Wie wählt Projekt-Management-Software

Egal, wie hervorragend eine organisatorische Fähigkeiten des Projektleiters sein kann, Projektmanagement-Software ist ein Segen. Wenn Ihr Projekt hinreichend komplex ist, können Sie Software für eine Vielzahl von Aufgaben zu verwenden, einschließlich der Speicherung und wichtige Informations- Analyse Abrufen und dass Information- Aktualisierung und Präsentationen und Erstellung von Berichten, die die Informationen und Ergebnisse der Analysen beschreiben.

Die zur Verfügung stehende Software fällt in zwei Kategorien: Stand-alone-Spezialsoftware und integrierte Projekt-Management-Software.

Stand-alone-Spezial-Software für Projektmanager

Stand-alone-Spezial-Software besteht aus einzelnen Pakete, die sehr gut ein oder zwei Funktionen erfüllen. Die folgenden Arten von spezialisierten Software können Sie Ihre Projektplanung und Leistung unterstützen:

  • Textverarbeitung: Nützlich für die narrativen Teile von Projektplänen, beim ein Projekt Logbuchs, Erstellen von Fortschrittsberichten und die Vorbereitung schriftliche Projektkommunikation (Microsoft Office Word, zum Beispiel)

  • Business-Grafik und Präsentation: Nützlich für Gemeinkosten und Diashows für Projektpräsentationen und Entwicklung von Diagrammen und Grafiken für schriftliche Berichte und Publikationen (Microsoft Office Powerpoint, zum Beispiel) die Vorbereitung

  • Kalkulationstabelle: Nützlich für moderate Mengen von Daten zu speichern, sich wiederholende Berechnungen, laufen statistischen Analysen und die Darstellung von Informationen in Diagrammformate (Microsoft Office Excel, zum Beispiel)

  • Datenbank: Nützlich zum Speichern und Abrufen großer Datenmengen zur Analyse und Präsentation (Microsoft Office Access, zum Beispiel)

  • Buchhaltung: Nützlich für Aufzeichnungen Projekt Erträge und Aufwendungen zu halten und eine Vielzahl von beschreibenden und vergleichenden Berichte (Intuit, zum Beispiel) Herstellung

  • Zeit- und Informationsmanagement: Nützlich für Ihren Kalender zu planen, eine To-do-Liste erhalten Ihr Adressbuch zu halten, und die Verwaltung Ihrer E-Mail-Aktivitäten (Microsoft Office Outlook, zum Beispiel)

In der Regel bieten Spezialpakete die folgenden Vorteile:

  • Sie bieten leistungsstarke Funktionen in ihren Spezialgebieten.

  • Sie haben wahrscheinlich mehrere Pakete bereits auf Ihrem Computer.

  • Menschen wahrscheinlich wissen, wie viele der gemeinsamen Spezialpakete zu verwenden.

Integriertes Projektmanagement-Software

Integriertes Projektmanagement-Software kombiniert Datenbank, Tabellenkalkulation, Grafik und Textverarbeitungsfunktionen viele der Aktivitäten zu unterstützen, die normalerweise mit der Planung und dem Projekt durchgeführt wird. Ein Beispiel für ein integriertes Paket ist Microsoft Office Project, obwohl Hunderte solcher Pakete in allen Formen und Größen auf dem Markt sind.

Ein typisches integriertes Projekt-Management-Paket ermöglicht es Ihnen,

  • Erstellen Sie eine hierarchische Liste von Aktivitäten und deren Komponenten.

  • Definieren und speichern Sie die wichtigsten Informationen über das Projekt, Aktivitäten und Ressourcen.

  • Definieren Aktivität Interdependenzen.

  • Entwickeln Pläne durch Aktivität Dauern unter Berücksichtigung Aktivität Abhängigkeiten und Ressourcenanforderungen und Verfügbarkeit.

  • Zeigen Sie Ihren Plan zur Durchführung von Projektaktivitäten in einem Netzdiagramm.

  • Zeigen Sie einen Zeitplan in Gantt-Diagramm und Tabellenformate.

  • Ordnen Sie Personen Projektaktivitäten zu arbeiten für einen bestimmten Stand Aufwand zu bestimmten Zeiten.

  • Planen Sie weitere Ressourcen für die Projektaktivitäten zu bestimmten Zeiten.

  • Bestimmen Sie Ihre gesamte Projektbudget.

  • Bestimmen Sie die Auswirkungen von Änderungen auf der Projektplan und Ressourcen.

  • Überwachen der Aktivität Start- und Enddatum und Meilensteintermine.

  • Überwachen Personenstunden und Ressourcenkosten.

  • Derzeitige Planung und Tracking-Informationen in einer Vielzahl von Grafiken und Tabellen.

Wie Sie vielleicht schon erraten haben, integriertes Projektmanagement-Pakete bieten Vorteile sowie Nachteile. Zu den Vorteilen gehören die folgenden:

  • Die Funktionen des Paket verknüpft sind.

  • Pakete haben in der Regel eine Vielzahl von vordefinierten Berichtsvorlagen.

Wenn Sie sich entscheiden, ein integriertes Projekt-Management-Paket zu verwenden, sollten Sie die folgenden Faktoren, wenn Ihr Programm wählen:

  • Typen und Formate von Berichten: Wählen Sie ein Paket, das Ihre Berichte unterstützt und Mittel, mit einem Minimum an Anpassung der Berichterstattung.

  • Ihre Teammitglieder allgemeinen Komfort und die Vertrautheit mit Computern und Software: Werden sie die Zeit und Mühe zu lernen, und dann das Paket verwenden? ein Paket mit state-of-the-Art-Analyse und Reporting-Funktionen zu haben, ist keine Hilfe, wenn die Menschen nicht wissen, wie es zu benutzen.

  • Ihre Organisation vorhanden Software: Wenn mehrere Softwarepakete in den meisten Aspekten gleich sind, wählen Sie ein Paket, das bereits vorhanden ist und im Einsatz, weil die Teammitglieder am ehesten Erfahrung mit ihm haben.

  • Ihre Organisation die bestehenden Systeme zur Aufzeichnung der Arbeitsstunden und Kosten: Wenn Ihr Unternehmen solche Systeme hat, ein Paket, das leicht mit ihnen Schnittstelle kann. Wenn die Organisation nicht, diese Systeme haben, sollten Sie ein Paket, das die Informationen speichern, die Sie benötigen.

  • Die Projektumgebung in Ihrer Organisation: Was ist die Größe der Mensch-Ressourcenpool für Projekte, die Anzahl und die typische Größe der Projekte, und so weiter? Wählen Sie ein Paket, das die notwendige Kapazität und Geschwindigkeit hat.

  • Software, die von Kunden und Unternehmen mit denen Sie arbeiten: ein Paket auswählen, die Ihnen zu kommunizieren und zu koordinieren leicht mit Ihren Kunden und Mitarbeiter "Software spart Ihnen Zeit und Geld ermöglicht.

Ähnliche

Menü