So bereiten Sie für Ihre Non-Profit-Fundraiser

Obwohl Ereignisse sind sehr unterschiedlich in Größe und Komplexität, und obwohl wir haben ausreichend erfolgreichen Veranstaltungen in zwei oder drei Wochen abgezogen, versuchen Sie arbeiten gegen einen sechsmonatigen Zeitplan. Im Folgenden wird eine Scheduling-Checkliste für ein Gala-Abendessen. Es kann leicht zu passen andere Arten von Ereignissen geändert werden.

Die ersten drei Monate

Die ersten drei Monate ist, nicht überraschend, dass der langsamste Teil der Veranstaltungsplanung. Sie können mehrere Wochen warten, wieder von einem geladenen Prominenten zu hören, und Sie können noch mehrere Wochen benötigen, einen Ersatz zu finden, wenn Sie nach unten gedreht bekommen.

  • Entwickeln Sie den Plan und rekrutieren die Führung der Veranstaltung.

  • Sichere Unterhaltung und eine Lage.

  • Wählen Sie ein Thema und ein Caterer.

  • Senden Sie eine Save-the-date Postkarte und E-Mail-Mitteilung.

  • Erstellen Sie ein Ereignis Webseite und Social-Networking-Site.

  • Bewerben Sie sich für alle notwendigen Genehmigungen (für gemeinnützige Spiele, den Ausschank von alkoholischen Getränken, Straßensperrungen, und so weiter).

Monate vier und fünf

Da die Veranstaltung näher rückt, lassen Sie andere über die bevorstehende Veranstaltung kennen und beginnen Freiwillige kontaktieren.

  • Werbt einen Ereignisausschuss oder eine Kerngruppe von Freiwilligen.

  • Besuchen Sie den Ort, an dem die Veranstaltung stattfinden wird, überprüfen Sie alle Vorschriften und Empfehlungen für deren Verwendung.

  • Erbitten in Sachleistungen von Materialien, die Sie für die Veranstaltung benötigen.

  • Senden anfängliche Pressemitteilungen Ankündigung Ihrer Lautsprecher, Prominente und / oder Ereignis Führung.

  • Rufen Sie alle potenziellen Ausschussmitglieder.

  • Entwickeln Sie Ihre Einladungsentwurf. Der gesamte Text auf der Einladung sollte für die endgültige Gestaltung, Druck und Online-Buchung von sechs Wochen vor dem Ereignis fertig sein.

  • Wählen Sie ein Menü und anfangen zu arbeiten auf Dekor-Ideen.

  • E-Mail und E-Mail die Einladungen.

Vier Wochen vor der Veranstaltung

Verbringen Sie den Monat vor der Veranstaltung Aufregung zu erzeugen und die Details der Fertigstellung.

  • Bauen Sie Interesse mit häufigen Website und Social-Media-Updates von Fotos und Nachrichten-Bits kennzeichnet.

  • eine zweite Charge von Pressemitteilungen E-Mail.

  • Telefonieren Sie zu den Medien und zu invitees Berichterstattung und Reisepläne zu bestätigen.

  • Gestalten Sie das gedruckte Programm werden auf der Veranstaltung übergeben werden.

  • Assist Geehrten mit ihren Reden (falls erforderlich).

  • Sammeln Sie die Elemente - Körbe, Banner, Konfetti, und so weiter -, die für Dekor.

Bei der Gestaltung Ihrer Veranstaltung Werbematerialien, möchten Sie das Aussehen der Einladung, Programm, Event-Webseite, Schilder, und audio-visuellen Vorlagen konsistent zu sein. Planen Sie Zeit zu erbitten Logos von Sponsoren und überprüfen Sie die Schreibweise der Geber Namen und wie sie wollen anerkannt werden.

In der Woche vor der Veranstaltung

in den Tagen vor der Veranstaltung nicht zu sehr betont. Sie sollten nur ein paar Last-Minute Details zu erledigen haben.

  • Bestätigen Sie die Anzahl der Gäste, die Sie erwarten. Wenige Tage vor der Party, Call jeder die einen Vorbehalt gemacht und bestätigen, ob er oder sie kommt. Einige Leute werden ihre Pläne geändert, und Sie wollen nicht für uneaten Mahlzeiten zu bezahlen oder aus der Nahrung führen.

    Wenn die Nahrung von Ihrem Caterer Bestellung annehmen, dass unter normalen Umständen, 5 Prozent der erwarteten Gäste nicht teilnehmen. Wenn das Ereignis frei ist, 10 Prozent von ihnen werden nicht teilnehmen.

  • Planen Sie die Tabelle Sitzplätze auf der Veranstaltung (falls erforderlich).

  • Bereiten Sie Platzkarten und Tischkarten.

  • Dekorieren Sie den Ort.

Sie mögen denken, dass niemand auf Ihrer Parade regnen kann, aber trotzdem Notfall-Backup-Pläne. Was passiert, wenn Ihre Lieblinge krank ist, schaltet sich ein Schneesturm Fahrbahnen nach unten, oder Ihre Genehmigungen nicht rechtzeitig genehmigt? Sie müssen sich schnell bewegen, ersetzen, neu planen oder Ihr Programm abzubrechen. Je schneller Sie Änderungen kommunizieren, desto besser sind Ihre Bestandteile fühlen mit Ihnen kleben und Ihre Ursache.

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