Verwalten von Inhalten mit Sharepoint Online-Dokumentenmappen
In Sharepoint Online, einer der Microsoft Office 365 Suite von Produkten, ermöglicht einen Dokumentensatz zu gruppieren Dokumente gemeinsam nach bestimmten Kriterien und dann mit der Gruppe von Dokumenten als einzelne Einheit arbeiten.
Zum Beispiel kann man ein Projekt Sie gerade arbeiten, für Marketing und ein Projekt Sie gerade arbeiten, für die Buchhaltung. Sie können sich Ihre Marketingunterlagen zusammen und gruppieren Sie Ihre Buchhaltungsbelege Gruppe. Sie können dann mit der Buchführung oder Marketing-Dokumente als einzelne Gruppe interagieren, anstatt einzeln.
Mit Document Sets können Sie alle Ihre Marketing-Dokumente durch einen Workflow in einer Charge gleichzeitig oder Ansicht Versionierung für alle Dokumente als ein Satz zu einem bestimmten Zeitpunkt zu senden.
Zunächst Document Sets verwenden, müssen Sie zuerst die Funktion für Ihre Site Collection zu aktivieren. Gehen Sie dabei folgendermaßen vor:
Klicken Sie auf die Websiteaktionen Schaltfläche und klicken Sie dann auf Websiteeinstellungen.
Die Seite Websiteeinstellungen erscheint Sie alle Einstellungen für diese bestimmte Sharepoint-Website zeigt.
Gehen Sie auf die Websitesammlungsverwaltung Gruppierung und klicken Sie auf die Site Collection Link Eigenschaften.
Die Features-Seite für diese spezielle Site Collection erscheint.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktivieren neben dem Document Sets verfügen.
Nachdem das Dokument Sets Funktion aktiviert ist, können Sie die Funktionalität zu jeder Bibliothek hinzufügen. Das Document Set hat die Form eines Inhaltstyp in Sharepoint. Ein Content-Type ist die Gruppierung der Metadatenfelder in einer einzigen Gruppe. Zum Beispiel können Sie ein Rezept haben, die einen Inhaltstyp hat, die Metadaten, wie Zutaten, Garzeiten und die erforderlichen Gewürze enthält.
Der Sharepoint Document Set Inhaltstyp enthält alle Funktionen zur Gruppe zu einer einzigen Einheit mehrere Dokumente erforderlich.
Eine gemeinsame Dokumentbibliothek in Sharepoint ist die gemeinsam genutzte Dokumente Bibliothek. Sie können durch die folgenden Schritte, um das Dokument Set Funktionalität Gemeinsame Dokumente Bibliothek hinzufügen:
Navigieren Sie zu der Bibliothek, in der Sie das Dokument Sets Funktionalität hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bibliothekseinstellungen auf der Registerkarte Bibliothek befindet.
Um einen Inhaltstyp zu dieser Bibliothek hinzuzufügen, müssen Sie zuerst die Bearbeitung zu ermöglichen.
Auf der Bibliothekseinstellungen Seite, klicken Sie auf den Link Erweiterte Einstellungen.
Die Seite Erweiterte Einstellungen angezeigt und können Sie erweiterte Konfiguration für diese Bibliothek durchführen.
Auf der Inhaltstyp Abschnitt, Ja wählen Sie die Bearbeitung von Inhaltstypen zu ermöglichen.
Klicken Sie auf OK, um die Bibliothek Einstellungen Seite zurückzukehren.
Beachten Sie, dass ein neuer Abschnitt auf der Seite erscheint nun Inhaltstypen genannt.
Klicken Sie auf das Hinzufügen von vorhandenen Websiteinhaltstypen Link auf eine bestehende Websiteinhaltstyp hinzuzufügen.
Wählen Sie den Dokumentensatz Inhaltstyp, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und dann auf OK klicken.
Nun, da das Dokument Set Funktionalität der Bibliothek hinzugefügt wurde, können Sie ein neues Dokument Satz zu erstellen. Um ein neues Dokument Set zu erstellen, klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente der Band und dann unter dem neuen Dokument Drop-Down-Menü wählen DokSets.
Ein Dokumentensatz zeigt in der Bibliothek Freigegebene Dokumente oben gerade wie ein anderes Dokument. Sie können genauso wie Sie interagieren mit einem einzigen Dokument in der Bibliothek mit einem Dokument, in Wechselwirkung treten. Der Unterschied ist jedoch, dass, wenn Sie ein Dokument auf Festlegen auf, können Sie die Gruppierung der Dokumente öffnen, anstatt einem einzigen Dokument.
Wenn das Dokument Set geöffnet wird, wird ein neues Dokument Set Registerkarte auf der Band erscheinen. In diesem Register können Sie den Dokumentensatz mit Funktionen, wie zB die Bearbeitung der Eigenschaften, Ändern Sicherheitsberechtigungen, die gemeinsame Nutzung der Dokumente, die Erfassung Versionen, oder drücken Sie alle Dokumente durch Workflow in einer Charge zu verwalten.
