So erreichen Sie Ihre Nonprofit Bücher organisiert und aktuell zu halten
Nachdem Sie ein Budget erstellt haben, müssen Sie ein System für die Aufbewahrung konsistente, organisiert Aufzeichnungen Ihrer Non-Profit-Finanzinformationen einzurichten. Sie können wählen Sie Ihre Buchhaltung von Hand oder mit Buchhaltungssoftware zu tun. Accounting, wie die Welt von Nonprofit-Organisationen, hat einige spezifische Möglichkeiten, Dinge zu tun. Es gibt zwei grundlegende Bilanzierungsansätze.
Unterschiedliche Abrechnungssysteme
Bargeld und Abgrenzung: Sie werden für die Erstellung und Präsentation von Informationen über Ihre Organisation Finanzgeschichte zwei Standardsysteme begegnen. Hier sind einige Möglichkeiten, sie unterscheiden:
Ein Cash-System ähnelt, wie die meisten Menschen ihre Scheck halten. Sie geben Einkommen in die Bücher, wenn Sie einen Scheck oder Bargeld erhalten und deponieren. Sie geben Kosten, wenn Sie eine Rechnung bezahlen. Viele finden, ein Cash-System eine komfortable Ansatz zu sein, weil es einfach ist. Wenn Sie Ihre Bücher eine positive Bilanz zeigen, haben Sie Geld in der Hand oder in der Bank.
Eine Rückstellung System erkennt Einkommen, wenn es versprochen und Aufwendungen, wenn sie verpflichtet sind. Angenommen, Sie einen Zuschuss Bewilligungsschreiben von einer Stiftung erhalten vielversprechende Ihre Organisation 60.000 $ über einen Zeitraum von zwei Jahren. Dieser Zuschuss wird in vier Kontrollen von 15.000 $ je bezahlt werden.
In perioden System geben Sie die gesamte $ 60.000 als Einkommen in Ihrer Bücher, wenn das Geld versprochen wird - wenn Sie die Gewährung von Finanzhilfen Brief erhalten. Auf der Kostenseite, geben Sie Ihre Rechnungen in Ihre Bücher, wenn Sie sie entstehen - was sein kann, bevor sie fällig sind.
Jeder dieser Ansätze hat mögliche Nachteile:
In Cash-Bücher kann Ihre Organisation Geld in unbezahlten Rechnungen verdanken, aber die Schulden sind nicht offensichtlich, weil sie nicht auf Ihre Bücher sind, bis sie bezahlt werden.
In Cash-Bücher, Ihre Organisation einen großen Zuschuss gewährt worden sein, kann aber schlecht aussehen, weil Sie nicht den Scheck erhalten haben.
In Cash-Bücher, ist es schwieriger zu sagen, ob Sie Lohnsteuer schulden.
In Abgrenzung Bücher können wurden Sie einen großen Beitrag versprochen, aber noch nicht erhalten hat. Sie können kein Geld in der Hand haben, aber Ihre Bücher aussehen, als ob Sie Überschuss Einkommen haben.
Bücher durch perioden System zu halten, ist Rechnungslegungsstandard für gemeinnützige Organisationen und wird durch die Financial Accounting Standards Board empfohlen. Um ehrlich zu sein, aber kleine Organisationen können oft mit einem Cash-System auf einer täglichen Basis erhalten, indem und übertragen sie dann auf eine Rückstellung Präsentation einmal pro Quartal oder am Ende ihres Geschäftsjahres.
Betrachten Sie Software Buchhaltung
Wenn Sie sich entscheiden, Software zu benutzen, um Ihre Bücher zu halten, können Sie Arten erwerben, die speziell für gemeinnützige Organisationen ausgelegt sind, die einige unterschiedliche Bedürfnisse haben und verwenden Sie ein paar verschiedene Begriffe als for-Profit-Unternehmen. Sie sollten für gemeinnützige Organisationen bedeutete die Wahl eines dieser Produkte zu prüfen, obwohl Prüfer ab, ob es notwendig ist. Einige Buchhaltungssoftware-Pakete, die viele kleine gemeinnützige Organisationen verwenden sind Quickbooks von Intuit, Sage 50, und Fonds E-Z.
Wenn mehr als vier oder fünf Personen in Ihrem Unternehmen die Buchhaltung-Software verwenden, wenn Ihr Budget $ 1.000.000 übersteigt, oder wenn Sie viele Programme verfolgen müssen, werden Sie wahrscheinlich wollen in komplexeren Abrechnungssoftware zu investieren.
Auch wichtig, wenn Ihre gemeinnützige mehrere Vollzeit Mitarbeiter hat, muss es Systeme Lohn-und Track Zeiterfassung zu verwalten. Intuit Online Payroll ist beliebt bei kleinen Organisationen und größere gemeinnützige Organisationen können es vorziehen, ADP (Automatic Data Processing) oder zeit Tracking-Tools wie Kronos.
Das Online-Journal Idealware ist eine ausgezeichnete Quelle von Artikeln, Blogs, Webinare und Foren über die Technologie für gemeinnützige Organisationen.
Wenn Ihr Start-up-Budget zu schaffen, nicht zu vergessen Buchhaltungssoftware zu schließen - die Kosten für das Paket oder Online-Service kaufen, es für die Einrichtung, und ausgebildet zu werden, es zu benutzen. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie komplexere Software benötigen, wird die Setup-Zeit größer sein.