Bearbeiten von Dokumenten mit IBM Workplace Services Express

Normalerweise können Sie Ihre eigenen Dokumente in IBM Workplace Services Express (WSE) zu bearbeiten, und je nach der Zugriff der Dokumentbibliothek Einstellungen, können Sie möglicherweise Mitspieler 'Dokumente zu bearbeiten, zu. Aber manchmal können Sie nicht Dokumente überhaupt zu bearbeiten, nicht einmal die Dokumente, die Sie selbst erstellt haben.

Sie können leicht feststellen, ob Sie ein Dokument bearbeiten können, weil, wenn Sie es öffnen, entweder Sie die Schaltfläche Bearbeiten sehen oder nicht.

Hier sind einige der Gründe, die Sie von der Bearbeitung eines Dokuments verhindert werden könnten:

• Die Dokumentbibliothek kann nicht eingerichtet werden Sie eines der Dokumente bearbeiten zu lassen, wegen der Art der Bibliothek selbst.
• Das Dokument ist verschlossen - entweder jemand anderes in Ihrem Team bearbeitet es oder jemand manuell weitere Änderungen zu verhindern gesperrt.

Angenommen, Sie können ein bestimmtes Dokument bearbeiten - weil Sie den richtigen Zugang und das Dokument haben nicht gesperrt ist - in den folgenden Abschnitten werden einige der zusätzlichen Dinge, die Sie mit dem Dokument zusätzlich zur Bearbeitung seiner eigentlichen Inhalt zu tun.

Bearbeiten der Eigenschaften des Dokuments

Der wichtigste Teil eines Dokuments, ist natürlich dessen Inhalt. Aber es gibt mehr zu einem Dokument, soweit WSE betroffen ist.

Sie können die Eigenschaften des Dokuments zu bearbeiten - die Felder, die WSE über jedes Dokument verfolgt - wie der Name des Dokuments, die Beschreibung und so weiter. Dieser Inhalt etwa ein Dokument, manchmal genannt wird Metadaten. Dokumenteigenschaften kann sehr wichtig sein, sicherzustellen, dass andere Teammitglieder das Dokument zu finden, vor allem, wenn sie danach suchen. Je mehr Informationen Sie in den Eigenschaftsfeldern enthalten ist, desto wahrscheinlicher wird es, dass andere Benutzer können den Inhalt in das Dokument zugreifen und diese nutzen.

Um die Eigenschaften eines Dokuments zu bearbeiten, ob es mit Office oder einem WSE-Editor erstellt wurde, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Suchen und öffnen Sie das Dokument, das Sie wollen auf die Schaltfläche Bearbeiten zu ändern, und klicken Sie auf.

Das Dokument bearbeiten Formular angezeigt wird.

2. Verwenden Sie das Dokument bearbeiten Formular an den Titel, die Beschreibung des Dokuments ändern, oder die gewünschte Sprache.

3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf das Veröffentlichen, Zur Genehmigung einreichen oder Speichern als Privat Draft entsprechende Schaltfläche.

Das Dokument wird gespeichert und geschlossen.

Ersetzen eines Dokuments

Gelegentlich müssen Sie ein Dokument, Schloss, Lager und Trommel zu ersetzen. Das ist nicht etwas, das man oft tun, aber manchmal muss man eine Datei auf Ihrer lokalen Festplatte, die Sie anstelle eines Dokuments hochladen müssen, die bereits in der Bibliothek ist. Unnötig zu sagen, das bestehende Dokument ist, na ja, ersetzt - permanent - also mit Vorsicht vorgehen. Sie können ein Dokument zu ersetzen, die eine anhängige Entwurf gespeichert wurde.

Verwenden Sie diese Schritte, um ein vorhandenes Dokument in einer Dokumentbibliothek mit einem von Ihrem Computer zu ersetzen:

1. Suchen und öffnen Sie das Dokument, das Sie ersetzen möchten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen.

Das Document Formular ersetzen angezeigt wird.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen und wählen Sie die Datei auf Ihrer Festplatte, die Sie als Ersatz hochladen möchten.

4. Klicken Sie auf das Veröffentlichen, Zur Genehmigung einreichen oder Speichern als Privat Draft entsprechende Schaltfläche.

Das neue Dokument wird in der Dokumentbibliothek und das alte verschwindet.

Das Verschieben oder Kopieren eines Dokuments

Obwohl die Schritte zum Kopieren und ein Dokument bewegt fast gleich sind, sind die Ergebnisse, natürlich anders. Wenn Sie ein Dokument kopieren, erhalten Sie zwei identische Versionen des Dokuments in zwei verschiedenen Ordnern auf. Wenn Sie ein Dokument verschieben, wird das Dokument aus seinem ursprünglichen Ordner zur Kenntnis genommen, und geben Sie in dem Ordner, den Sie hinterlegt.

Verwenden Sie diese Schritte zu kopieren oder ein Dokument in einer Dokumentbibliothek zu verschieben:

1. Suchen und öffnen Sie das Dokument.

2. Wählen Sie Weitere Aktionen -> Kopieren oder Weitere Aktionen -> Verschieben.

Die Copy-to-Folder (oder In Ordner verschieben) Formular angezeigt wird.

3. Wählen Sie den Zielordner, in dem Sie die kopiert oder verschoben Dokument setzen wollen.

4. Klicken Sie auf OK.

Das Dokument wird in seiner neuen Position kopiert oder verschoben werden.