Schaffung geeigneter Bedingungen für ein Business-Meeting

ein Business-Meeting Planung beinhaltet mehr als nur Stühle und Mikrofone. Sie wollen das richtige Ambiente für Ihre Tagung zu schaffen, von der Sitz zur Heizung. Die meisten dieser Produkte sind diejenigen, die die Teilnehmer bemerken nicht, es sei denn, etwas schief geht. Sie wissen, dass Sie Ihren Job gut gemacht haben, wenn Sie nicht die Rede von irgendwelchen von ihnen zu hören.

Transport

Wenn die Besprechung außerhalb Ihres Unternehmens Wände gehalten wird, sollten verschiedene Transportoptionen, einschließlich Vermietung Teilnehmer ihre eigenen Fahrzeuge verwenden, auf lokale Transit angewiesen ist, und einen Shuttle-Bus zu mieten. Unabhängig davon, welche Variante Sie sich entscheiden, lassen sich die Teilnehmer kennen die genauen Details. Schicken Sie ihnen eine Karte mit genauen schriftlichen Anweisungen und Informationen über freie Parkplätze und Kosten. Sie könnten sogar verzichtet Parkgebühren zu haben, arrangieren.

Wenn Sie an einem städtischen Ort zu treffen möchten, kontaktieren Sie die Teilnehmer über potenzielle Verkehrs Schwierigkeiten, wie dem Bau oder der Rush-Hour Engpassbereichen. Wenn sie die örtlichen Busse oder Züge verwenden müssen, geben sie die genaue Informationen über, wo ich aussteigen und wie das Treffen Lage von der Bushaltestelle oder Bahnhof zu finden. einen Shuttle-Bus Einstellung überwindet all diese Unannehmlichkeiten, aber natürlich ist es Ihre teuerste Option.

Ihr Hauptziel ist es, Menschen in die richtige Stimmung kommen zu lassen. Wenn sie wegen der schlechten Planung in Überraschungen auf dem Weg laufen, müssen ihre Haltung einige ernsthafte Einstellung.

Sitzplätze

Die meisten von uns sind Gewohnheitstiere und, vor die Wahl gestellt, in der Regel bei jedem Treffen an der gleichen Stelle sitzen mögen. Folglich bekommen die Menschen sehr irritiert, wenn jemand zu sitzen entscheidet ihr Sitz. Sie finden auch, dass neben einem Freund, freundlich Kollege sitzt, oder jemand, der Einfluss ist beruhigend, während sie oft so weit weg wie möglich sitzen von jemandem, den sie betrachten unangenehm.

Bestuhlung kann psychologisch Ihre gesamte Sitzung Wirksamkeit beeinflussen. Jemand, der will, Einfluss auszuüben braucht den direkten Blickkontakt mit der Person, die sie beeinflussen will, so gegenüber dieser Person sitzt die strategisch starke Position betrachtet. Leute, die jemand von ihnen Notiz zu nehmen möchten sitzen nach rechts oder gegenüber dieser Person. Eine andere Machtposition Ankündigung für das Erreichen der Sitz an der rechten Seite der Führung ist wie die Menschen mit dieser Person sehen, sehen sie auch bei Ihnen, so dass eine unterschwellige Verbindung zwischen den beiden von Ihnen zu schaffen.

Für Problemlösung, wollen Sie ein hohes Maß an Interaktion und Partizipation zu fördern, so dass ein Round-Table-Setup am besten funktioniert. In dieser Anordnung sind alle Sitze neutral betrachtet und so jede Kopf des Tisches zu vermeiden. Diese Einrichtung fördert eine partizipative, offene Diskussion Umwelt.

Eine U-förmige Tischanordnung funktioniert am besten für die Ausbildung. Es ermöglicht Moderatoren jeder klar zu sehen und haben die Teilnehmer leicht zugänglich. Präsentatoren können wählen, in das oder aus dem U zu bleiben, je nachdem, wie komfortabel und in der Nähe wollen sie mit den Teilnehmern zu sein.

Für die Entscheidungsfindung, wählen Sie eine rechteckige Tischanordnung mit dem Führer an der Spitze der Tabelle. Sitz Definitiv Teilnehmer strategisch und vermeiden widersprüchliche Persönlichkeiten Sitz neben oder sogar einander gegenüber. Streuen Sie sie in der gesamten Gruppe. Für die besten Gespräche, setzen Menschen mit Aussichtspunkten gegenüber einander gegenüberstehen. Sehen Sie sich auch eine hierarchische Sitzordnung, die die Teilnehmer in der Reihenfolge der absteigenden Behörde positioniert, mit dem Versammlungsleiter beginnen, die an der Spitze des Tisches sitzen wird.

Heizung und Kühlung

Der Versuch zur Steuerung der Heizung, Lüftung und Klimaanlage ist eine von jedem Treffen und Event größten Albträume des Planers. In vielen modernen Einrichtungen ist das Heiz- und Klimaanlage oft schwierig, auf einem Raum-für-Raum Basis zu regeln. So eine Temperatur festgestellt, dass jeder mag, ist fast unmöglich. Das Ergebnis ist, dass Sie entweder mit der Sahara oder arktischen Bedingungen enden.

Wenn die Raumtemperatur warm ist, wenn niemand drin ist, dann ist es nur gehen, um wärmer mit zusätzlichen Stellen zu bekommen. Es ist am besten für eine kühlere Umgebung zu Beginn der Sitzung zu entscheiden. Darüber hinaus sind die Menschen weniger wahrscheinlich, um einzuschlafen, wenn sie leicht kühl fühlen sind. Haben Sie viel warme Getränke zur Verfügung, um den Komfort zu erhöhen.

Zimmer Lärm und andere Ablenkungen

Beseitigung aller Zimmer Geräusche und Ablenkungen ist wahrscheinlich unmöglich. Noch von der so viele wie möglich loszuwerden, können Sie das beste Meeting-Umgebung helfen erstellen.

Überprüfen Sie Ihre Tagungsraum für außerhalb Verkehrsgeräusche, Fremdlüftung Töne oder Ablenkungen von der audiovisuellen Geräten oder Soundsystem. Dadurch ist besonders wichtig bei einem Off-site-Anlage, die für Sie eine neue Spielstätte ist. Achten Sie außerdem darauf, dass der Raum ist weg von der Küche Lärm oder andere Präsentationen, die zur gleichen Zeit wie Ihr Treffen geführt werden.

Feueralarm nicht in der Regel geben Sie die Ehre einer Generalprobe. Unabhängig davon, ob der Alarm für real ist, haben Sie es ernst zu nehmen. Bevor Sie Ihre Sitzung, damit sich jeder bewusst, die zur Verfügung stehenden Exits im Falle eines Notfalls.

Wenn Ihr Ort der Wahl, sein cognizant der Raumdekor. Hotel Tagungsräume sind oft Themen und sind entsprechend eingerichtet. Spiegel und große Wandbilder oder Bilder erstellen Sie eine Ablenkung nicht nur für die Moderatoren, sondern auch für die Teilnehmer. Wo immer möglich, stehen Stühle weg von der Ablenkung.

Wollen Sie den Ton jener Zuschlagen von Türen jedesmal, wenn jemand geht auf die Toilette während einer Sitzung zu verhindern? Wenden Sie Klebeband über den Fang den Klang zu betäuben.

Beleuchtung

Wenn das Licht zu hell ist, belastet es den Menschen die Augen. Wenn der Raum zu dunkel ist, schließen die Teilnehmer langsam die Augen. Wann immer möglich, verwenden Sie natürliches Licht. Doch für außerhalb Ablenkungen auf der Suche, und das Gesicht Stühle mit dem Rücken zu den Fenstern.

Sie müssen künstliche Beleuchtung, wenn audiovisuelle Ausrüstung. Stellen Sie sicher, dass das Licht auswaschen nicht auf den Bildschirm. Wenn Sie können, entweder positionieren Sie den Bildschirm vor direkter Beleuchtung oder zu beseitigen Lichter, die direkt über dem Bildschirm sind. Bei einem Treffen Off-Site, fragen Sie den Tagungsraum zu entfernen oder lästigen Glühbirnen abzuschrauben. dies zu tun, ist einfach, wenn die Lichter Halogenstrahler sind, aber Leuchtstofflampen ist in der Regel schwerer zu justieren.

Wesentliche Details

Die kleinen Dinge oft haben den größten Einfluss auf ein Treffen. Hier sind ein paar Dinge, die Ihr Treffen, dass wenig etwas Besonderes geben kann:

• Bereitstellung von Namenskarten: Für Sitzungen, in denen die Teilnehmer müssen nicht alle einander kennen, Namenskarten zur Verfügung stellen.
• Unter Minuten: Finden Sie heraus, ob jemand für die Erstellung eines Protokolls verantwortlich ist oder ob dies etwas sein kann, was Sie tun können. Verwenden Sie ein Tonbandgerät, um sicherzustellen, dass die Minuten genau sind.
• Hinzufügen Gewürz: Spiele, Brainstorming-Übungen und Aktivitäten, die interaktive Teilnahme Hilfe fördern die Dinge spannender.
• Uncluttering den Raum: Arbeitstreffen können überladen mit übrig gebliebenen Lebensmittel oder Getränkedosen leicht geworden. organisieren in regelmäßigen Abständen eine Bereinigung Sitzung. Das Entfernen der Unordnung hilft oft zu den Köpfen der Menschen unclutter und etwas mehr Kreativität zu stimulieren.
• Die Beurteilung des Erfolgs: Als Teil Ihrer Vorbereitung, ein kurzes Treffen Auswertung Form zusammenstellen, so dass Sie die gleichen Fehler immer und immer wieder machen vermeiden. Versuchen Sie, jede spätere Sitzung 'basierend auf Teilnehmer Feedback zu verbessern. Empfohlene Fragen zu stellen die folgenden Angaben enthalten:

# 8226; Hat das Treffen, um unsere Ziele beziehen?

# 8226; Haben folgen wir der Tagesordnung?

# 8226; Haben bleiben wir im Zeitplan?

# 8226; Was sollte anders das nächste Mal durchgeführt werden, um eine Qualität Treffen zu gewährleisten?

# 8226; Welche Konflikte oder Unstimmigkeiten wurden oder nicht aufgelöst wurden?

# 8226; Was war die Qualität der Entscheidungen getroffen?

# 8226; Wie gut nutzen wir Know-how der Teilnehmer?

# 8226; Was ist passiert, das war unerwartet?

Sehen Sie sich auch an der Sitzung von Ihrem Standpunkt der kritischen Beurteilung. Untersuchen Sie, was Sie rund um anders das nächste Mal tun würde.