Richtig Ihre Datensätze verwalten können Sie Betriebskosten reduzieren, den Kundenservice zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit Gesetzen und Vorschriften in Einklang stehen.
Reduzierung des operativen Kosten. Richtig Ihre Aufzeichnungen verwalten und Informationen bedeutet, dass Sie nur für einen bestimmten Zeitraum behalten, was Sie für betriebliche, rechtliche und Compliance-Zwecke benötigen und dann davon in geeigneter Weise zu entsorgen. Dieser Ansatz kann die Notwendigkeit beseitigen, um zusätzliche Papierablage und elektronische Speicherung kaufen. Es kann auch die Kosten für die Off-Site-Rekord Lagerung zu reduzieren.
Verbessern Sie den Kundendienst. Eine gute Records Management-Strategie stellt sicher, dass Sie keine unnötigen Informationen behalten. Dies reduziert die Menge an Unordnung Sie durchsuchen müssen. Die Möglichkeit, schnell die richtigen Informationen finden können Sie besser auf Ihre Kunden zu bedienen.
Legal und Compliance. ein effektives Records-Management-Programm Implementierung ermöglicht es Ihnen, Datensätze zu identifizieren, die für Rechts- und Compliance-Zwecke erforderlich sind, und sicherzustellen, dass sie die entsprechenden Aufbewahrungsfristen zugeordnet sind. Davon profitieren Organisationen im Falle von Klagen, Audits und staatlicher Untersuchungen.
Abschätzenden Records- und Retention Scheduling Verwalten
Ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Aufzeichnungen und Informations-Management-Programm zu identifizieren, welche Datensätze und Informationen Ihres Unternehmens besitzt und dann entsprechende Aufbewahrungsfristen Anwendung.
Aufzeichnungen Beurteilung. Es gibt verschiedene Methoden für Ihre Unterlagen und Informationen der Beurteilung, einschließlich Vorräte, Interviews und Fragebögen. Die Auswahl der richtigen Beurteilung Methode für Ihre Organisation ist wichtig. Die Beurteilung ermöglicht es Ihnen, zu identifizieren, welche Aufzeichnungen und Informationen, die die Organisation besitzt und bildet die Grundlage für Ihr Unternehmen die Aufbewahrung von Unterlagen Zeitplan.
Retention Zeitplan. Die Aufbewahrungsplan ist in der Regel die referenzierten Records-Management-Programm Dokument. Es ermöglicht den Mitarbeitern, um zu bestimmen, wie lange sie ihre Aufzeichnungen und Informationen behalten sollte. Records Management For Dummies befasst sich mit drei unterschiedliche Methoden Aufbewahrungsplan: Abteilungs, funktional und großen Eimer.
Verwalten von Aufzeichnungen über lokale und Netzwerklaufwerke
Die Menge an elektronischen Informationen hat sich in den letzten zehn Jahren exponentiell gewachsen. Lokale (C: Antriebe) und Netzlaufwerke werden immer digital Friedhöfen. Ein effektives Records-Management-Programm wird Ihnen das Wissen und die Instrumente, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass elektronische Dateien ordnungsgemäß verwaltet werden.
Ordnerstrukturen und Namen. Erstellen eines elektronischen Ordnerstruktur, die den Bedürfnissen der einzelnen Abteilungen und die Sicherstellung, dass die Ordner innerhalb der Struktur logisch sind für eine genaue elektronische Einreichung kritisch benannt sind erfüllt, Abrufen und Dateipflege (clean-up).
Dateinamenskonventionen. Nachdem Sie den richtigen elektronischen Ordnerstruktur erstellt haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre Dateien, um sicherzustellen, auch in geeigneter Weise genannt werden. Eine Daumenregel für die Benennung von Dateien ist, dass Sie in der Lage sein sollte, den Inhalt einer Datei zu bestimmen, ohne sie öffnen zu müssen. Dies bedeutet die Vermeidung kryptische Namen wie Abkürzungen, Akronyme und Zahlen.
Instandhaltung. Es ist wichtig, regelmäßig Ihre Ordner und Dateien überprüfen, um festzustellen, was nicht länger benötigt werden. Microsoft Windows ermöglicht es Ihnen, die letzten Zugriff und Änderungsdatum einer Datei zu bestimmen. Dies ist ein guter Ausgangspunkt bei der Bestimmung, ob eine Datei gelöscht werden kann. Allerdings sollten die Mitarbeiter beziehen sich immer auf den Rekordaufbewahrungsplan der Organisation, bevor alle Dateien, um zu löschen, um zu bestimmen, ob die Datei zum Löschen in Betracht kommen.