Planen einer Besprechung mit Lotus Notes 6

Um eine neue Meeting, erstellen Sie zuerst Ihren Kalender öffnen und dann auf die Besprechung planen Schaltfläche in der Aktionsleiste. Eine leere Besprechungs Form erscheint. In Abbildung 1 finden Sie eine Probe Meeting Form zu sehen.

Abbildung 1: Erstellen einer neuen Sitzung.

Die meisten Felder auf einem Meeting Form sind die gleichen wie die auf einem Formular Termin. Sie müssen in den Grundlagen, wie zum Beispiel ein Thema, wenn, Dauer und Ort zu füllen. Als nächstes werden bewegen Sie auf zu prüfen, wer einzuladen.

Einladende die Eingeladenen

Im einfachsten Fall geben Sie einfach die Namen der Menschen, die Sie zu Ihrer Besprechung kommen wollen. Füllen Sie einfach die Felder des Invitees Abschnitt (unten links) sowie das Datum, die Uhrzeit und den Standort Abschnitte der neuen Meeting Form. Erforderlich, Optional und FYI: Wie Sie in Abbildung 1 sehen können, können Sie drei Arten von Menschen einladen.

• Erforderlich: Jeder, dessen Name Sie Liste in diesem Bereich von Schuldverschreibungen gilt die obligatorische Teilnehmer der Konferenz zu sein. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Hinweise bitten mit der Scheduler die besten Zeiten für ein Treffen zu finden.
• Optional: Soweit Hinweise betrifft, so sind diese Leute wirklich wie Required Menschen. Hinweise berät ihre Zeitpläne, wenn Sie Hinweise bitten die besten Zeiten für Ihre Tagung zu finden. Wenn eine Person als Optional Ladenen in einer Meeting-Einladung aufgeführt ist, ist seine Anwesenheit nicht unbedingt zwingend.
• Zu Ihrer Information: Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie ein Meeting senden möchten beachten - anders als ein Einladung - für jemanden. Angenommen, Sie haben ein Treffen mit Ihren Teammitgliedern zu planen müssen. Sie könnten jedes Teammitglied den Namen in das entsprechende Feld eingeben, aber Ihr Chef den Namen in die FYI Feld setzen. Auf diese Weise Ihren Kollegen erhalten jeweils eine Einladung zu dem Treffen, aber Ihr Manager bekommt nur eine Einladung zur Versammlung statt. Auf diese Weise Ihr Chef weiß, dass Sie das Treffen sind mit und dass Sie die Einladungen verschickt, sondern auch, dass sie nicht teilnehmen zu erwarten ist.

Die Menschen in der Benötigte und optionale Felder nicht die Namen von jemand sehen, wen man in die FYI Feld einer Meeting-Einladung auflisten.

Klicken Sie auf die Tasten, die wie ein kleines Telefonbuch schauen, um das Recht der erforderliche, optionale und FYI Feldnamen aus dem öffentlichen Verzeichnis zu wählen.

Der einfachste Weg, eine neue Meeting-Einladung zu schaffen, ist die folgende:

1. Wählen Sie im Betreff-Feld geben Sie einen Betreff ein.

2. Im Wenn Felder, ein Start- und Enddatum und die Zeit für die Sitzung wählen.

3. In den Feldern Wo stellen Sie den Standort.

4. In den Eingeladenen Felder, geben Sie die Namen der Menschen, die Sie einladen möchten.

5. Klicken Sie auf Speichern und Einladungen senden Taste auf der Aktionsleiste.

Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten eine Nachricht in ihrem Posteingang bat sie zu Ihrer Besprechung zu kommen.

Das einzige Problem bei diesem Ansatz - auch wenn es sicherlich direkt ist - ist, dass es beginnt in der Regel eine Salve von E-Mails hin und her zwischen Ihnen und Ihren Gästen. Wissen Sie, die "Ich kann es nicht um 9.30 Uhr machen können, aber wie etwa 10, statt?" Vielfalt. In Abhängigkeit von der Anzahl der Menschen, die Sie zu einem bestimmten Meeting einladen, können Sie tatsächlich verbringen ziemlich viel Zeit, nachdem die sie versuchen, das Senden einladen zu koordinieren, da sie alle auf Sie zurück mit diesen "Ja, ich kann" oder "Nein, ich kann nicht "Antworten.

Sie können dieses Dilemma leicht Rock. Anstatt den einfachen Prozess, der oben aufgeführt ist, fragen Sie den Notes-Scheduler zum ersten jedem Eingeladenen des Kalenders überprüfen, um eine gemeinsame Zeit zu finden, wenn alle zur Verfügung steht. Mit diesen Informationen können Sie einen Termin bequem für (hoffentlich) alle eingestellt. Ihre Einladung kommt in Ihrer Gäste Inboxes bereits vorinstalliert mit Datum und Zeit, die Sie kennen (heh, heh), wenn sie frei sind. Jeder Ihrer Gäste können immer noch ablehnen, natürlich, aber Sie verringern die Chance, dass das passiert ziemlich dramatisch, weil Sie die meisten Zeitplan Konflikte im Vorfeld zu vermeiden.

Mit dem Scheduler

Wenn Notes schlagen eine optimale Zeit für ein Treffen auf, wenn Ihr Benötigte und optionale Konferenzteilnehmer zur Verfügung stehen, halten Sie das Klicken auf Speichern und Einladungen senden Schaltfläche nur noch. Vielmehr füllen Sie Ihre Meeting Form wie gewohnt und dann das Click Klicken um zu sehen Invitee, Raum und Ressourcenverfügbarkeit Schaltfläche, die Sie im Scheduler Abschnitt (unten) der Versammlung Form finden. (Siehe Abbildung 1.)

Abbildung 2 zeigt ein Beispiel einer Meeting-Einladung mit dem Scheduler geöffnet.

Figur 2: Verwenden Sie den Scheduler, um herauszufinden, wenn Ihre Gäste zu erfüllen sind.

Wenn Sie den Scheduler verwenden, um Notes-Besprechungszeiten für Sie haben, haben Sie zwei Möglichkeiten zu suchen: nach besten Zeiten oder nach Zeitplan Details. Wählen Sie zuerst die Zusammenfassung Optionsfeld (unter der Überschrift zeigen, linke Seite) diese Ansicht zu sichern. Diese Ansicht ist wahrscheinlich die einfachste zu verwenden, da man auf einen Blick einen Blow-by-Blow-Satz von Zeit Vorschläge in dem alle Menschen die Sie einladen zur Verfügung stehen zu sehen.

Um eine der Zeiten verwenden, die vorschlägt, Notizen, wählen Sie einfach eine Zeit bequem zu jeder von der vorgeschlagenen Zeiten für ausgewählten Tag Dropdown-Liste und klicken Sie auf die Verwendung ausgewählt Time-Taste darunter. Hinweise werden dann die Zeiten Ihrer Meeting-Einladung anpassen. Sie können die Felder in der Whensection sehen dementsprechend an der Spitze der Versammlung Form ändern, wenn Sie in dieser Liste einen Eintrag klicken.

Sie können auch einen der Termine im kleinen Monatskalender klicken (unten rechts auf dem Formular) einen anderen Tag zu untersuchen und zu sehen, wenn Ihre Freunde an diesem Tag zur Verfügung stehen.

Schauen Sie auf den kleinen Pfeil heraus neben dem vorgeschlagenen Zeiten für ausgewählten Tag Listenüberschrift. Klicken Sie auf diesen Pfeil, um weitere Zeitplan Verfügbarkeit Auswahl anzuzeigen. Aus der Dropdown-Liste, die angezeigt wird, können Sie wählen, für kompatible freie Zeit in einem bestimmten Tag, Woche oder Monat zu suchen. Dies ist besonders nützlich, wenn die Leute, die Sie einladen haben keine Verfügbarkeit auf dem ursprünglichen Datum, das Sie gewählt haben.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Zeit zu finden, die für die Arbeiten alle Ihre Eingeladenen, klicken Sie auf die überprüfen, ob alle erforderlichen Option teilnehmen können und dann den folgenden Dropdown-Liste verwenden, um eine Zeit für eine kleinere Gruppe von Menschen zu holen. Dies ist hilfreich, wenn Sie versuchen, ein Treffen mit einer größeren Anzahl zu planen - mehr als 20 - Menschen.

Eine andere visuelle Art und Weise Zeiten zu finden, wenn die eingeladenen Teilnehmer verfügbar sind, ist sie nach Zeitplan Details anzuzeigen. Wählen Sie die Details der Radio-Button (unter der Überschrift anzeigen), um eine Tabelle zu sehen, die die Zeiten zeigt, wenn jeder Ihrer Gäste zur Verfügung stehen. Sie können eine solche Ansicht in Abbildung 3. Ein Vorteil dieser Scheduling-Tabelle zu sehen ist, dass Sie pro Person sehen, die Freizeitverfügbarkeit im Laufe von 2 Wochen.

Abbildung 3: Anzeigen einzelner Plandetails Freizeit zu finden.

Ziehen Sie den großen, transparenten vertikalen Balken, bis Sie eine Zeit, in der alle zur Verfügung steht. (Es wird grün, wenn dies der Fall ist.) Die weißen Blöcke in der Tabelle sind die Zeiten darstellen, die offen und zugänglich sind, und die farbigen Blöcke repräsentieren die Zeiten, in denen der gegebene Teilnehmer anderweitig beschäftigt ist. Wenn alle eingeladenen Teilnehmer nicht verfügbar sind, wird der vertikale Balken rot, damit Sie wissen, dass Ihre gesamte Posse nicht teilnehmen können. (A-Taste am unteren Rand des Bildschirms erinnert Sie an, welchen Status jeder Farbe gibt.)

Egal welche Methode Sie wählen, eine Zeit zu finden, wenn Sie alle treffen können, müssen Sie das Speichern klicken und Einladungen senden Taste auf der Aktionsleiste, wenn Sie fertig sind.