Erstellen einer Uniform Business-Kontaktliste in Outlook 2003
Eine Datenbank von Geschäftskontakten immer verändert, aber Outlook 2003 kann helfen, um beizubehalten. Ob Kunden oder Lieferanten ist, die Menschen kommen und gehen, Telefonnummern zu ändern, gehen Leute gefördert, und so weiter. Halten Sie die Kontaktliste up-to-date ist eine Herausforderung, verstärkt, wenn Sie Standort in Betracht ziehen. Oft wird die Liste unter dem Abrechnungssystem aufgeteilt, die Einkaufsabteilung, und jeder Verkäufer die verschiedenen Archive (Rolodex, Pocket PC-Computer und sogar die Visitenkarte in der obersten Schublade vergessen). Ohne eine aktualisierte Datenbank, können Sie nicht gut kommunizieren mit Ihren Kunden.
Hier sind ein paar mögliche Lösungen für dieses Problem:
- Verwenden Sie Ihre Kontaktliste als Ihre Kunden und Lieferanten-Datenbank. Aktualisieren Sie alle Informationen, wie Sie sie empfangen, wenn sie von sich selbst arbeiten.
- Verwenden Sie eine Kontaktliste der Person als Firmenliste. Machen Sie diese ein Unternehmen Regel: Alle neuen Updates, dass jemand (wie eine Visitenkarte, ein Telefonat mit neuen Informationen, oder eine E-Mail) bekommt geht auf eine zentrale Person für Datenbank-Aktualisierung.
- Erstellen Sie eine öffentliche Liste auf dem Exchange-Server, und wählen Sie eine Person, die Liste Torhüter zu sein. Sie können die Business Contact Manager Version 2.0 verwenden, die ein kostenloses Add-in Outlook in den Office Professional und Small Business Edition ist. Sie können mit dem Rest Ihres Unternehmens, die Geschäftskontakte und Konten als eine Liste teilen.
Sie sollten Adressänderungen aktualisieren und neue Kontaktinformationen sofort hinzuzufügen. Die erste Option ist gut, wenn Sie alleine arbeiten. Die zweite Option funktioniert, wenn Sie nicht über ein Exchange-Server zur Verfügung haben oder nicht der Business Contact Manager Version 2.0 verwenden. Die beste Möglichkeit ist die dritte, weil die Kontaktliste an das gesamte Team jederzeit zur Verfügung steht, überall mit Outlook Web Access. Sie geben einfach die neuen Kontakte in Ihrer Kontaktliste, speichern und es dann als vCard in die Kontaktliste Keeper senden, wie folgt:
1. Öffnen Sie die gespeicherten Kontakt.
2. Wählen Sie Aktionen, Vorwärts Als vCard.
Eine neue E-Mail öffnet sich mit dem vCard angebracht.
3. Senden Sie es in die Kontaktliste Keeper.
Die Kontaktliste Keeper erhält die E-Mail und können einfach per Drag und die vCard aus der E-Mail in die Kontaktliste fallen.
Hinzufügen eines Kontakts auf diese Weise erfasst automatisch das Datum der Kontakt erstellt wurde (mit den Feldnamen angelegt) und unterhält ein Datum der letzten Änderung (mit dem Feld modifiziert). Sie können Ihre Kontakte im Hinblick auf umfassen die Erstellungs- und Änderungs Felder anpassen, wenn Sie den Überblick über diese Informationen behalten möchten.
Du bist wahrscheinlich Kontaktinformationen aus verschiedenen Quellen, wie zum Beispiel die interne Vertriebssystem, jeden Verkäufer, oder das Management-Team zu erhalten. Verknüpfen Sie den Kontakt mit der Person, die es erzeugt erleichtert Verfolgung.
Sie können Kategorien verwenden, um Ihnen diese Informationen helfen, zu verfolgen:
1. Erstellen Sie eine neue Kategorie für jeden Vertriebsteammitglied.
2. Fügen Sie einen neuen Kontakt auf der Liste.
3. Mit der Kontakt geöffnet, klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorien.
Die Kategorien Dialogfeld erscheint.
4. Wählen Sie den Absender Name Kategorie und den Kontakt zu speichern.
Der Kontakt ist mit seiner Source verbunden.