Verwalten von Aufzeichnungen über lokale und Netzwerklaufwerke
Die Menge an elektronischen Informationen hat sich in den letzten zehn Jahren exponentiell gewachsen. Lokale (C: Antriebe) und Netzlaufwerke werden immer digital Friedhöfen. Ein effektives Records-Management-Programm wird Ihnen das Wissen und die Instrumente, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass elektronische Dateien ordnungsgemäß verwaltet werden.
Ordnerstrukturen und Namen. Erstellen eines elektronischen Ordnerstruktur, die den Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen und die Sicherstellung, dass die Ordner innerhalb der Struktur logisch sind für eine genaue elektronische Einreichung kritisch benannt sind erfüllt, Abrufen und Dateipflege (clean-up).
Dateinamenskonventionen. Nachdem Sie den richtigen elektronischen Ordnerstruktur erstellt haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Dateien, um sicherzustellen, auch in geeigneter Weise genannt werden. Eine Daumenregel für die Benennung von Dateien ist, dass Sie in der Lage sein sollte, den Inhalt einer Datei zu bestimmen, ohne sie öffnen zu müssen. Dies bedeutet die Vermeidung kryptische Namen wie Abkürzungen, Akronyme und Zahlen.
Instandhaltung. Es ist wichtig, regelmäßig Ihre Ordner und Dateien überprüfen, um festzustellen, was nicht länger benötigt werden. Microsoft Windows ermöglicht es Ihnen, die letzten Zugriff und Änderungsdatum einer Datei zu bestimmen. Dies ist ein guter Ausgangspunkt bei der Bestimmung, ob eine Datei gelöscht werden kann. Allerdings sollten die Mitarbeiter beziehen sich immer auf den Rekordaufbewahrungsplan der Organisation, bevor alle Dateien, um zu löschen, um zu bestimmen, ob die Datei zum Löschen in Betracht kommen.