Arbeiten mit australischen Bank-Regeln
Eine der großen Änderungen in der Abrechnungssoftware in den letzten paar Jahren (ob Cloud-basierte oder Desktop-basierte) die Einführung von Bank-Feeds und Bankregeln feststellt. Diese beiden Funktionen kombiniert kann dazu dienen, eine enorme Menge an Dateneingabe zu automatisieren.
Mit Bank-Feeds erscheinen alle Transaktionen automatisch in Ihre Konten, ohne dass Sie etwas eingeben zu müssen.
Mit "Regeln", werden diese Geschäfte auch automatisch auf die richtigen Konten codiert. Alles, was Sie tun müssen, ist die Art und Weise die Software ordnet jede Transaktion bestätigen.
Diese Abbildung zeigt, wie das Konzept funktioniert. (In diesem Beispiel wird Xero, aber die Prinzipien sind ähnlich, was Software, die Sie verwenden.) Auf der linken Seite können Sie alle Transaktionen aus dem Kontoauszug sehen, sobald Sie sich anmelden. Auf der rechten Seite können Sie sehen, wie Xero "Vermutungen", wie diese Transaktionen zugeordnet werden soll.
Xero hat diese Bank Regeln durch die Anwendung, die die Buchhalterin aufstellt, wie sie entlang gehen. In der Figur ist zum Beispiel hat die Buchhalterin eine Regel, die besagt, dass alle erstellt MCO Reinigung Zahlungen sollten Reinigungsaufwand zugeordnet werden.
Alles, was Sie in diesem Szenario zu tun haben, ist die Transaktionen überprüfen und entweder auf OK klicken, wenn Xero hat erraten, wie die Transaktion korrekt zuzuordnen, oder die Transaktion Zuordnung bei Bedarf bearbeiten.
Sie können die entscheidende Rolle zu sehen, dass die Bankregeln mit dieser Art von Buchhaltung spielen. In diesem Sinne, hier sind einige Tipps, die Sie Bankregeln erhalten arbeiten, um die Art und Weise zu helfen, sollten sie:
Achten Sie darauf, wenn die Banknamensregeln und Namensregeln, damit Sie sie leicht in die Zukunft finden können. Zum Beispiel mit Regeln für Bankabhebungen, dann ist es eine gute Idee, sowohl den Lieferantennamen und die Art der Kosten enthalten.
Bei den meisten Software können Sie in der Regel wählen Sie eine Regel zwischen erstellen, die nur auf ein Bankkonto ausgeführt wird, oder dass läuft auf allen Konten. Es sei denn, Sie einen guten Grund sonst haben, setzen Sie Ihre Bankregeln, so dass sie für alle Konten laufen.
Normalerweise funktioniert es am besten, Regeln zu erstellen, direkt von der Bank Vereinbarkeit von Bank-Feed Genehmigung Bildschirm. Auf diese Weise wird die Software der zweiten errät, was die Einstellungen für diese Regel sein sollte.
Versuchen Sie, und halten Regeln breit, und nicht wirklich genau. Zum Beispiel, dass eine Regel besagt, jede Zahlung, die das Wort "Telstra" enthält, sollte Kosten zu Telefon zugeordnet werden wird in mehr Situationen als die Regel zu arbeiten, die für die genaue Phrase "Telstra Konto 092834 'aussieht.
Denken Sie daran, dass die Regeln für Sie viel von der harten Arbeit zu tun. Zum Beispiel, die meisten Software ermöglicht es Ihnen, Transaktionen über mehrere Konten aufgeteilt was bedeutet, dass man könnte, sagen wir, weisen 80 Prozent Ihrer Zahlung Telstra Kosten zu telefonieren und die restlichen 20 Prozent auf persönliche Zeichnungen.
Überprüfen Sie alle Sachkonten haben die richtige Standard GST Steuercodes auf sie angewendet. Andernfalls abhängig von der Software, kann Ihre Bank Feeds Post automatisch auf ein Konto bei der falschen GST Allokation.
Bank-Feeds Importdaten in leicht unterschiedlicher Weise, je nach Bank. Zum Beispiel zeigen die Bank-Feed von einer Bank kann eine Zahlung an einen Lieferanten mit dem Namen des Lieferanten in das Feld Beschreibung, sondern eine andere Bank-Feed den Namen des Lieferanten im Payee Feld zeigen.
Vermeiden Sie eine Regel für jedes Szenario zu schaffen, sondern eine Regel erstellen, die Codes alle Zahlungen, die den Namen des Lieferanten haben in entweder die Beschreibung oder die Payee Feld auf den entsprechenden Kosten.
Halten Sie ein Auge für doppelte Regeln. Doppelte Regeln können verwirren, wie Transaktionen zugeordnet sind.
Bank-Regeln sind nicht perfekt! Vertrauen Sie nicht blind akzeptieren, wie Sie Ihre Buchhaltungssoftware jede Transaktion zuweist, sondern, überprüfen Sie, wie Regeln angewendet werden und dafür sorgen, dass die richtigen Konten ausgewählt werden, jedes Mal.