Organisieren von E-Mail in Outlook 2016

Briefkasten aufblasen. Jeder bekommt es im Laufe der Zeit. Ihre Outlook 2016 Posteingang füllt sich mit Nachrichten, die Sie vernachlässigt weg zu löschen oder die Datei, und bevor Sie es wissen, haben Sie Tausende von Nachrichten bekam, Raum in der Datendatei aufnehmen und verhindern, dass Sie gerade die neuen Sachen leicht. Hier sind einige Ideen für das Brechen, dass verstopfen.

Clean up Gespräche

Ein Gespräch ist ein E-Mail-Austausch, die aus mehreren Back-und-Her-Nachrichten besteht. Weil die meisten Leute nur Antworten schlagen ein Gespräch fortzusetzen, ohne alle vorherigen Text zu löschen, erhalten Sie viele Nachrichten auf, die im Grunde Untergruppen voneinander Inhalt sind. Das Gespräch Clean Up-Funktion geht durch und findet diese, löschen alle Nachrichten, die innerhalb von mindestens einer anderen Nachricht vollständig enthalten sind.

Wählen Sie Start-Clean Up-Clean Up Gespräch diese Funktion auf einer bestimmten Nachricht zu verwenden. (Wählen Sie die Nachricht zuerst.) Um einen ganzen Ordner aufzuräumen, wählen Sie Start-Clean Up-Clean Up-Ordner. Oder tun es für alle Mail-Ordner, wählen Sie den Posteingang und wählen Sie dann Start-Clean Up-Clean Up-Ordner Subfolders.

Archiv alte Nachrichten

Sie können Outlook einstellen, dass Nachrichten zu archivieren, die bestimmte Eigenschaften haben, wie diejenigen, die älter als ein bestimmtes Datum sind. Archivierung von Meldungen verschiebt sie in einem separaten Daten-Datei namens Archive.pst. Entrümpelung Datei Ihre Haupt Outlook macht es kleiner, so dass Outlook schneller startet. Sie können die Archivdaten-Datei jederzeit öffnen Sie es wieder auf etwas beziehen müssen.

Um Nachrichten zu archivieren, Datei-Info-Cleanup-Archiv wählen. Legen Sie Ihre Einstellungen im Archiv Dialogfeld und klicken Sie auf OK.

Um die Archivdaten-Datei öffnen etwas später abzurufen, wählen Sie Datei-Öffnen Export-Öffnen Sie Outlook-Datendatei. Wechseln Sie zu der Archivdatei, wählen Sie aus und klicken Sie auf OK. Die Archivdatei wird nun im Navigationsbereich auf der linken Seite; Sie können es einfach, wie Sie Ihre Haupt-Datei mit ihm zu arbeiten.

Für eine noch gründlichere Bereinigung, Datei-Info-Cleanup-Cleanup wählen. In der Cleanup-Dialogfeld können Sie Parameter angeben, für die automatische Archivierung. Beispielsweise kann man Elemente, die älter als eine bestimmte Anzahl von Tagen oder größer als eine bestimmte Anzahl Kilobyte finden.

Erstellen Sie Mail-Ordner

Eine effektive Möglichkeit, Ihre E-Mails zu organisieren, ist Unterordner für Ihren Posteingang zu erstellen. Dann können Sie Nachrichten in einem der Unterordner verschieben Sie es von der Haupt Posteingang zu bekommen. Zum Beispiel könnten Sie einen Unterordner für jede Organisation haben Sie freiwillig für oder einem Unterordner für jedes Familienmitglied, die Sie Nachrichten sendet.

Um einen neuen Ordner zu erstellen, rechts, klicken Sie auf den Ordner Posteingang im Navigationsbereich und wählen Neuer Ordner. Geben Sie den neuen Ordnernamen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Dann Drag-and-Drop-Nachrichten aus Ihrem Posteingang auf den Namen des neuen Ordners im Navigationsbereich.

Erstellen von E-Mail-Handling Regeln

mehrere Mail-Ordner ist groß, aber man muss sich daran zu erinnern, um per Drag-and-Drop-Nachrichten in diesen Ordnern. Zum Glück können Sie den Prozess automatisieren, indem Postbearbeitungsregeln zu schaffen. Eine Regel könnte die Absender E-Mail-Adresse zu bewerten und die Nachricht in einen Unterordner umleiten, wenn es von einer bestimmten Person ist, zum Beispiel.

Um eine Postbearbeitungsregel zu erstellen, beginnen Sie mit einer Nachricht ausgewählt, die die gewünschten Kriterien erfüllt. Dann Start-Rules-Create wählen Regel. Dann füllen Sie das Dialogfeld, um die Nachricht zu beschreiben, die Sie ansprechen möchten. Zum Beispiel können Sie festlegen, was das Subjekt enthält oder wer es geschickt. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen für mehr Auswahl.

So legen Sie es auf, wählen Sie File-Share-Present, ohne Anwesenheit Online-online präsentieren. Ein Link wird Erschei- diesen Link kopieren und an Ihre Zuschauer per SMS, E-Mail, oder was auch immer Methode, die Sie mögen. Warten Sie, sie, es zu bekommen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Präsentation starten im Dialogfeld, das die Show begann zu bekommen scheint.