Zehn Tipps für das Ausführen eines effektiven Meeting

In der heutigen Geschäftswelt ist es nicht nur das, was man tut, sondern wie Sie es tun, das ist wichtig. So, in der Lage zu sein, um erfolgreich eine Sitzung laufen, ist genauso wichtig wie das, was Sie in ihm decken. Hier sind einige Tipps für die Vorbereitung und die Erleichterung einer Sitzung, die Dinge getan wird.

Entscheiden Sie sich für den besten Weg, um die Sitzung zu halten

Die meisten Leute mögen gehen nicht zu meetings- sie Arbeitsabläufe und sind in der Regel ungünstig stören. Wenn ein Meeting planen, fragen Sie sich, ob eine face-to-face-Treffen von Menschen wirklich notwendig ist. Können Sie erreichen Ihr Ziel auf einer Telefonkonferenz?

Ein Treffen, das Bindemittel oder andere Handreichungen oder geplant dauern mehr als eine Stunde hat, sollte face-to-face erfolgen. Treffen mit bekannten Aufgaben zwischen den Peers delegieren oder Followup Aktionen in einem laufenden Projekt erforderlich ist, um zu diskutieren und in elektronischer Form erfolgen sollte. Jeder wird Sie respektieren ihre Zeit danken, ob sie sagen, so oder nicht.

Verbringen Sie doppelt so lange das Meeting planen, wie Sie es erwarten, dauern

Vorbereitet sein. Der alte Pfadfinder Motto wird nie aufhören relevant zu sein! Eine gute Faustregel ist, die doppelte Menge der erwarteten Sitzung Dauer für die Vorbereitungszeit zu ermöglichen. Möglicherweise müssen sie nicht alle, aber wenn Sie die Zeit in Ihrem Zeitplan blockiert haben, werden Sie in der Lage sein, um die Details der Sitzung Planung zu handhaben, ohne Betonung oder es nach Hause zu nehmen.

für eine einfache Sitzung schlecht vorbereitet zu sein, ist nicht nur peinlich, sondern auch Sie werden nicht für eine verantwortungsvollere Position in Ihrem Unternehmen in Betracht gezogen bekommen.

Halten Sie sich an eine Agenda mit einer Zeitleiste

Erstellen Sie eine Agenda, die alle relevanten Themen aufgeführt, die abgedeckt werden und wie viel Zeit für jeden erlaubt. Haben Sie eine Uhr oder Uhr in deiner Sichtlinie und die Sitzung weiter bewegen, wenn die Zeit für jedes Thema verbraucht wird.

Manche Leute lieben es, sich zu hören, Sprech- andere sind leidenschaftlich über ein Thema, Nähe und Liebe zu ihren Herzen. Schade. Schneiden Sie sie aus und machen weiter. Denken Sie daran, dass Sie immer wieder zu einem Thema kommen kann, nach allem abgedeckt ist.

Übernutzung nicht Technologie

Binders voller Unterstützung Farbgrafiken und Daten oder eine gut gestaltete Powerpoint-Präsentation kann ein Publikum zu blenden, und sie haben jeweils ihren Platz in der Wirtschaft. Aber bringen Tech in einer Sitzung kostet Zeit und Geld, und Ihre Chefs werden nicht zu schätzen wissen entweder verschwendet. Bevor Sie sich für teure Druck arrangieren oder viel Aufwand in andere Audio / visuelle Hilfsmittel setzen, sicher sein, dass sie Wert auf die Sitzung hinzufügen.

Planen Pausen

Für Meetings länger als 2 Stunden, sollten Sie Ihre Agenda haben Bio-Pausen eingebaut. Machen sie realistisch. Ist die Toilette neben dem Konferenzraum oder in dem Gebäude? Faktor in genügend Zeit für Ihre Teilnehmer in der Lage sein bequem zu sein. Überlegen Sie, ob Ihre Teilnehmer werden einige Zeit brauchen, E-Mails zu checken oder Rückrufe während der Pausenzeit.

Wasser entweder auf dem Tisch oder auf einem Sideboard Haben abgefüllt. Wenn das Meeting für mehr als 2 Stunden geplant ist, haben Snacks wie Erdnüsse von Cookies zur Verfügung.

Ordnen Sie den Tagungsraum zu Ihrem Vorteil

Als Moderator oder Stuhl Ihrer Sitzung sollten alle Augen auf Sie sein. Ordnen Sie die Sitzplätze, so dass alle Teilnehmer, die Sie konfrontiert sind und unabhängig von Whiteboards oder Bildschirme Sie verwenden. Wenn Sie auf einem Whiteboard schreiben werde oder einen Projektor verwenden, kann ein Podium machen es einfacher für Sie vor der Gruppe bewegen, während du Notizen organisiert und handlich.

Laden Sie nur die notwendigen Leute

Sie laden nicht mehr Menschen, als Sie den Zweck zu erreichen müssen, aber vergessen Sie nicht wesentlich Spieler entweder. Schauen Sie sich den Zweck der Sitzung und schreiben, wer die Entscheidungsträger sind und sie dort ankommen. Halten Sie die Liste kurz. Überprüfen Sie Ihre Liste der potenziellen Teilnehmer mit Ihrem Chef oder Mentor, wenn Sie irgendwelche Zweifel an Ihrer Auswahl haben.

Bereiten Sie das Öffnen und Schließen Bemerkungen

Öffnen Sie Ihr Treffen mit ein paar Kommentare, die den Zweck des Treffens umrahmen. Blickkontakt mit so vielen Teilnehmern wie möglich beim Sprechen, und halten Sie sie freundlich. Wenn Sie mit Humor gut sind, verwenden Sie es. Schließen Sie das Treffen mit einem Rückblick auf die Ereignisse und danken den Teilnehmern für ihre Zeit und Bemühungen.

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer zu hören sind

Jedes Treffen hat sowohl abgehende als Menschen, die bereit sind, ohne stupste beitragen werden und introvertierte Typen, die läuten nicht, wenn aufgerufen, dies zu tun, oder bis sie eine Chance zu absorbieren und zu prüfen, die Informationen hatten.

Ihre Aufgabe als Vermittler zu treffen, um sicherzustellen, dass keine einzelne Person das Gespräch dominiert und dass die stillen Mitglieder erhalten aufgerufen, beizutragen. Einfach zu sagen, # 147-Id gerne von Sam (die ruhige Person) zum Thema bei der Hand zu hören, # 148- beide Zwecke erfüllen kann.

Nehmen Minuten und verteilen sie an die Teilnehmer

Ihr Treffen hat einen Zweck, und was getan wird, zu erreichen, dass Ziel aufgenommen werden muss. Machen Sie sich Notizen von Entscheidungen getroffen und wer was tun wird. Liste Anliegen und Komplimente wie von der Gruppe angeboten. Verschließen Sie die Ergebnisse der Sitzung vor vertagt.

Nach dem Treffen, schreiben einen Bericht Ihrer Notizen und zirkulieren es so schnell wie möglich an die Teilnehmer. Achten Sie darauf, Kredit zu geben, wem Ehre gebührt und eine Kopie des Protokolls zusammen mit einer Kopie der Tagesordnung in Ihrer Dateien.