Wie man Cleanup und Condense Quickbooks-Dateien

Quickbooks zeigt die erste Condense Dialogfeld Daten.

Diese Option sagt, dass Sie Quickbooks, zwei Dinge zu tun: eine Archivkopie der Datei Quickbooks-Daten erstellen und Magere Sie die Arbeits Unternehmen Datei, so dass es nicht so groß ist. Quickbooks reduziert die Größe der Arbeitsversion der Firma Datendatei von alten zu entfernen, geschlossen Transaktionen, wenn Sie in Schritt 3 wählen, um Transaktionen zu entfernen.

Um das Datum angeben, bevor die Geschäfte geschlossen sollten entfernt werden, geben Sie das Datum im Datumsfeld. Wenn Sie die Datei zu komprimieren möchten, indem sie Transaktionen am oder vor dem 31. Dezember 2012 zum Beispiel das Entfernen, geben Sie 1.1.2013 im Datumsfeld. Beachten Sie jedoch, dass Sie eine Reihe von geschlossenen Transaktionen nicht zwanghaft fühlen müssen über das Entfernen.

Sie geschlossene Transaktionen nur entfernen, wenn Ihr Unternehmen Quickbooks-Datei zu groß ist, zu bekommen. Sie können ganz einfach mit einem Quickbooks Firma Datei arbeiten, die 25MB ist, 50MB oder sogar 100 MB (Megabyte).

Obwohl in der Regel, können Sie eine Datei Quickbooks kondensieren alt, indem Transaktionen geschlossen, erstellt der Condense Befehl auch Dateien ohne Transaktionen und Dateien mit nur einem bestimmten Datenbereich von Transaktionen. Um eine Datei zu erstellen, die Listen und Vorlieben, aber keine Transaktionen hält, klicken Sie auf die Transaktionen Optionsfeld Alle. By the way, können Sie alle Transaktionen Option verwenden, um eine fast leere Datei zu bauen Sie (wie für die Ausbildung) wiederverwenden können.

So erstellen Sie eine Quickbooks-Datei, die einen bestimmten Bereich von Transaktionen hält, klicken Sie auf die Transaktionen außerhalb des Bereichs Radio-Button und dann die Daten eingeben, die den Bereich mit den vor und nach dem Boxen Buchstütze.

Quickbooks zeigt die zweite Condense Dialogfeld Daten.

Wenn Sie historische Transaktionen zusammenfassen wird, nutzt Quickbooks ein zweites Condense Dialogfeld Daten zu fragen, wie es historische Daten zusammenfassen würde: mit einem einzigen Zusammenfassung Journaleintrag, mit monatlichen Zusammenfassung Journaleinträge, oder gar keine Zusammenfassung.

Wählen Sie die Optionstaste, die der Verdichtungs Ansatz entspricht, den Sie möchten. (In der Regel würden Sie wahrscheinlich die zweite Option aufgeführt verwenden - dass der mit Quickbooks monatliche Zusammenfassung Journaleinträge erstellen - so können Sie immer noch sinnvoll monatliche Berichte zu erstellen.

Quickbooks zeigt die dritte Condense Dialogfeld Daten.

Wenn Ihr Quickbooks Datei Bestandstransaktionen enthält, empfiehlt Quickbooks, dass Sie alte Bestandstransaktionen zu entfernen. Wenn Quickbooks die dritte Condense Dialogfeld Daten anzeigt, können Sie Quickbooks sagen, dies zu tun, indem Sie das Summarize Bestandstransaktionen Optionsfeld auswählen. (Wenn Sie nicht wollen, alten Transaktionen zu entfernen, wählen Sie die Keep Bestandstransaktionen Schaltfläche Details.)

Wenn Sie auf Weiter klicken, fahren Sie mit dem vierten Condense Dialogfeld Daten (nicht dargestellt), die die Transaktionen fragt sollte geschlossen betrachtet.

Quickbooks bittet um ein bisschen mehr Informationen über genau das, was eine geschlossene oder alte Transaktion, die entfernt werden sollen. Sie wählen die Kontrollkästchen, um anzuzeigen, ob Transaktionen vor dem Entfernen Zeitpunkt noch entfernt werden sollten, wenn sie noch nicht abgerechneten sind, markiert gedruckt werden, gekennzeichnet als zu richten, und so weiter.

Wenn Sie auf Weiter klicken, bewegen Sie sich auf dem fünften Dialogfeld Condense Daten.

Verwenden Sie das fünfte Condense Dialogfeld Daten Quickbooks zu sagen, dass zusätzlich zu den alten geschlossenen Transaktionen zu entfernen, es hat einige der Listen bereinigen soll. Sie können Kontrollkästchen auf der Condense Dialogfeld Daten auswählen, die Quickbooks sagen nicht verwendete Konten zu entfernen, nicht verwendeten Kunden, ungebraucht Anbieter, und so weiter.

Durch die Reinigung Ihrer Liste durch die Beseitigung von nicht verwendeten Listenelemente auf, reduzieren Sie nicht nur die Größe des Unternehmens Datei, aber es auch einfacher für Menschen mit der Liste zu arbeiten.

Wenn Sie auf Weiter klicken, zeigt Quickbooks die sechste Seite des Condense Dialogfeld Daten.

Nachdem Sie beschreiben, wie Sie Quickbooks das Unternehmen Datei zu archivierenden und kondensieren, zeigt Quickbooks das sechste Dialogfeld Condense Daten. Das Dialogfenster informiert Sie, dass der Archivierungsprozess beginnt mit Quickbooks eine Kopie der Datendatei zu machen, und dass die Kondensationsbetrieb kann einige Minuten dauern oder sogar mehrere Stunden.

Quickbooks beginnt der Prozess der Datendatei zu kondensieren.

Gleich am Anfang des kondensieren Prozesses fordert Quickbooks Sie die Quickbooks Firma Datei zu sichern. Sichern der Unternehmen Quickbooks-Datei als Teil eines kondensieren Betrieb funktioniert genauso wie die Sicherung der Unternehmen Quickbooks-Datei zu jeder anderen Zeit in Anspruch.

Nachdem Sie das Unternehmen Quickbooks-Datei wieder auf, speichert Quickbooks eine Archivkopie der Firma Datei und dann die Arbeitsversion der Firma Datei bereinigt, indem Sie Ihre Anweisungen an. Der Bereinigungsprozess kann dauern nur wenige Minuten, oder es kann mehrere Stunden dauern, wenn die Datei sehr groß ist.