Verbannen Ihre Relikte zu Archivierung in Outlook 2003

Es dauert nicht lange, mehrere E-Mail-Nachrichten zu sammeln, als Sie mit umgehen können. Einige Leute nur Nachrichten zu löschen, wie sie sie lesen. Andere halten alte Nachrichten zu Referenzzwecken auf.

Das Problem ist, Outlook verlangsamt, wenn Sie viele E-Mail-Nachrichten speichern. Außerdem ist eine riesige Sammlung von Nachrichten umständlich zu verwalten. Auch, wenn Sie auf einem Firmen-E-Mail-System sind, Ihre Systemadministratoren können nicht zulassen, Sie speichern mehr als eine bestimmte Menge an E-Mail, weil es das System verstopft.

Archivierung ist ein Feature direkt in Outlook gebaut, um Ihnen Speichern von Nachrichten und andere Outlook-Elemente, die Sie nicht brauchen, um jetzt zu sehen, aber Sie könnten noch in der Zukunft beziehen möchten. Wenn Sie Outlook auf einem Exchange-Netzwerk bei der Arbeit verwenden, macht Archivierung einfach es für Sie durch Verschlankung die Anzahl der Nachrichten mit Ihrem Systemadministratoren auszukommen Sie in der E-Mail-System sind zu speichern.

Auch wenn Sie jetzt die Archivierungsfunktion nicht verwenden möchten, können Sie verstehen, wie es funktioniert. Outlook manchmal Archive Elemente automatisch - die Ihnen aussehen, als ob Sie Ihre Outlook-Elemente verschwinden.

Wenn die Funktion zur automatischen Archivierung beängstigend und kompliziert zu Ihnen scheint, versuchen Sie nicht zu kümmern. Microsoft möglicherweise nicht die Archiv-Funktion, leicht zu entziffern gemacht. Wenn Sie den Dreh raus zu bekommen, könnte jedoch zu Autoarchivierung Sie wertvolle geworden.

Obwohl E-Mail-Nachrichten sind, was die Menschen am häufigsten archivieren, können alle Outlook-Elemente an das Archiv gesendet werden - Termine, Aufgaben, alles. Die Menschen haben nicht in der Regel Archiv Kontakte und Notizen, aber Sie können auch solche, archivieren, wenn Sie wollen.

Einrichten von Autoarchivierung

Sie müssen nichts tun, Outlook zu machen Ihr Archiv items- das Programm eingerichtet ist Elemente automatisch zu archivieren. Wenn Sie sehen möchten, wie Outlook eingerichtet ist Ihre alte Elemente zu archivieren, oder die Art und Weise Outlook macht den Job zu ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Werkzeuge -> Optionen.

Das Dialogfeld Optionen wird angezeigt.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Weitere.

Die anderen Optionen wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Autoarchivierung.

Die Autoarchivierung Dialogfeld erscheint.

Gehen Sie nicht durch die Autoarchivierungs-Dialogfeld barging Dinge nolens volens zu ändern - zumindest nicht, bis Sie schauen, um zu sehen, was schon ist eingerichtet. Vier wichtige Leckerbissen, die die Autoarchivierungs-Dialogfeld normalerweise sagt Ihnen, sind wie folgt:

• Wie oft Archiven Outlook-Elemente
• Wie alte Elemente sein müssen für Outlook sie in das Archiv zu schicken
• Der Name und Speicherort der Archivdatei
• Ob die Funktion zur automatischen Archivierung eingeschaltet

Bei der Installation von ersten Outlook, das Programm automatisch Archive Artikel alle 14 Tage, Artikel älter als 6 Monate in die Archivdatei aufgeführt in der Autoarchivierungs-Dialogfeld zu schicken. Für die meisten Menschen sind diese Einstellungen nur in Ordnung. Einige Leute bevorzugen die Funktion zur automatischen Archivierung und führen Sie den Archivierungsprozess manuell zu deaktivieren. Sie können die Autoarchivierungs-Prozess deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen "Autoarchivierung alle 14 Tage" an der Spitze des Autoarchivierungs-Dialogfeld mit der Bezeichnung klicken.

Die Aktivierung der Archivierungsprozess manuell

Sie können Nachrichten archivieren jederzeit möglich, indem Sie Datei wollen -> Archiv aus dem Outlook-Menü und die Eingabeaufforderungen folgen. Der Vorteil der Archivierungsprozess manuell ausgeführt ist, dass Sie etwas bessere Kontrolle der Verarbeitung erhalten Sie Outlook einen Stichtag für die Archivierung Elemente geben kann, sagen die erste des Jahres. Sie können auch Outlook sagen, welche und zu archivieren, Ordner, in denen die archivierten Elemente zu senden. Sie können archiviert werden sogar verschiedene Outlook-Ordner in verschiedenen Archiv-Dateien. Der Nachteil all dieser Steuerung ist, dass es möglich ist, ein unschuldiger Fehler und senden archivierten Elemente zu einem Ort zu machen Sie nicht wieder leicht finden können. Versuchen Sie nicht, den Namen oder Speicherort der Dateien zu ändern, an die Ihre archivierten Elemente geschickt, weil es überraschend einfach ist, den Überblick zu verlieren, was ging, wo und Outlook bietet keine große Hilfe mit Spur von archivierten Dateien zu halten.

Suchen und Anzeigen von archivierten Nachrichten

Manchmal scheint Autoarchivierungs wie Magie. Ältere Titel sind auf mysteriöse Weise ohne Ihr Zutun abgeheftet. Ist das nicht einfach? Sicher - bis Sie plötzlich müssen finden eines jener Elemente, die auf magische Weise in Ihr Archiv verschoben. Dann müssen Sie herauszufinden, wo es ging und wie es wieder zu bekommen.

Wenn Sie einen anderen Blick auf die Einzelteile zu nehmen möchten, dass Sie archiviert haben, öffnen Sie den Archiv-Ordner, die auf Outlook bezieht sich auch als Datendatei.

Um eine Datendatei öffnen Sie Ihr Archiv Elemente enthält, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie Datei -> Öffnen -> Outlook-Datendatei.

Das Open Outlook-Datendatei Dialogfeld erscheint.

2. Geben Sie den Namen der Datei, die Sie in dem Feld Dateiname öffnen möchten.

Der von Ihnen eingegebene Name erscheint im Feld Dateiname ein.

3. Klicken Sie auf OK.

Der Name der Datendatei erscheint Sie geöffnet in der Ordner-Banner in großen Buchstaben. Ihre Ordnerliste erscheint auch, die zwei Sätze von Ordnern: Normal und Archive.

Einfach genug, nicht wahr? Ja, aber es ist eine virtuelle Fliege in der virtuellen Salbe. Sie wissen wahrscheinlich nicht, den Namen der Archivdatei, die Sie öffnen möchten, und es in der Regel nicht zeigen im Dialogfeld Daten-Datei erstellen oder öffnen Outlook in der Liste nach oben.

Um den Namen der Archivdatei öffnen herauszufinden, wählen Sie Datei -> Archiv und suchen Sie in das Feld "Archivdatei." Achten Sie darauf, nichts über die Informationen, die in der Archivdatei Feld zu ändern. Andernfalls kann Outlook starten Sie Ihre archivierten Elemente woanders zu senden. Die Informationen in der Archivdatei-Box ist in der Regel komplexe Kauderwelsch mit Doppelpunkte und Schrägstriche und alle möglichen Sachen, die normale Menschen nicht mehr erinnern kann.

Eine Möglichkeit, einen langen Namen in einem Dialogfeld zu erfassen ist, die Informationen zu kopieren. Hier ist, wie es in den Schnellvorlauf aussieht: Klicken Sie auf den Namen einmal, drücken Sie die Tabulatortaste, drücken Sie Umschalt + Tab, drücken Sie Strg + C, und klicken Sie dann auf Abbrechen. Nachdem Sie den Dateinamen kopieren, können Sie die Schritte oben in diesem Artikel gegeben - Einfügen der Name, den Sie durch Drücken von Strg + V, das Feld Dateiname soll in und Freude, dass Sie müssen nicht so lange, verrückt Dateinamen erinnern .

Das Schließen der Archivdatei

Sie können die Archivdatei öffnen in der Outlook-Ordnerliste so lange, wie Sie wollen, aber die meisten Menschen es vorziehen, um es zu schließen, nachdem sie finden, was sie brauchen. Outlook läuft ein wenig schneller, wenn Sie alle nicht benötigten Dateien zu schließen.

Um eine Datendatei zu schließen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Mit der Ordner-Liste geöffnet, rechts, klicken Sie auf den Namen des Archivordner.

Ein Kontextmenü erscheint.

2. Wählen Sie Ordner schließen aus dem Kontextmenü.

Ihr Archiv-Ordner verschwindet aus der Ordnerliste.

Die Art und Weise Ordner in Outlook benannt sind ungerade ist. Sie können "Persönliche Ordner" erscheint mehrmals in der Ordnerliste. Damit Outlook so schnell wie möglich ausgeführt werden, in der Nähe, wie viele von ihnen, wie Sie können. Ihr Haupt Satz von Ordnern - das Set, das Sie jeden Tag benutzen - wird nicht in der Nähe, man muss also keine Sorge über die Ordner Schließen Sie täglich verwenden.