Wie Sie Ihre Non-Profit-Einzelabschluss vorbereiten und eine Prüfung durchführen
Budgets und Cashflow-Prognosen sagen voraus Ihre gemeinnützige finanzielle Zukunft des Unternehmens. Aber Sie müssen auch jedes Jahr die jährlichen Erträge und Aufwendungen durch eine Abschluss- zu überprüfen. Wenn Ihre gemeinnützige Organisation klein und mager ist, Ihre Mitarbeiter oder Buchhalterin kann seinen Abschluss. Wie es wächst und wird immer komplexer, werden Sie wahrscheinlich eine externe Buchhalter anstellen, seinen Abschluss vorzubereiten und zu prüfen.
Wie man Abschluss vorbereiten
Wenn ein Haushalt ein Dokument über die Zukunft ist, erzählt eine finanzielle Aussage über die Geschichte Ihres Unternehmens in der Vergangenheit. Non-Profit-Organisationen halten und zu überprüfen, ihre finanziellen Aufzeichnungen während des ganzen Jahres, und sie bereiten eine Abschluss mindestens einmal im Jahr, am Ende des Geschäftsjahres. Viele Unternehmen bereiten auch monatlich oder vierteljährlich # 147-im Gange # 148- Versionen ihres Jahresabschlusses.
Obwohl gute können Non-Profit-Buchhaltung-Software Ihre finanziellen Informationen für Sie organisieren, die Vorbereitung und die Jahresrechnung der Interpretation ist ein Spezialgebiet. Viele gemeinnützige Organisationen suchen außerhalb professionelle Hilfe für diese wichtige Aufgabe. Wenn Sie wählen Sie Ihre eigenen Abschluss zu erstellen, möchten Sie vielleicht einen Buchhalter am Ende des Jahres zu mieten sie auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
Die Informationen in der Jahresfinanzbericht ähnelt (aber nicht identisch sein) den 990-EZ oder 990 Finanzbericht, dass Ihre Organisation an die IRS jährlich vorzulegen erforderlich. Sie werden auch Ihre finanzielle Aussage in Ihrem Board Orientierungspakete und mit Anträgen auf Finanzierung enthalten. Einige Organisationen veröffentlichen es in einem Jahresbericht.
Der Wert einer Prüfung
Zum Jahresende kann Ihre Organisation erforderlich sein, oder sie können wählen, seine Bücher von einem Wirtschaftsprüfer (CPA) oder Gesellschaft geprüft zu haben. Dieser Service beinhaltet eine formale Studie der Organisation Strategien und Systeme für ihre Finanzen verwalten, eine Überprüfung seines Jahresabschlusses und Kommentare über die Richtigkeit dieser Aussagen.
Der Buchhalter kann ein Problem unqualifizierte Meinung, was bedeutet, dass die Aussagen als richtig erscheinen. Im # 147-Auditor zu sprechen, # 148- der Buchhalter nicht das finden ein wesentlichen falschen Angaben - falsche oder fehlende Informationen. Wenn die Prüfer Empfehlungen darüber zu machen, wie das Geld verwaltet wird, oder wie Finanzen erfasst und können sie eine Ausgabe von Management letter in den Vorstand darüber, wie die Organisation ihre Praktiken zu verbessern.
Zum Beispiel kann sich die Prüfer das Board sagen, dass die Organisation vor dem Schreiben Kontrollen nicht konsequent Originalbelege sammeln hat zu erstatten, Mitarbeiter-, dass die Personalreisekosten drastisch, ohne dass Erhöhung erhöht durch den Vorstand genehmigt werden (und in Board Minuten aufgezeichnet) - oder dass die Mitarbeiter der Organisation sind so viele Urlaubsstunden zu verdanken, dass die Arbeit der Organisation in Frage gestellt werden könnte, wenn jeder seinen verdienten Urlaub zu nehmen waren.
Obwohl einige Non-Profit-Organisationen als Schelte auf einem Management Letter betrachten, ist seine Spitze durch die Stärkung ihrer Politik und Recordkeeping Organisationen sichern ihre finanzielle Gesundheit zu helfen.
Wenn Sie ein CPA mieten Ihre Prüfung oder Finanzprüfung durchzuführen, stellen Sie sicher, dass die Person das Wissen über oder Know-how in Non-Profit-Organisationen hat. Gemeinnützige Organisationen verwenden, um einige Buchführung und Buchhaltung Methoden, die von for-Profit-Unternehmen unterscheiden.
Haben Sie eine Prüfung benötigen?
Wann benötigen Sie ein Audit durchzuführen? Verwenden Sie die folgenden Richtlinien, die Sie dies zu ermitteln.
Viele Staaten verlangen gemeinnützige Organisationen, die Beiträge über einen bestimmten Betrag erhalten Durchführung der Prüfungen. Dieser variiert je nach Zustand. Prüfen Sie mit dem Büro, das gemeinnützige Organisationen in Ihrem Staat reguliert (in der Regel das Büro des Attorney General), um zu sehen, ob es bestimmte Prüfungsrichtlinien hat.
Gemeinnützige Organisationen, die $ 500.000 oder mehr Bundesmittel in einem Geschäftsjahr direkt ausgeben müssen eine OMB A-133 Audit durchzuführen - häufig eine Einzel Audit genannt. Es hat einen ausgefallenen Namen, weil es auf dem Office of Management and Budget Circular A-133 basiert. Es dauert eine besonders enge Blick auf, wie staatliche Gelder innerhalb der Organisation verfolgt werden und ob die Organisation erfüllt die Bundesgesetze und Verordnungen.
Einige andere Arten von staatlichen Programmen erfordern auch Prüfungen von bestimmten Zuschüssen oder Verträgen. Andere Geldgeber können auch geprüften Aussagen von den Antragstellern verlangen.
Auch wenn es nicht erforderlich ist, kann das Board entscheiden, dass es eine gute Idee, eine Außen CPA haben, um die Bücher zu untersuchen. Dadurch bietet so die Gewissheit, dass die Finanzsysteme sind gesund und die Organisation mit genauen finanziellen Informationen arbeitet.
Wenn Ihre Organisation erforderlich ist, eine Prüfung zu haben, sollte Ihr Board einen Prüfungsausschuss bilden. Der VR-Präsident, Vorstand Schatzmeister und bezahlte Mitarbeiter können nicht dienen in diesem Gremium jedoch. Der Ausschuss wählt die Prüfungsgesellschaft, prüft einen Entwurf der Prüfung und allfälliger Empfehlungen der Wirtschaftsprüfer, und, falls erforderlich, alle Praktiken untersucht, die geändert werden sollen.
Obwohl Ihre Organisation sehr viel von einer Prüfung lernen können, ist die Praxis nicht geeignet oder notwendig für jede gemeinnützige. Das Verfahren ist teuer und zeitaufwendig. Eine weniger teure Option ist mit einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft ein formalisiertes Zusammenstellung oder finanzielle Überprüfung der Jahresabschlüsse bieten.
Kleinere gemeinnützige Organisationen gehen oft diesen Weg, um Kosten zu senken, aber immer noch ein gewisses Maß an Komfort und Sicherheit Geldgebern sorgen, dass die Organisation die angemessene Höhe der Finanzpraktiken und Kontrollen an Ort und Stelle hat.
Viele gemeinnützige Organisationen fragen, ob sollten sie pro bono-Audits von Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zu suchen oder ein Vorstandsmitglied des Unternehmens bitten, ihre Bücher zu prüfen. Ein Pro-bono-Audit ist eine schlechte Idee, und für die Unterstützung ein Vorstandsmitglied stellen, ist eine sehr schlechte Idee. Die Prüfung sollte unabhängig von der Organisation Personal und Bord zubereitet werden. Er verliert seinen Wert als unvoreingenommen, außerhalb Validierung, wenn es als Geschenk zur Verfügung gestellt.