Ausmerzung doppelte Kontakte in ACT! 2007
Die Suche nach nervtötende Duplikate in Ihrer ACT! 2007-Datenbank ist schwierig, aber nicht unmöglich. Da mit mehreren Datensätzen für die gleiche Person oder Firma üblich ist, ACT! können Sie leicht für doppelte Datensätze auf vordefinierten Kriterien zu überprüfen. Sie können dann eine Suche nach den doppelten Datensätzen zu erstellen und zu löschen. Sie können auch die Kriterien diese doppelte Datensätze verwendet ändern zu finden.
Um doppelte Kontakte zu beseitigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Von einem beliebigen ACT! Bildschirm, wählen Sie Extras -> Scan für Dubletten.
In der Standardeinstellung ACT! sucht nach Aufzeichnungen doppelten Kontakt auf den Firmennamen, Kontaktnamen basiert und Telefonnummer. Wenn der Inhalt dieser drei Felder für die zwei oder mehr Kontakte identisch sind, ACT! betrachtet sie als Duplikate. Sie können nun festlegen, wie ACT! prüft auf doppelte Kontakteinträge in der Dublettenprüfung im Dialogfeld.
2. Geben Sie im Find Duplicate Bereich Kontakte, wählen Sie die drei Felder, die Sie handeln wollen! zu verwenden, um doppelte Kontaktdaten zu suchen.
3. Klicken Sie auf OK.
Die Kontaktliste geöffnet wird, zusammen mit einem Dialogfeld, das Sie darüber informiert, dass Duplikate gefunden wurden, zu fragen, ob Sie sie kombinieren möchten. Aus dieser Liste können Sie Datensätze löschen, Aufzeichnungen oder doppelte Datensätze zu kombinieren.
4. Wenn Sie Duplikate kombinieren möchten, klicken Sie auf Ja an der Eingabeaufforderung, um fortzufahren.
Das Kopieren / Verschieben Kontaktdaten Fenster öffnet sich. Dies ist die erste von sechs Fenstern, die Sie durchlaufen, wenn doppelte Kontakte zu verschmelzen. Zusammenführen von Duplikaten ist eine langsame, zermürbenden aufgaben- Sie Ihre Duplikate auf einem Paar-by-pair Basis fusionieren müssen. Nach Kontakte miteinander verschmolzen sind, gibt es keine unmerge Funktion. Mit Vorsicht fortfahren!
Wie Sie durch den Assistenten Fortschritt, führen Sie die folgenden sechs Aufgaben:
# 8226; Wählen Sie eine Reihe von Duplikaten.
# 8226; Entscheiden Sie, ob Sie kopieren möchten die Information aus dem ersten Kontaktdatensatz mit dem zweiten Kontaktdatensatz - oder umgekehrt.
# 8226; Wählen Sie eine Quelle und einen Kontakt. Je nach Ihrer Wahl, einer der Kontakte wird die Quelle, und das andere ist das Ziel. Standardmäßig enthält die neue, fusionierte Kontakt alle Zielinformationen. Wenn Sie eine Quellenfeldinformationen beibehalten möchten, klicken Sie in das Feld und dann auf die Schaltfläche Kopieren klicken.
# 8226; Wählen Sie, ob Sie zusätzliche Informationen verschieben möchten von der Quelle zu dem Ziel oder haben die Informationen bleiben auf beiden Datensätze dupliziert.
# 8226; Wählen Sie die zusätzlichen Elemente, die Sie wollen miteinander verschmelzen: Notizen, Historien, Aktivitäten, Opportunities, sekundäre Kontakte und Dokumente. Wenn die Source-Kontakt drei Noten hat und das Ziel hat vier verschiedene Noten, endet der letzte Kontakt mit sieben Noten nach oben.
# 8226; Gibt an, ob die Quelldatensatz zu halten oder zu löschen. Für Ihre Bequemlichkeit ACT! rekapituliert die Informationen, um Ihre Entscheidung zu erleichtern. Wenn Sie die Quelle Datensatz zu löschen entscheiden, klicken Sie auf Ja auf die beängstigend Warnung, dass, dass Sie Informationen könnten verlieren bestätigt.
5. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Ihre zwei doppelte Datensätze verschmelzen zu einer Einheit.
Sie können nicht gelöschte Datensätze oder Kontaktinformationen wiederherstellen. Wenn Sie versehentlich wichtige Informationen zu löschen, gehen sofort in die Sicherungsdatei und Ihre Daten wiederherstellen.