Robert Regeln für die Genehmigung des Protokolls

Laut Robert Regeln, Minuten vor der Zeit ausgearbeitet sind nicht die offizielle Protokoll bis die Mitglieder genehmigen

.Die heutige Technologie hat sich auf Sitzungsprotokolle Spuren hinterlassen. Der Sekretär kann nun die Minuten entwerfen und einfach Kopien schicken an die Mitglieder für sie vor dem Begegnungs- zu lesen, dann können Mitglieder zu dem Treffen kommen mit irgendwelchen Korrekturen vorbereitet.

Sie können immer noch die Minuten laut an die Mitglieder in der Sitzung zu lesen, wenn Sie wollen, aber wenn Zeit kostbar ist, den Entwurf des Protokolls im Voraus zu verteilen.

Da Änderungen im Protokoll vorgenommen werden können, bevor sie zugelassen sind, ist es eine gute Übung für die Sekretärin irgendwo auf der Verteilung Kopie zu beachten, dass es sich um ein ist # 147-Entwurf zur Genehmigung # 148- auf der nächsten ordentlichen Sitzung.

Mitglieder, die Noten von irgendwelchen Korrekturen Sitzungsprotokolle machen, sind der Lage, genaue Aufzeichnungen zu führen, wenn sie ihre Kopien des Entwurfs des Protokolls auf Datei halten oder wenn eine endgültige Version nicht automatisch, um sie zu einem späteren Zeitpunkt verteilt wird.

Umgang mit der Bewegung zur Genehmigung

Der effizienteste Weg Minuten Genehmigung ist für den Vorsitz der Bewegung zu übernehmen und erhalten einhellige Zustimmung, dass das Protokoll genehmigt werden verteilt (oder korrigiert).

Der Vorsitzende sagt, # 147-Die Protokolle wurden [lesen / verteilt] zu Ihnen. Gibt es irgendwelche Korrekturen? # 148- Wenn Korrekturen angeboten werden, der Stuhl jeder Griffe durch die Korrektur auf die Mitgliedschaft anbieten, nur sicher, dass jeder sein stimmt zu, dass die Korrektur genau ist. Der Sekretär tritt dann die Korrekturen auf dem Master-Kopie.

Wenn keine (weitere) Korrekturen angeboten werden, sagt der Vorsitzende, # 147-Wenn es keine (weiteren) korrigiert. . . (Pause) . . . die Minuten werden als Lese genehmigt / verteilt / korrigiert # 148.

Es ist nie für ein Mitglied, um einfach das Objekt auf die Genehmigung des Protokolls. Wenn ein Mitglied einige Einwände gegen den Inhalt des Protokolls hat, muss er eine Korrektur bieten. Wenn Uneinigkeit über die Korrektur entsteht, kann die Korrektur die Regeln für Änderungen geändert werden.

Genehmigen Minuten mit dem Ausschuss

Wenn die Anordnung wird für eine lange Zeit nicht wieder zu treffen (wenn überhaupt), wie in jährlichen Mitgliederversammlungen oder Konventionen der Delegierten, der Prozess das Protokoll der Genehmigung ist mit einem Sonderausschuss oder einem Vorstand delegiert. Diese Praxis stellt ein anerkanntes und rechtliche Protokoll der Sitzung kurz nach dem Treffen schließt aber vor Erinnerungen an, was in der Sitzung verblassen aufgetreten.

Wenn Ihr ist eine Gruppe, die üblicherweise mit Minuten durch eine Bewegung befasst sich zu # 147-verzichten mit dem Lesen des Protokolls, # 148- Sie müssen eine Änderung vornehmen. Ihre Absicht ist es wahrscheinlich, sie mit diesem Antrag zuzustimmen, aber Sie haben nicht wirklich etwas zu genehmigen. Sie stimmen einfach nicht, sie zu lesen.

Wenn Sie den Begriff zu verwenden dosieren in Ihrer Sitzung, lassen Sie es sein, # 147-verzichten mit dem Lesen des Protokolls und zu genehmigen, sie als verteilte / gedruckt # 148.