Ausführen eines Berichts in ACT! 2005
Die folgenden Schritte gelten für alle ACT! Berichte. Das Dialogfeld ist das gleiche für alle Berichte. Je nach dem Bericht, dass Sie laufen, können einige der Optionen jedoch nicht zur Verfügung, und somit wird abgeblendet.
Um eine ACT laufen! Bericht, folgen Sie einfach diesen Schritten:
1. Führen Sie eine Nachschlag oder Anzeige der Kontaktdatensatz oder Datensätze, die Sie in den Bericht aufgenommen werden soll.
Alle Straßen in ACT! führen - oder zumindest vorbei - der Look-up. Vor dem Ausführen eines Berichts, zu entscheiden, welche Kontakt oder einer Gruppe Daten, die Sie in Ihrem Bericht enthalten sein sollen. Zum Beispiel können Sie eine Geschichte Summary Report für einen einzelnen Kontakt oder eine Kontaktbericht für alle Kontakte in einem Staat oder einer Region führen. Sie können Daten aus dem aktuellen Kontakt- oder Gruppendatensatz, der aktuellen Kontakt- oder Gruppensuche, oder von allen Kontakten oder Gruppen.
2. Ordnen Sie die Kontakte vor dem Ausführen des Berichts, wenn Sie die Kontakte im Bericht erscheinen in einer bestimmten Reihenfolge möchten.
Haben Sie die Kontakte wollen alphabetisch nach Firmennamen erscheinen oder nach Nachnamen? Wenn Sie zahlreiche Kontakte mit dem Nachnamen Smith haben, wollen Sie dann, sie zu sortieren nach Unternehmen oder Staat? Sie müssen diese Entscheidungen zu treffen, bevor sie eine ACT läuft! Bericht.
Sortieren Sie Ihre Kontakte in einer von zwei Möglichkeiten: Sortieren nach drei Kriterien auf Bearbeiten -> Sortieren, oder Ihr Kontakt mit einem Kriterium sortieren, indem Sie den entsprechenden Kontakt in der Kontaktliste Überschrift klicken.
3. Wählen Sie das Menü Berichte und wählen Sie dann den Namen des Berichts, den Sie ausführen möchten. (Um einen Bericht ausführen, in dem Menü nicht erscheint, wählen Sie Berichte -> Andere Kontakt Berichte und den entsprechenden Bericht wählen.)
Der Dialog Filter definieren Feld wird geöffnet. Auf der Registerkarte Allgemein ist identisch für alle und alle ACT! Berichte, die Sie erstellen.
4. In der den Report Output senden Liste Um Dropdown-Menü einen Ausgang für den Bericht auswählen:
# 8226; Vorschau: Wählen Sie die Option Vorschau, wenn Sie bei allen zögerlich über Ihre Reporting-Funktionen sind. Eine Vorschau des Berichts erscheint auf dem Bildschirm. Nach Vorlage des Berichts der Vorschau, ausdrucken oder erneut ausgeführt werden, wenn es nicht sucht genau die Art und Weise, dass Sie es soll aussehen.
# 8226; Rich-Text-Datei: Speichert den Bericht als RTF-Datei, die Sie in Word öffnen.
# 8226; HTML Datei: Speichert den Bericht als HTML-Datei. Wählen Sie diese Option, wenn Sie den Bericht auf Ihrer Website verwenden möchten.
# 8226; PDF-Datei: Speichert den Bericht als PDF-Datei, die in Adobe Reader gelesen werden können.
# 8226; Textdatei: Speichert den Bericht als TXT-Datei, die Sie mit einer Vielzahl von Software, einschließlich Excel lesen kann.
# 8226; Drucker: Wenn Sie völlig sicher sind, dass Ihr Bericht beim ersten Mal korrekt gedruckt wird, go for it! Diese Option sendet den Bericht direkt an den Standarddrucker.
# 8226; E-Mail: Sendet den gespeicherten Bericht als Anhang an eine E-Mail-Nachricht. Die Anlage hat eine RPT-Erweiterung und kann nur von den Empfängern gelesen werden, die ACT! auf ihren Computern installiert.
5. In den Bericht erstellen Für Bereich, geben Sie die Kontakte in den Bericht aufgenommen werden.
Die Auswahlmöglichkeiten sind selbsterklärend. Sie werden entweder auf den Bericht für den aktuellen Kontakt ausführen, die aktuelle Nachschlag, oder alle Kontakte.
Wenn Sie die Kontakte sortiert werden, wählen Sie die Option Aktuelle Lookup, auch wenn Sie alle Kontakte in der Datenbank enthalten sein sollen. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden die Kontakte in dem Bericht nicht in der Sortierreihenfolge, dass Sie angegeben haben.
6. Wählen Sie Ausschließen der 'My Record' Kontrollkästchen Informationen aus Ihrem persönlichen Datensatz in dem Bericht auszuschließen.
Diese Option ist für alle Berichte nicht zur Verfügung.
7. Bei der Verwendung Daten von Bereich Managed, wählen Sie den Record Manager der Kontakte, die Sie in Ihrem Bericht einschließlich sind.
# 8226; Alle Benutzer: Beinhaltet Aufzeichnungen Kontakt von allen Benutzern der Datenbank verwaltet.
# 8226; Ausgewählte Benutzer: Enthält Aufzeichnungen Kontakt von ausgewählten Benutzern der Datenbank verwaltet. Wenn Sie der einzige Benutzer der Datenbank sind, erscheint nur Ihren Namen in der Liste.
8. Auf den Aktivitäten, Hinweis und / oder Geschichte Registerkarten, die entsprechende Auswahl treffen.
# 8226; Auf der Registerkarte Aktivitäten, wählen Sie die Art der Aktivitäten und die entsprechenden Datumsbereich der Aktivitäten in den Bericht aufgenommen werden.
# 8226; Auf der Hinweis und Registerkarte Verlauf, wählen Sie die Art von Geschichten und die entsprechenden Datumsbereich, die Sie in Ihrem Bericht mit.
# 8226; Bei der Verwendung Daten von Bereich Managed Wählen Sie die Benutzer, deren Informationen wollen Sie in den Bericht aufzunehmen.
9. Klicken Sie auf die Registerkarte Gelegenheit, wenn Sie einen Verkaufsbericht ausführen.
# 8226; Im Bereich Verkauf Chancen an, ob Sie Opportunities, Geschlossen / Won Umsatz und / oder entgangene Umsätze in Ihrem Bericht enthalten sein sollen.
# 8226; Im Innerhalb Datumsbereich Dropdown-Menü, geben Sie den Datumsbereich der Absatzchancen in den Bericht aufzunehmen.
# 8226; Bei der Verwendung Daten von Bereich Managed wählen Informationen von allen Benutzern oder Ausgewählte Benutzer Ihrer Datenbank aufzunehmen.
10. Klicken Sie auf OK.
HANDLUNG! führt den Bericht. Wenn Sie nicht zufrieden mit den Ergebnissen sind, führen Sie den gleichen Bericht ein zweites Mal nach verschiedenen Kriterien, oder versuchen Sie einen anderen Bericht ausgeführt wird.