Organisation und Vorbereitung sind der Schlüssel, wenn ein Business-Meeting oder eine Veranstaltung zu planen. Sie haben alle die Grundlagen zu decken den Inhalt des Treffens von der Überprüfung an die Teilnehmer aufnimmt. Verwenden Sie die Tipps in der folgenden Liste für erfolgreiches Meeting und Event-Planung:
Menu
Stellen Sie sicher, Treffen Ziele klar und prägnant sind.
Bestimmen Sie, ob es notwendig ist, um alle zu treffen, oder ob Sie Ihre Ziele auf eine andere Weise zu erreichen.
Wählen Sie die richtige Tagungsort - eine mit der richtigen Anzahl, Größe und Form der Tagungsräume.
Stellen Sie sicher, dass Sie wissen und verstehen, alle Dienstleistungen, die von der Einrichtung zur Verfügung gestellt, sowie die Stornierungsbedingungen.
Laden Sie nur die Menschen, die teilnehmen müssen.
Sammeln Sie genaue Kontaktinformationen für alle an dem Ereignis beteiligt.
Halten Sie sich an die eingestellte Tagesordnung.
Beurteilen Sie die Sitzung oder Veranstaltung, nachdem es vorbei ist.
Was macht den Job ein Business-Meeting oder eine Veranstaltung von der Planung nach sich ziehen? Ganze Bücher sind bemüht, diese Frage zu beantworten, aber die folgende Liste enthält die Grundlagen ein Planer erwarten müssen zu koordinieren:
Seitenwahl
Die Gästezimmer
Reisevorbereitungen
Essen
Lautsprecher und Unterhaltung
Audiovisuelle Geräte
Freizeitaktivitäten
Dekorationen
Geschenke und Auszeichnungen
Personal
Die Wahl der richtigen Ort für eine Veranstaltung ist von entscheidender Bedeutung - es ist der Rahmen für die ganze Mühe ist. Wenn ein Ort für ein Meeting oder eine Veranstaltung suchen, haben Sie mehrere Möglichkeiten. In Abhängigkeit von der Anzahl der Personen und der Art der Veranstaltung teilnehmen, können Sie die traditionelle Konferenzzentrum Weg zu gehen oder eine Straße versuchen - oder ein Kreuzfahrtschiff - weniger gereist. Die folgende Liste enthält Orte zu berücksichtigen, wenn eine Website auswählen:
Hotels
Konferenzzentrum
Kongresszentren
Resorts
Retreatzentren
Kreuzfahrtschiffe
Einzigartige Umgebungen wie Museen, Schlösser, Sportveranstaltungen und Theater.
Wenn Zweifel über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten in einem bestimmten Ort, fragen Sie den lokalen Convention and Visitors Bureau in Ihrer Zielstadt beraten.
Ihr Erfolg als ein Business-Meeting oder Event-Planer, hängt von Ihrer Fähigkeit, die richtigen Leute zu mieten Sie scheinen zu helfen. Niemand kann sogar eine kleine Versammlung ohne eine Vielzahl von Helfern abziehen. Wie gut Helfer zu finden, ist die Frage, dass die Spitzen in dieser Liste Hilfe Antwort:
Pass auf für eine gute Anbieter, wenn Sie Feste und geschäftliche Veranstaltungen zu besuchen.
Stellen Sie vertrauenswürdige Freunde und Kollegen in der Branche für Empfehlungen.
Stellen Sie Kontakte an Ihrem Tagungsort für eine Liste der zugelassenen Anbieter.
Kontaktieren Sie einen Berufsverband in Verbindung mit der Branche, in der Sie brauchen einen Anbieter zu finden.
Das Internet durchsuchen, und bedenken Sie, dass Sie benötigen Referenzen für die Unternehmen zu überprüfen Sie.
Scan Handel / Industrie Publikationen forpotential Ressourcen.
Quiz, um das lokale Convention and Visitors Bureau in Ihrer Zielstadt.
Betrachten Sie eine Destination Management Company mit, die könnten Sie sparen Zeit, Geld und Ärger, indem sie mit Teil oder alle Ihrer Planung zu unterstützen.
Machen Sie Ihren Chef glücklich, indem Sie Ihr Budget zu wissen, bevor Sie planen, Ihr Business-Meeting oder eine Veranstaltung zu starten, und dann auch daran halten. Befolgen Sie diese Tipps, wie Sie die Kosten zu kontrollieren zu helfen:
Vermeiden Sie Überraschungen, wenn eine Anlage oder die Arbeit mit Verkäufern Vermietung durch alle Vereinbarungen schriftlich zu bekommen.
Bauen Sie eine 10-prozentige Kontingenz in Ihr Budget unerwartete Ausgaben gerecht zu werden.
Überprüfen Sie alle Rechnungen gegen schriftlichen Angebote.
Frage alle Gebühren, die nicht scheinen zu berechnen.
Beschränken Sie die Anzahl der Personen, die ermächtigt Artikel zu Ihrem Master-Konto in der Einrichtung zu berechnen.
Bewertung Hotel Konten täglich große Überraschungen auf der Rechnung zu vermeiden.
Sie abmelden nicht auf irgendwelchen Rechnungen, bis Sie völlig zufrieden sind.
Halten Sie ein Auge auf versteckte Kosten wie über Nacht Versand, Steuern oder Überstunden Gebühren.
Achten Sie auf die Währungsumrechnung aus, wenn Sitzungen im Ausland planen.
Der denkwürdigste Aspekt der Tagung oder Veranstaltung Sie (abgesehen von der Nahrung) planen dürfte das Programm zu sein. Mieten Sie den rechten Lautsprecher (n) Teilnehmer zu adressieren ist von entscheidender Bedeutung. Im Folgenden werden die Grundlagen im Auge zu behalten:
die Ziele des Programms kennen.
Verstehen Publikum braucht.
Fragen Sie nach Referenzen.
Sehen Sie sich eine Demo-Video.
Gehen Sie nicht davon, dass alle Prominenten wissen, wie eine effektive Rede zu halten.
Seien Sie vorsichtig bei grandiose Ansprüche.
Geben Sie Lautsprecher mit guten Informationen, so dass sie Ihnen, was Sie wollen.
Eine der wichtigsten Fähigkeiten jeder Tagungs- und Veranstaltungsplaner haben muss, ist die Fähigkeit zu verhandeln. Nur wenige Dinge sind in Stein gemeißelt, so dass, wenn Sie eine Veranstaltung rund um die Zehn Gebote Planung sind, können Sie Preise, Vergünstigungen, Vertragssprache verhandeln. Die Grundregeln des Verhandlungs gehören die folgenden:
Beginnen Sie mit einem Plan. Sie wissen genau, was Sie wollen.
Mach deine Hausaufgaben. Verstehen Sie den Wert Ihres Unternehmens.
Seien Sie methodisch und akribisch. Machen Sie genaue Aufzeichnungen über alles besprochen und vereinbart.
Verwenden Sie die Verhandlungsmacht. Haben Sie einen anderen Lieferanten in den Flügeln Einfluss Verhandlungen zu helfen.
Vermeiden Sie vage und verwirrend Sprache.
*Frage vorgedruckt Verträge.
Lesen Sie das Kleingedruckte.
Bestehen Sie darauf, über die gemeinsame Verantwortung. Vermeiden Sie alle Vereinbarungen, die einseitig sind.
Nehmen wir nichts. Stellen Sie Fragen, mehr Fragen, und noch mehr Fragen.
Übung Stille. Seien Sie ein Meister Zuhörer.