Sitzungsprotokolle Nach Robert Regeln

Minuten sind wichtig, weil sie die einzigen überlebenden Rekord sind, was gesagt und in der Sitzung durchgeführt wurde. Sie können trocken und langweilig sein. In der Tat, es ist wahrscheinlich ein gutes Zeichen, wenn sie sind! Am wichtigsten ist, müssen sie informativ und leicht zu sein, für zu navigieren, was auch immer der Leser braucht sechs Monaten ab jetzt wissen.

Wenn Sie eine Parlamentarierin anrufen und um Hilfe zu bitten, geht er zu wollen, um die Minuten zu sehen, und er wird zu brauchen wichtig, etwas zu finden - vielleicht die genauen Worte eines bylaw Änderung, die offiziell verabschiedet wurde, oder einen Bericht 'Sager, die Details liefert zur Abstimmung tally. Einfache Organisation der Tatsachen und die Verwendung von unprätentiösen Sprache sind die besten Attribute Sie Ihre Minuten geben kann.

Sie möchten Ihre Minuten lesbar zu sein, aber Sie müssen geben in den Informationen, die Sie präzise sein. Ihre Minuten bieten die Aufzeichnung der Aktion in der Sitzung genommen, also müssen sie klar die Fakten gedenken.

Komponieren Sie Ihre Treffen Minuten

Um Zeit und unnötige Arbeit sparen, Zaubern Robert Regeln heraus, was genau in Ihre Minuten gehen muss.

Der erste Absatz benötigt diese Informationen enthalten:

• Die Art der Sitzung (regelmäßige, besondere, jährlich, regelmäßig vertagt, vertagt besondere und so weiter)

• Der Name der Organisation

• Das Datum, Uhrzeit und Ort des Treffens (do-Liste nicht die Lage, wenn es ist immer das gleiche)

• Eine Erklärung, die bestätigt, dass Ihre Organisation regelmäßig Vorsitzende und Sekretär anwesend sind (oder geben Sie die Namen der Personen, die für sie zu ersetzen)

• Eine Erwähnung, ob die vorherige Sitzung des Protokoll gelesen und genehmigt (und der Zeitpunkt dieser Sitzung, wenn es nicht ein regelmäßiges Treffen war)

  Korrekturen zu Minuten werden zur Kenntnis genommen in den Minuten sein corrected- sie in dem Protokoll der Sitzung nicht detailliert sind, an denen die Korrekturen übernommen wurden. (Das Protokoll der Sitzung, in der Korrekturen vorgenommen wurden, sollten lediglich feststellen, dass Protokoll der vorangegangenen Sitzung wurden korrigiert genehmigt.)

Der Körperteil des Protokolls benötigt diese Informationen enthalten:

• Alle Hauptbewegungen (außer denen, die zurückgenommen werden), zusammen mit dem Namen des Mitglieds, die Bewegung zu machen (aber nicht den Namen der Person, die die Bewegung abgeordnet).

• Anträge bringen eine Frage wieder vor dem Körper (außer denen, die zurückgenommen werden).

• Der endgültige Wortlaut der Bewegungen, entweder als angenommen oder als entsorgt. Wenn es angebracht ist Erwähnung Debatte oder Änderung gehören, können Sie diese Elemente in Parenthese beachten.

• Die Anordnung der Bewegung - einschließlich etwaiger Änderungen anhaftende - wenn es nur vorübergehend angeordnet sind.

• Informationen über die Stimme.

• Gezählt Stimme.

• Namentliche Abstimmung.

• Urabstimmung.

Sekundäre Bewegungen nicht verloren oder zurückgenommen, wenn dies für Klarheit (zB Bewegungen umfassen Recess, Fix Zeit, die den Regeln vertagen Suspend aufschieben zu einer bestimmten Zeit, Urabstimmung bestellt, und so weiter). Anspielen auf die Annahme von Sekundärbewegungen mit den Worten: # 147-A Urabstimmung haben bestellt, die Sager. . . . # 148;

Hinweise von Bewegungen.

Die Tatsache, dass eine Versammlung ging in quasi-Komitee oder einem Ausschuss des Ganzen, und den Bericht des Ausschusses.

Alle Punkte der Ordnung und Beschwerden und deren anschließende Verfügungen, mit der Vorsitzenden angeführten Gründe für die Entscheidung. (Rulings etablieren oft Präzedenzfall, so dass eine sorgfältige Dokumentation hier wichtig ist.)

Der vollständige Text die berichten, dass die Montageaufträge in das Protokoll aufgenommen werden. Diese Situation kommt nicht oft vor, weil ein Verweis auf einen schriftlichen Bericht in der Regel ausreichend für die Aufzeichnung ist.

Jede der saftig und ungeordnete Wörter, die ein Mitglied hat gesagt, dass ihm bekommen # 147-Namen # 148- vom Stuhl für ungeordnete zu sein.

Der letzte Absatz Ihrer Minuten braucht die Stunde der Vertagung aufzunehmen. Und das ist es! Nun, mit Ausnahme der folgenden zusätzlichen Hinweise im Auge zu behalten, wenn Sie Ihre Minuten Fertigstellung:

• Das Verfahren eines Ausschusses des Ganzen sind nicht in das Protokoll aufgenommen, aber Sie müssen die Tatsache schließen, dass der Umzug in Ausschuss aufgetreten und auch den Bericht des Ausschusses.

• Wenn eine Frage informell betrachtet wird, sollte die gleichen Informationen wie in regelmäßigen Regeln aufgezeichnet werden. Informalität ist nur in so dass zusätzliche Möglichkeiten zu diskutieren.

• Der vollständige Wortlaut der Berichte wird im Protokoll nur dann, wenn die Versammlung so Aufträge.

• Notieren Sie den Namen eines Gastredner und das Thema der Präsentation, aber stellen keine Zusammenfassung der Bemerkungen des Sprechers.

Die Unterzeichnung des Protokolls

Minuten sind vom Sekretär und unterzeichnet, wenn üblich, auch vom Präsidenten unterzeichnet werden kann. Minuten sind legal Rekord Ihrer Gruppe des Verfahrens, und die Unterschrift stellt Sekretär Beweis für die Echtheit des Originaldokuments.

Genehmigen die Minuten

Das Protokoll einer Sitzung werden in der Regel auf der nächsten ordentlichen Sitzung genehmigt, um den Anruf folgende Zeremonien zu bestellen und zu öffnen.

Wenn das Treffen einer vertagten Versammlung ist, genehmigen Sie die Minuten Ihrer letzten Sitzung (die Sitzung, die die vertagte Versammlung festgelegt), bevor Geschäft aufzunehmen, wo Sie in dieser Sitzung unterbrochen wurde. Auch das Protokoll der vertagten Versammlung Notwendigkeit, bei der nächsten vertagt oder regulären Sitzung genehmigt werden.

Minuten vor der Zeit ausgearbeitet sind nicht die offizielle Protokoll bis die Mitglieder genehmigen. Da Änderungen im Protokoll vorgenommen werden können, bevor sie zugelassen sind, ist es eine gute Übung für die Sekretärin irgendwo auf der Verteilung Kopie zu beachten, dass es sich um ein ist # 147-Entwurf zur Genehmigung # 148.

Wenn Minuten zugelassen sind, kommentiert die Sekretärin die Originaldatei Kopie mit allen Korrekturen am Rand oder tippt die Minuten, um die Korrekturen enthalten. Der Sekretär schreibt dann # 147-Approved # 148- auf das Protokoll und fügt sowohl seine Initialen und das Datum der Aufzeichnung.