine Kopie dieser Zusammenfassung an alle Teilnehmer.
• Rückmeldung bekommen. Jedes Treffen hat Raum für Verbesserungen. Achten Sie darauf, Feedback zu erbitten von Besprechungsteilnehmern auf, wie das Treffen ging für sie richtig - und wie es ging schief. War das Treffen zu lang? Hat eine Person, die die Diskussion beherrschen? Wurden die Teilnehmer nicht vorbereitet? Wurden die Punkte auf der Tagesordnung unklar? Was auch immer die Probleme haben, können Sie diese nicht beheben, wenn Sie nicht über sie wissen. Sie können ein einfaches Formular Feedback zu erbitten, oder Sie können einfach mit den Teilnehmern nach dem Treffen informell sprechen ihre Eingabe zu erhalten.