Wie zu pflegen gute Kontrollen im Rechnungswesen mit Quickbooks 2011

Viele Unternehmen, nachdem sie zu einer bestimmten Größe zu wachsen, müssen mehrere Quickbooks Benutzer mit Zugriff auf Abrechnungsinformationen und die Fähigkeit, in einigen Fällen unterstützen, Buchhaltungsvorgänge erstellen. Leider schafft für den Geschäftsinhaber Risiko mehrere Abrechnungssystembenutzer haben.

Durch den Zugriff auf Quickbooks können die Benutzer entweder versehentlich Fehler in das Abrechnungssystem einführen oder leider absichtlich ein Unternehmen betrügen. Hier ist eine Liste von einigen Quickbooks Steuerungstechniken, die ein Unternehmer oder Business-Manager können unbeabsichtigte Fehler und die Möglichkeit, für den Diebstahl zu minimieren:

  • Regelmäßig vergleichen mit Inventar Buchführung Inventur zählt. Dieser Ansatz werden zwei Dinge erreicht:

  • Schwund ist schnell identifiziert.

  • Der Unternehmer kann Schwund zu minimieren, indem die Art der Bestandsaufnahme zu identifizieren, die am häufigsten gestohlen wird oder sogar, wenn Inventar wird am häufigsten gestohlen.

  • Abgleichen Bankkonten. Eine Sache, die Unternehmer tun sollten, ist ihre eigenen Bankkonten vereinbaren. Oft tritt Mitarbeiter Diebstahl von Buchhaltungspersonal als Mitarbeiter herausfinden, wie Kontrollen auf der Unternehmens-Bankkonto zu schreiben, dass der Eigentümer nicht sieht. Wenn der Besitzer den Kontoauszug in Einklang bringt, kann sie der Bank Buchhaltung für das Konto mit der Firma Quickbooks Buchführung vergleichen.

  • Trennung von physischen Verwahrung Buchhaltung, soweit möglich. In einem kleinen Unternehmen, ist es schwierig, die Buchhaltung für einige Aktivitäten aus der physischen Verwahrung oder körperliche Verantwortung für diese Tätigkeit immer trennen. Überall dort, wo Sie die physische Verwahrung von Buchhaltung, eine integrierte Fehlerprüfung erfolgt absondern kann. Die Person, die die Bilanzierung indirekt Kontrollen auf der physischen Custodians "Bewachung der Anlage zu tun. Sie können Ihre CPA um Hilfe bei der Ausarbeitung Möglichkeiten zur Entmischung physische Verwahrung von Vermögenswerten aus dem Rechnungswesen und Buchhaltung Aufgaben stellen.

  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, wie Quickbooks zu nutzen. Sie sollten Mitarbeiter zu schulen Quickbooks verwenden, wenn Sie ein Unternehmen jeder Größe aus zwei Gründen haben:

  • Jemand, der weiß, wie Quickbooks zu verwenden, ist weniger wahrscheinlich, dass unbeabsichtigte Fehler zu machen.

  • Messy Buchführung tarnen Mitarbeiter Diebstahl. Ausbildung bedeutet nicht nur eine genauere Buchführung, sondern auch, dass Sie weniger wahrscheinlich, dass ein günstiges Umfeld für Diebstahl oder Unterschlagung zu haben.

  • Verwalten Sie Ihre Quickbooks Buchhaltungssystem. Ein Abrechnungssystem sollte ein Werkzeug sein, das Sie besser verwenden, um Ihr Unternehmen zu verwalten. Damit das System funktioniert, müssen Sie dieses System zu verwalten. Sie können ziemlich leicht sicherstellen, dass die Menschen die möglichen Dinge tun, sie sollen durch die Schaffung von ein paar einfache Checklisten zu tun. Sie können diese als Ausgangspunkt für den Aufbau Ihrer eigenen Liste der Dinge verwenden, dass der Buchhalter oder Büroleiter muss jeden Monat tun oder am Ende eines jeden Jahres.

    • Ein Beispiel Monatsrechnung To-Do-Liste

    • Daten gesichert und bewegt Offsite

    • Bankkonten in Einklang gebracht

    • Alle Rechnungen, Gutschriften, Kontoauszüge aus

    • Alle Verwahrkonten bereinigt

    • Jahresabschluss geliefert

    • Ausnahmen berichtet (zB überfällige Rechnungen, Bestellungen, unter sortierten Bestand Artikel)

    Ein Beispiel Jahresabrechnung To-Do-Liste

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