Sprucing Ihre Nachrichten mit Lotus Notes 6

Vor dem Versenden einer E-Mail-Nachricht in Lotus Notes 6 können Sie Übermittlungsoptionen, Sicherheitsoptionen und Mood Briefmarken definieren. Verwenden Sie diese Hinweise Hinweise Ihre Empfänger wissen zu lassen, wie heiß Ihre Botschaft ist, oder was Ihre Stimmung ist-oder Lieferbestätigung anzufordern, setzen Lieferzeit und vieles mehr.

Nachdem Sie den Körper Ihrer Nachricht fertig komponiert, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen dort Lieferung bis in der Aktionsleiste, die zwangsläufig zum Dialogfeld Übermittlungsoptionen führt, wie in Abbildung 1. In diesem Dialogfeld angezeigt, haben Sie mehrere Möglichkeiten für die Lieferung und Sicherheit und Spaß.

(Sie können auf Ihren Reisen und im Dialogfeld feststellen, dass es eine Registerkarte Erweitert - die gute Nachricht ist, dass Sie wahrscheinlich nicht zu verwirren mit ihm haben werden.)

Abbildung 1: Set Lieferoptionen hier.

Einstellen einer Meldung Bedeutung Ebene

Im Lieferoptionen Abschnitt können Sie Ihre Botschaft Wichtigkeitsstufe markieren: Niedrig, Normal oder Hoch. Sie können Hinweise auf Flag-Mails, die Sie sich als Hoch Importance- markieren diese Nachrichten mit einem roten Umschlag-Symbol in der Empfänger-Posteingang angezeigt. Mit dieser Funktion können Sie Ihre Empfänger zu einem besonders wichtigen, dringend zu warnen, oder auf andere Weise zeitkritische Botschaft.

Hinzufügen einer Stimmung Stempel auf eine Nachricht

die Stimmung Stamp Liste ist ein Weg, in Kontakt mit Ihren (elektronisch) inneres Kind zu bekommen. EIN Mood Stamp an der Spitze des Körpers Ihrer Nachricht ist nur ein Bild, das zeigt, so dass Ihre Leser weiß, wie Sie das Gefühl haben, als Sie die Nachricht gesendet hat. Mood-abgestempelt Nachrichten werden auch als solche in den Posteingang des Empfängers markiert.

Sie haben mehrere Stimmung Briefmarken aus, einschließlich privater, Flame und Witz zu wählen. Für Spaß, versuchen Sie jeden zu sehen, wie sie aussehen. Der Witz Auswahl ist nützlich, wenn Sie eine Nachricht senden möchten, der nur ein wenig sarkastisch ist, und Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Leser erkennt, dass ja, Sie waren nur ein Scherz!

Um einen Stempel zu wählen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben dem Mood Stamp Dropdown-Liste. Blättern Sie durch die Liste, um Ihre Wahl zu treffen. Um eine Stimmung Stamp Vorschau, klicken Sie auf seinen Namen in der Dropdown-Liste, und das entsprechende Symbol unter dieser Liste erscheinen. Klicken Sie auf die OK-Taste, und die Stimmung Stempel erscheint in der neuen Nachricht. Wenn Sie keine Stimmung Stempel in Ihre Ansage möchten, lassen Sie einfach die Standard-Normal eingestellt.

Anfordern einer Nachricht Delivery Report

Machen Sie Auswahl aus dem Delivery Report Optionsliste zu bestimmen, wann und ob Sie über den Auslieferungsstatus der Nachrichten informiert werde. Ihre vier Möglichkeiten einen Sendebericht über nur auf Fehler, bestätigt Anlieferung, Gesamten Pfad aufzeichnen, und None.

• Nur auf Fehler: Keine Nachrichten sind gute Nachrichten. Mit anderen Worten, Notizen informiert Sie nur für den Fall, dass Ihre Nachricht aus irgendeinem Grund nicht zugestellt werden kann.
• Lieferung bestätigen: Dies ist die richtige Wahl für Sie, wenn Sie etwas weniger eines Optimisten sind. In diesem Fall stellt fest, sagt Ihnen genau, wann und wo Sie Ihre Nachricht zugestellt wurde.
• Trace Gesamten Pfad: Diese Wahl zeigt Ihnen, wo (und zu welchen Zeiten) Ihre Nachricht auf seinem Weg an den Empfänger gestoppt. (Könnte interessant klingen, aber Sie wahrscheinlich nicht wirklich.)
• Keiner: Wählen Sie diese Option, und Sie werfen alle Vorsicht in den Wind kümmern, nicht zu wissen, ob Ihre Nachricht oder nicht geliefert wird. (Dies ist der Standard, übrigens.)

Wenn Sie einen Sendebericht andere Option als Keine wählen, erhalten Sie eine Lieferbestätigung Report (nur eine E-Mail-Nachricht von Ihrem Netzwerk zu Ihnen) zurück, sobald die Nachricht, die Sie kommt gesendet. Wenn das sein wird, hängt ganz von dem Netzwerk. Wenn der Empfänger weit weg ist - an einem anderen Unternehmen, zum Beispiel - es kann einige Stunden dauern, oder sogar einen ganzen Tag für die Nachricht zugestellt zu werden.

Einstellen der Lieferpriorität für eine Nachricht

Eine andere Wahl aus dem Dialogfeld Übermittlungsoptionen - Lieferpriorität - bezieht sich auf, wie schnell Sie Notes möchten, dass Ihre Nachricht zu übermitteln:

• Niedrig: Wählen Sie diese Nachricht spät in der Nacht zu senden, wenn das Netz nicht so viel zu tun ist.
• Normal: Wählen Sie diese Option die Nachricht so schnell wie möglich auf der Grundlage der Mail-Lieferpläne, die Ihr Administrator in Handarbeit hat zu senden. (Dies ist die Standardeinstellung.)
• Hoch: Die Wahl dieser Ihre Nachricht jetzt sendet - einen Schritt zur Seite, kommt durch!

Wenn Sie eine große Anlage in einer Nachricht einschließlich, betrachten es als niedrige Priorität markieren. Die Nachricht wird nicht zugestellt werden, bis Sie nach Hause schlief fest sind, aber es kann Ihr Unternehmen weniger Geld kosten sie spät in der Nacht zu senden. Vielleicht ist das eine Möglichkeit, dass Mitarbeiter des Monats Auszeichnung zu verdienen!

Die Unterzeichnung einer Nachricht

Sie melden Meldungen aus dem gleichen Grund, dass Sie Schecks oder offizielle Dokumente unterschreiben: zu zeigen, dass sie von Ihnen wirklich sind. Sie brauchen nicht ein Meet-me-for-Kaffee-Memo zu unterschreiben, aber wenn Sie eine Nachricht mit wichtigen oder sensiblen Informationen senden, können Sie 6 Hinweise wollen beweisen, dass die Nachricht von Ihnen wirklich kam.

Nun, natürlich können Sie nicht Ihre Unterschrift auf dem Bildschirm an der Unterseite eines Memos kratzen. (Na ja, eigentlich, können Sie, aber Ihr Chef würde wahrscheinlich nicht sein, es zu schätzen wissen.) Sie eine Nachricht signieren, indem Sie das Zeichen Kontrollkästchen unter dem Abschnitt Sicherheitsoptionen des Dialogfeld Übermittlungsoptionen auswählen.

Die Signatur, die Sie in Notes verwenden 6 ist noch schwieriger als die eigene John Hancock zu schmieden, weil es ein spezieller numerischer Computer-Code ist zu der Nachricht hinzugefügt, wenn Sie sie senden und von dem Computer des Empfängers überprüft, wenn die Nachricht geöffnet wird. Das Memo verfügt nicht über eine tatsächliche Unterschrift drauf, aber diese Art der Meldung erscheint am unteren Rand des Bildschirms:

Unterzeichnet von Alan Dunkel / Primus auf 07-1-02 08.30.46, nach Primus.

Verschlüsseln einer Nachricht

Sicher genug, die Welt mit Wichtigtuer, bösen Jungs kriechen und Spione. Wenn Sie ein Modem verwenden, sind Senden Sie Ihre Nachrichten über Telefonleitungen, wo eine Person nichts Gutes könnte der Lage sein, irgendwie abfangen und lesen. (Es ist wirklich, wirklich unwahrscheinlich, dass dies geschehen wird, aber hey, man weiß ja nie.) Dies ist keine große Sache für Ihre Casual-Nachrichten, aber wenn Sie eine Nachricht senden, die Informationen wie vertrauliche Unternehmensinformationen, Mitarbeiterleistungsbeurteilungen umfasst, oder einfach nur wirklich, wirklich gut Klatsch, die Sie nicht wollen, jemand anderes zu lesen, können Sie es verschlüsseln.

Wenn Sie die Notes-Verschlüsselung Sicherheitsoption nutzen, sind Sie zu 100 Prozent sicher, dass nur die beabsichtigten Empfänger in der Lage sein wird, es zu lesen.

Um eine Nachricht zu verschlüsseln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Verschlüsseln aus dem Bereich Sicherheitsoptionen des Dialogfeld Übermittlungsoptionen. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld zu schließen, wenn Sie fertig sind.

Wenn Sie eine verschlüsselte Nachricht senden, wird Scrambling verweist auf die für Sie da - hinter den Kulissen. Wenn die Empfänger die Nachricht öffnen, sehen sie den Inhalt, wie Sie es geschrieben haben. Mit anderen Worten, der Leser einer verschlüsselten Nachricht muss nichts weiter zu tun, eine verschlüsselte Nachricht zu entschlüsseln. Nur die vorgesehenen Empfänger mit den richtigen Benutzer-IDs können die verschlüsselten Teil der Nachricht zu lesen. Der einzige, der die tatsächliche wirre-up-Version sehen, ist die schlechte Spion, der die Nachricht bei der Übertragung ab.

Wenn Sie senden an eine Person E-Mail, die eine andere E-Mail-Programm verwendet, oder wenn Sie Ihre Nachricht über das Internet senden, überprüfen Sie zuerst mit Ihrem Unternehmen die Notes-Administrator, um zu sehen, ob Sie in der Lage sein werde, es zu verschlüsseln .

Anfordern einer Empfangsbestätigung für eine Nachricht

Wenn Sie das Dialogfeld Übermittlungsoptionen verwenden Sie eine Empfangsbestätigung für eine Nachricht zu bitten, Ihr Netzwerk informiert Sie automatisch, wenn der Empfänger Ihre Nachricht liest. Dies unterscheidet sich von einer Lieferbestätigung Bericht anfordern, die Sie nur erzählt, wenn die Nachricht in den Empfänger der Mail-Datenbank angekommen. Sie würden eine Quittung Bericht der Regel beantragen (nur die Empfangsbestät Kontrollkästchen aktivieren) zu verhindern, die Ausrede "Ich habe nie Ihre Nachricht sah" und eine Lieferbestätigung Bericht anfordern zu beseitigen die "Ich habe nie Ihre message- das Netzwerk muss es verloren haben" Ausrede.

Wenn Sie eine Nachricht an jemanden zu senden sind, die keine Hinweise nicht verwendet oder wenn die Nachricht über das Internet geht, können Sie nicht in der Lage sein, auf den Empfang Berichte von ihnen erhalten.

Verhindern Kopieren einer Nachricht

Eine weitere Hinweise Sicherheitsoption zur Verfügung steht Kopieren zu verhindern. Wenn Sie das verhindern Kopieren Kontrollkästchen aktivieren, können Sie sicher sein, dass die Person, die Ihre Nachricht erhält, wird es nicht möglich sein, sonst jemand zu übermitteln. In der Tat werden sie zu kopieren (Edit -> Copy) nicht einmal in der Lage sein, Ihre Notiz in die Zwischenablage, falls sie auf einem kleinen illegalen Einfügen Absicht sind (Bearbeiten -> Einfügen). Die Wahl der Kopier Option Prevent stellt sicher, dass das, was Sie an eine Person schicken lassen sich nicht alle über das Unternehmen spammed.

Wenn Sie die Auswahl Lieferoptionen fertig sind, klicken Sie auf OK, um das Dokument zu kommen. In den meisten Fällen, nachdem Sie Ihren Geist vis-a-vis dieser Optionen machen, klicken Sie auf Sie dann auf Senden und Datei-Taste.

Wenn Ihr Kopf ist von all diesen Lieferoptionen für Spinnen, lassen Sie es nicht Sie unten. Sie müssen sie unter besonderen Umständen nur zu verwenden. In der Tat, für die meisten Nachrichten, werden blasen Sie direkt von den Lieferoptionen, ohne das Dialogfeld Übermittlungsoptionen und ohne einen zweiten Gedanken zu öffnen. Was für eine Erleichterung!

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer das Dialogfeld Übermittlungsoptionen besuchen Sie Ihre Nachrichten zu signieren und zu verschlüsseln, können Sie die Speichern Sie diese Sicherheitsoptionen als Standard-Kontrollkästchen aktivieren. Auf diese Weise, werden alle neuen Nachrichten, die Sie die gleichen Sicherheitseinstellungen erstellen müssen. Natürlich können Sie jederzeit durch Rückgabe an den Übermittlungsoptionen Dialogfeld Ihre Meinung ändern eine Standardeinstellung zu ändern oder die Standardsicherheitseinstellungen zu ändern.