Tipps zum Arbeiten mit MYOB Regeln und der Bank Feeds
Einer der großen Vorteile von MYOB AccountRight ist, dass Sie Bankregeln einrichten können Transaktionen automatisch zuzuweisen. Hier sind einige Tipps, wie Sie Regeln erstellen, die richtig arbeiten, jedes Mal.
Halten Sie die Bedingungen der Regel so einfach wie möglich. Zum Beispiel, vielleicht eine letzte Zahlung auf Ihr Mechaniker kommt als "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU 'auf. Natürlich könnten Sie eine Regel erstellen, MYOB jede Transaktion mit diesen genauen Worte zu Motor Vehicle Expense zuzuordnen sagt, sondern, nehmen Sie einen Moment, um die Regelbedingungen zu vereinfachen. Erstellen Sie zum Beispiel eine Regel, die MYOB jede Transaktion mit den Worten "BAY AUTOMOTIVE" zu Kfz-Kosten zuzuordnen erzählt. Auf diese Weise, wenn Sie mit Kreditkarte bezahlen, anstatt EFTPOS zum nächsten Mal, oder der Mechaniker ändert ihre Händler Anlage so, dass der Text Kontoauszug zeigt anders, wird die Regel eher korrekt zu bleiben.
Halten Regelnamen informativ und leicht zu identifizieren. MYOBdefaults auf die gesamte Beschreibung aus dem Text auf Ihrem Kontoauszug als Regelname verwendet wird. Mit dem obigen Beispiel der Name der Regel wird "EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU '. Verpassen Sie nicht diese Standardeinstellung übernehmen, sondern immer Regelnamen bearbeiten, um Ihre Regeln zu erleichtern in die Zukunft zu finden. Zum Beispiel ist eine gute Regel Name für diese Transaktion wahrscheinlich 'Bay Automotive Vehicle Repairs ", wie dieser Name sowohl die entsprechenden Kontoauszug Text enthält, sowie die Art der Kosten.
Beim Erstellen einer Regel, gehen Sie immer auf Erweiterte Optionen und den Lieferanten oder Kundennamen in der unteren rechten Ecke ein. Obwohl eine Karte Auswahl nicht zwingend notwendig ist, denken Sie daran, dass, wenn Sie eine Karte auswählen, werden Sie nicht in der Lage sein, alle Transaktionen dieser Kunden oder Lieferanten in die Zukunft zu schauen. Das Fehlen detaillierter Transaktionsverlauf kann eine echte Schmerzen sein, so nehmen Sie die zusätzliche Zeit diese Informationen hinzuzufügen jedes Mal, wenn Sie eine neue Regel erstellen.
Wenn Internet-Banking mit elektronischen Zahlungen an Lieferanten zu machen, sorgfältig darüber nachdenken, wie sich die Beschreibung auf Ihrem Kontoauszug erscheinen wird. Fragen Sie sich, werden Sie in der Lage sein, eine Regel zu erstellen, auf der Grundlage dieser Beschreibung? Die Antwort auf diese Frage hängt sowohl von Ihrer Bank und darüber, ob der Name des Zahlungsempfängers erscheint immer auf Ihre Erklärung ab. Ein Tipp ist es, Anbieter und Zahlungs Beschreibungen in Ihrem Internet-Banking speichern, so dass genau der gleiche Text jedes Mal erscheint. Auf diese Weise können Sie eine Regel auf, dass bestimmte Text-basierte erstellen.
Halten Sie ein Auge für doppelte Regeln. Gehen Sie durch die Liste der Regeln von Zeit zu Zeit und überprüfen Sie, wie Sie Ihre Bedingungen festgelegt haben. Wenn Sie zwei Regeln erkennen, dass die gleichen Bedingungen haben, entweder eine der Regeln zu löschen oder die Regelbedingungen variieren.
Erhalten Sie MYOB persönliche Prozent automatisch aufgeteilt. Für Kosten aufgeteilt Sie regelmäßig zwischen geschäftlichen und persönlichen (zum Beispiel, vielleicht immer Sie zuweisen 75 Prozent Benzin Unternehmen und 25 Prozent auf persönliche), um die erweiterten Optionen eine Regel erstellen, die diese Spaltung automatisch tut.
Wenn in der Fensterfront Feeds, ruhen immer Sie mit der Maus auf die Regel angewendet Symbol vor Genehmigen klicken. Auf diese Weise zeigt MYOB, was die Transaktion Konto wird sich die zugeteilt werden, und Sie können überprüfen, dass die Regel richtig funktioniert.
Verwenden Sie keine Regel mit der Bedingung schaffen, dass jede Transaktion wird das Wort "BP" zugeordnet Benzin enthält. Warum nicht? Denn wenn Sie dies tun, jeder BPAY Transaktion, egal, ob es für Strom, Telefon oder Steuer wird zum Benzin bekommen zugeteilt, einfach weil "BPAY" die Buchstaben "BP" enthält.
Wenn Sie ein hohes Volumen an Transaktionen haben, betrachten den Namen der Regel in dem Memo-Feld, beim Erstellen einer Regel. Zum Beispiel, wenn Sie eine Regel mit der Bedingung schaffen, dass jede Transaktion zu Kraftfahrzeugreparaturen enthält, wird die Worte "Katoomba Au 'zugeordnet (da Katoomba Au in diesem Fall für Katoomba Automotive steht), ist ein Trick, um Erweiterte Optionen zu gehen und als Memo für diese Regel, Typ 'Transaktion Erstellt Mit Katoomba Automotive-Regel ". Auf diese Weise, wenn Sie Transaktionen am Ende des Quartals oder zum Ende des Jahres zu überprüfen und Sie feststellen, dass Transaktionen falsch zugeordnet wurden, wissen Sie, welche Regel Dinge verursacht hat, falsch zu gehen.
Richtig eingesetzt, Bankregeln können bis zu 90 Prozent der Dateneingabe Zeit zu sparen, und beseitigen praktisch die Notwendigkeit für zeitraubende Bank Versöhnungen.