Prüfen Sie Dokumente in und mit Sharepoint 2010
Die Band in Sharepoint 2010 enthält viele Funktionen des gleichen Dokuments Aktionen wie das Bearbeiten-Menü. Einer der Vorteile des Bandes ist, dass Sie es Aktionen auf mehrere Dokumente auf einmal zu nehmen nutzen können. Zum Beispiel, sagen Sie drei Dokumente auf einmal zu sehen.
Hier ist, wie Sie es mit der Band zu tun:
In Ihrer Dokumentbibliothek, wählen Sie das Kontrollkästchen neben jedem Dokument, das Sie überprüfen möchten.
Klicken Sie auf die Check-Out-Taste auf der Registerkarte Dokumente des Sharepoint-Band.
Klicken Sie in der Bestätigungsaufforderung OK.
Die Dokumente werden ausgecheckt.
Alternativ können Sie das Dokument im Menü Bearbeiten verwenden, um die Zahlung Menübefehl aufzurufen.
Auschecken - und sein Pendant bei der Prüfung - ist gerade gut Dokumentbibliothek Etikette. Gibt es einen besseren Weg, um andere zu informieren, dass Sie Änderungen an einem Dokument machst, als durch sie auszuchecken? Auschecken eines Dokuments setzt die Checked Out-Flag auf Ja und speichert den Namen der Person, die das Dokument ausgecheckt.
Im Allgemeinen jedes Dokument überprüfen, die Sie für einen Zeitraum von mehr als fünf Minuten zu bearbeiten möchten. Mit anderen Worten, wenn Sie müssen mehr tun, als nur ein falsch geschriebenes Wort zu ändern oder das Datum in einer Fußzeile zu aktualisieren, um das Dokument zu sehen. Natürlich immer daran denken, in den Dokumenten zu überprüfen, wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist.
Ein Grund, Sharepoint Workspace zu verwenden (früher bekannt als Microsoft Groove) für Dokumente in Sharepoint-Dokumentbibliotheken Zugriff ist, dass Sie offline mit Dokumenten arbeiten können, Änderungen vornehmen und dann diese Änderungen synchronisieren. Es ist viel leichter zu merken Sharepoint Workspace am Anfang und Ende eines jeden Tages zu synchronisieren, als es zu merken ist, Dokumente zu überprüfen und Check-in.
Wenn Sie ein einzelnes Dokument zu einem Zeitpunkt überprüfen, Sharepoint 2010 aufgefordert, das Dokument in Ihrem lokalen Ordner Entwürfe zu speichern. Befolgen Sie diese Schritte für sich selbst zu sehen:
In einer Dokumentbibliothek, schweben über der Spalte Name für das Dokument, das Sie überprüfen möchten.
Wenn der Pfeil angezeigt wird, klicken Sie auf das Menü Bearbeiten des Dokuments anzuzeigen, und wählen Sie Auschecken.
Sharepoint zeigt die Check-out-Eingabeaufforderung.
Akzeptieren Sie den Standardwert My Local Entwurfsordner zu verwenden, indem Sie auf OK klicken.
Das Dokument wird ausgecheckt und auf die lokale Festplatte heruntergeladen.
Es sei denn, Ihr Administrator geändert hat, kann die Position, den lokalen Entwurfsordner zu finden unter C: users % username% Dokumente sharepoint Entwürfe.
Um das Dokument zu öffnen, die Sie gerade ausgecheckt und heruntergeladen haben, müssen Sie auf Ihrem lokalen Ordner Entwürfe mit dem Windows Explorer durchsuchen und die Datei öffnen. Die meisten Menschen wollen nicht mit diesen zusätzlichen Schritt zu stören.
Wenn Sie ein Dokument überprüfen, ob es in einigen Windows-kompatiblen Anwendung (zB Word) ist, erhalten Sie eine Nachricht erhalten zu lassen, ob Sie angeben, um das Dokument zu Ihrem lokalen Ordner Entwürfe heraus zu überprüfen. Im Allgemeinen sollten Sie die Verwendung My Local Entwurfsordner Option zu wählen, weil es eine temporäre Datei auf Ihrer Festplatte erstellt und werden Sie die ausgecheckte Datei sogar lassen bearbeiten, wenn Sie offline sind.
Durch die Wahl nicht Ihren lokalen Entwurfsordner zu verwenden, wird die Datei aus dem Sharepoint-Server öffnen. Dies kann Ihr System nicht mehr reagiert und reagiert nicht mehr erscheinen, weil es Ihre Änderungen hat zu warten, hin und her über das Netzwerk an den Server zu reisen. Wenn Sie Ihre Netzwerkverbindung verlieren, dann könnten Sie Änderungen an Ihrem Dokument verlieren.
Laden Sie eine lokale Kopie der Datei, wenn Sie Änderungen vornehmen. Sie können Ihre lokalen Entwurfsordner, Sharepoint Workspace oder die Datei manuell herunterladen und laden Sie sie wieder verwenden, wenn Sie Änderungen vornehmen fertig sind.
Dokumente, die ausgecheckt sind zeigen einen Pfeil in der Dokumenttyp-Symbol. Wie hier gezeigt, ist die untere Element ausgecheckt, während die oberen beiden nicht.
Wenn Sie sehen wollen, wer ein Dokument ausgecheckt hat, müssen Sie die Spalte Zu in der Dokumentbibliothek Auszucheckende anzuzeigen.
Um in einem Dokument überprüfen, nachdem Sie Ihre Änderungen fertig sind zu machen, können Sie diesen Schritt wiederholen, den Sie zuvor gefolgt, das Dokument zu prüfen, nur in Schritt 2, wählen Sie die Option Einchecken aus dem Bearbeiten-Menü Dokument oder klicken Sie auf die Schaltfläche auf der Document Reiter der Band.
Wenn Sie Ihre Meinung ändern und so zu tun, möchten, dass die Check-out noch nie passiert, können Sie die Discard klicken Kasse statt im Dokument zu überprüfen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie versehentlich das falsche Dokument ausgecheckt.