5 Good Accounting Steuerelemente, die Diebstahl Minimieren
Hier ist eine Zusammenfassung der fünf leistungsfähigen Techniken für die Probleme zu minimieren, die sich beschneiden, wenn Sie Menschen haben mit Geschick unterschiedlichen Ebenen und Stufen der Vertrauenswürdigkeit mit Quickbooks-Daten arbeiten:
Regelmäßig vergleichen mit Inventar Buchführung Inventur zählt. Eines der Dinge, die Sie tun können, sowohl Ihre Bestandsverluste zu minimieren und genaue Buchführung zu halten, ist regelmäßig körperliche zählt Ihres Inventars zu vergleichen mit dem, was Ihre Buchführung zeigen.
Dieser Ansatz zur Zählung häufig das wertvollste und am einfachsten zu stehlen Gegenstände werden zwei Dinge erreicht:
Schwund ist schnell identifiziert.
Der Unternehmer kann Schwund zu minimieren, indem die Art der Bestandsaufnahme zu identifizieren, die am häufigsten gestohlen wird oder sogar, wenn Inventar wird am häufigsten gestohlen.
Abgleichen Bankkonten. Eine andere Methode, die Unternehmer nutzen sollten, ist, ihre eigenen Bankkonten in Einklang zu bringen. Oft tritt Mitarbeiter Diebstahl von Buchhaltungspersonal als Mitarbeiter herausfinden, wie Kontrollen auf der Unternehmens-Bankkonto zu schreiben, dass der Eigentümer nicht sieht.
Ein sicherer Weg, eine fiktive und betrügerische Transaktion zu finden ist, haben die Besitzer den Kontoauszug vereinbaren. Darüber hinaus müssen alle flockig, neigen dazu, verdächtige Transaktionen offensichtlich zu werden, wenn der Eigentümer eng an Kontrollen aussieht.
Trennung von physischen Verwahrung Buchhaltung, soweit möglich. In einem kleinen Unternehmen, ist es schwierig, die Buchhaltung für einige Aktivitäten aus der physischen Verwahrung oder körperliche Verantwortung für diese Tätigkeit immer trennen.
Zum Beispiel ist es schwierig, die Lagerbuchhaltung von der physischen Verwahrung oder den Zugang zu diesem Verzeichnis zu trennen. Eine Verkäuferin, zum Beispiel, kann leicht in der Lage sein, Zigaretten zu stehlen und auch Inventarlisten durch Kassenumsatz für Zigaretten einstellen. Dennoch, egal wo Sie physische Verwahrung von Buchhaltung trennen kann, eine integrierte Fehlerprüfung erfolgt. Die Person, die die Bilanzierung indirekt Kontrollen auf der physischen Custodians "Bewachung der Anlage zu tun.
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter bei der Verwendung von Quickbooks. Sie sollten Mitarbeiter zu schulen Quickbooks verwenden, wenn Sie ein Unternehmen jeder Größe aus zwei Gründen haben:
Erstens, jemand, der weiß, wie Quickbooks zu verwenden, ist weniger wahrscheinlich, dass unbeabsichtigte Fehler zu machen.
Zweitens tarnen unordentlichen Buchführung Mitarbeiter Diebstahl.
Schließen Sie die Datei Quickbooks. Auch wenn Sie nicht das Geschäftsjahr, in Quickbooks zu schließen erforderlich sind, können Sie immer noch, dies zu tun, um die Integrität der Daten zu gewährleisten. Hier ist wie:
Wählen Sie das Edit-Befehl Voreinstellungen
Accounting- Unternehmen Registerkarte Einstellungen auswählen
Klicken Sie auf das Abschlussdatum Datum / Passwort-Taste.
Wenn Quickbooks Sie auffordert, geben Sie einen Stichtag und ein Passwort.
Nachdem Sie diese Informationen zur Verfügung stellen, verbietet oder einschränkt Benutzer Quickbooks von ändern oder vor dem Stichtag vom Transaktionen eingeben.