Project Manager Fähigkeit: Wie produktive Meetings zu starten
Projektsitzungen müssen nicht schmerzliche Erfahrungen sein. Wenn Sie planen und verwalten sie gut, Projektsitzungen können wirksame Formen der Kommunikation sein. Sie können Sie über andere Teammitglieder Hintergründe, Erfahrungen helfen, herauszufinden, und Styles- stimulieren Brainstorming, Problemanalyse und Entscheidungs making- und bieten ein Forum, die Gründe für und Interpretationen einer Nachricht zu erkunden.
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Wie für ein Projekttreffen zu planen
Um ein gutes Treffen haben, müssen Sie einige Vortreffen Planung zu tun. Halten Sie diese Hinweise beachten, wie Sie planen:
Klärung der Zweck des Treffens: Dieser Schritt hilft Ihnen, sicherzustellen, dass Sie die richtigen Leute einladen und ermöglicht den Teilnehmern für das Treffen vorzubereiten.
Entscheiden Sie, wer braucht zu besuchen und warum: Wenn Sie Informationen benötigen, entscheiden, wer es hat, und sicherstellen, dass sie an der Sitzung teilnehmen. Wenn Sie Entscheidungen auf der Sitzung machen wollen, entscheiden, wer die notwendige Autorität hat und die ein Teil der Entscheidungsfindung sein muss, und stellen Sie sicher, sie zu besuchen.
Reichlich Vorankündigung der Sitzung: Dieser Schritt erhöht die Chancen, dass die Menschen, die Sie, dies zu tun in der Lage, teilnehmen wollen.
Lassen Sie die Menschen, die an der Sitzung wissen, seinen Zweck sollte teilnehmen: Die Menschen sind eher an einer Sitzung teilzunehmen, wenn sie verstehen, warum ihre Teilnahme wichtig ist.
Bereiten Sie eine schriftliche Tagesordnung, die Themen und die ihnen zugewiesenen Diskussion Zeiten beinhaltet: Dieses Dokument hilft den Menschen sehen, warum der Versammlung teilzunehmen, in ihrem Interesse ist. Die Tagesordnung ist auch Ihre Leitlinie der Sitzung für den Betrieb.
Zirkulieren der schriftlichen Tagesordnung und alle Hintergrundmaterial im Voraus: Dadurch gibt, so dass jeder Zeit auf die Tagesordnung Änderungen vorzuschlagen und für das Treffen vorzubereiten.
Halten Sie Sitzungen zu einer Stunde oder weniger: Sie können die Menschen zwingen, in einem Raum stundenlang zu sitzen, aber man kann sie nicht ihre Meinung zwingen, über die Aktivitäten zu halten und Informationen zur Hand für so lange. Wenn es erforderlich ist, mehrere Sitzungen von einer Stunde oder weniger komplexe Fragen oder mehrere Themen diskutieren.
Wie ein Projekttreffen zu leiten
Wie Sie das Treffen leiten kann es machen oder brechen. Folgende Aufgaben sind wesentlich für eine produktive Sitzung Durchführung:
Beginnen Sie pünktlich, auch wenn die Menschen fehlen: Nachdem die Menschen, dass Sie für die Nachzügler warten sehen, wird jeder kommen zu spät!
Vergeben Sie einen Zeitnehmer: Diese Person erinnert die Gruppe, wenn ein Thema ihrer zugewiesenen Zeit für die Diskussion überschritten hat.
Weisen Sie eine Person geschrieben Minuten zu nehmen, die teilnahmen, welche Elemente besprochen und welche Entscheidungen und Zuordnungen der Gruppe gemacht: Dieses Verfahren ermöglicht es den Menschen, die Informationen zu überprüfen und zu klären, und dient als eine Erinnerung an Aktionen nach der Sitzung getroffen werden.
Halten Sie eine Liste der Aktionselemente, die weitere Exploration benötigen, und ordnen Sie eine Person für jeden Eintrag verantwortlich sein: Dieser Schritt stellt sicher, dass, wenn Sie treffen sich wieder diese Fragen zu diskutieren, Sie haben das Recht, Informationen und Menschen, die sie gegenwärtig zu lösen.
Wenn Sie ein Problem nicht beheben, die richtigen Informationen oder die richtigen Leute haben, Ihre Diskussion zu stoppen und es auf der Liste der Aktionselemente setzen: Diskussion über ein Thema, ohne die notwendigen Informationen haben oder die richtigen Anwesenden verschwendet nur Zeit aller.
Beenden Sie auf Zeit: Ihre Meeting-Teilnehmer können auch andere Verpflichtungen haben, die beginnen, wenn Ihr Treffen soll zu beenden. Nicht auf Zeit endet verursacht diese Menschen spät für ihren nächsten Verpflichtungen zu sein oder Ihre Sitzung zu verlassen, bevor es vorbei ist.
Post-Meeting Aufgaben für Projektmanager
Ihre Sitzung ist zwar vorbei, aber Ihre Arbeit ist nicht getan. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Post-Meeting Aufgaben erledigen den größten Nutzen aus der Sitzung zu erhalten:
verteilen Unverzüglich Minuten an alle Teilnehmer treffen. Diese Protokolle ermöglichen es Menschen, die Informationen auf der Sitzung diskutiert zu bekräftigen, wenn es in ihren Köpfen noch frisch ist, und Minuten schnell erinnern an ihre Follow-up-Aufgaben. Versuchen Sie, die Minuten innerhalb von 24 Stunden nach der Sitzung zu verteilen, und fragen Sie Empfänger, um Ihnen mitzuteilen, ob sie irgendwelche Korrekturen oder Ergänzungen haben.
Überwachen Sie den Status aller Aktionsgegenstände, die nach der Sitzung durchgeführt werden. Da jede Aktion ist selbst ein Mini-Projekt, seine Fortschritte zu überwachen erhöht die Chancen, dass die Menschen es erfolgreich abzuschließen.