Wie Sie Ihre Quickbooks 2013-Datendatei zu kondensieren
Die Quickbooks 2013 Condense Befehl eine dauerhafte Kopie erzeugt, genannt ein Archivkopie, der Quickbooks-Daten-Datei. Eine Archivkopie des Unternehmens Datei beläuft sich auf eine Momentaufnahme der Firma Datei, wie sie zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert.
Wenn jemand später eine Frage hat - vielleicht Ihrem Steuerberater oder ein Bundes- oder Landesrechnungsprüfer - können Sie die Archivkopie der Datendatei verwenden zu zeigen, was das Unternehmen Datei sah aus wie zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Nachdem Sie verstehen, was die Archivierung geht, dann ist es ganz einfach. Um die Unternehmen Quickbooks-Datei komprimieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie die Datei-Dienstprogramme-Condense Befehl Daten.
Quickbooks zeigt die erste Condense Dialogfeld Daten wie unten in der Abbildung dargestellt.
Wählen Sie die Transaktionen vor einem bestimmten Datum Radio-Button.
Diese Option sagt, dass Sie Quickbooks, zwei Dinge zu tun: eine Archivkopie der Datei Quickbooks-Daten zu erstellen, und dünn, die Größe der Arbeitsgesellschaft Datei nach unten, so dass es nicht so groß ist. Quickbooks reduziert die Größe der Arbeitsversion der Firma Datendatei von alten zu entfernen, geschlossen Transaktionen, wenn Sie in Schritt 3 wählen, um Transaktionen zu entfernen.
Geben Sie die Remove Transaktionen Vor Datum.
Um das Datum angeben, bevor die Geschäfte geschlossen sollten entfernt werden, geben Sie das Datum in das Datumsfeld ein. Wenn Sie die Datei zu komprimieren möchten, indem sie Transaktionen am oder vor dem 31. Dezember 2010 zum Beispiel das Entfernen, geben Sie 2011.01.01 in das Datumsfeld.
Beachten Sie jedoch, dass Sie eine Reihe von geschlossenen Transaktionen nicht zwanghaft fühlen müssen über das Entfernen. Sie geschlossene Transaktionen nur entfernen, wenn Ihr Unternehmen Quickbooks-Datei zu groß ist, zu bekommen. Sie können ganz einfach mit einem Quickbooks Firma Datei arbeiten, die 25MB ist, 50MB oder sogar 100 MB (Megabyte).
Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie Spezifizierungs beenden, welche Transaktionen entfernen sollte Quickbooks. Quickbooks zeigt die zweite Condense Dialogfeld Daten wie in der folgenden Abbildung dargestellt.
Legen Sie fest, wie Bestandstransaktionen sollten kondensiert werden.
Wenn Ihr Quickbooks Datei Bestandstransaktionen enthält, empfiehlt Quickbooks, dass Sie alte Bestandstransaktionen zu entfernen. Wenn Quickbooks der zweiten Condense Dialogfeld Daten anzeigt, können Sie Quickbooks nur sagen, dies zu tun, indem Sie das Entfernen Bestandstransaktionen Optionsfeld auswählen. (Wenn Sie nicht wollen, alten Transaktionen zu entfernen, wählen Sie das Bewahren Sie alle Bestandstransaktionen Schaltfläche.) Klicken Sie auf Weiter, um den dritten Condense Dialogfeld Daten (nicht dargestellt) fortzusetzen, die fragt, welche Transaktionen geschlossen betrachtet.
Legen Sie fest, welche Transaktionen sollten verschlossen.
Wenn Sie auf Weiter klicken, fragt Quickbooks für ein wenig mehr Informationen darüber, was genau eine geschlossene oder alte Transaktion darstellt, die entfernt werden sollen. Sie wählen die Kontrollkästchen, um anzuzeigen, ob Transaktionen vor dem Entfernen Zeitpunkt noch entfernt werden sollten, wenn sie noch nicht abgerechneten sind, markiert gedruckt werden, gekennzeichnet als zu richten, und so weiter. Und dann klicken Sie auf Weiter auf dem vierten Feld Condense Daten Dialog zu bewegen.
Geben Sie eine beliebige Liste Bereinigung, die auftreten sollten.
Verwenden Sie das vierte Condense Dialogfeld Daten Quickbooks zu sagen, dass es auch einige der Listen bereinigen soll. Sie können Kontrollkästchen auf der Condense Dialogfeld Daten zum Beispiel auswählen.
Durch die Reinigung Ihrer Liste durch die Beseitigung von nicht verwendeten Listenelemente auf, reduzieren Sie nicht nur die Größe des Unternehmens Datei, aber es auch einfacher für Menschen mit der Liste zu arbeiten.
Klicken Sie auf Weiter.
Quickbooks zeigt die fünfte Seite des Condense Dialogfeld Daten wie in der folgenden Abbildung dargestellt.
Bestätigen Sie Ihre kondensierenden und Archivierung Betrieb.
Nachdem Sie beschreiben, wie Sie Quickbooks das Unternehmen Datei zu archivierenden und kondensieren, zeigt Quickbooks das fünfte Dialogfeld Condense Daten. In diesem Dialogfeld fordert Sie auf, Ihre Entscheidung zu bestätigen, die Datendatei zu archivieren und zu kondensieren. Verwenden Sie dieses Dialogfeld, um die Tatsache zu bestätigen, dass Sie die Daten archiviert werden sollen und kondensieren.
Klicken Sie auf Start kondensieren.
Quickbooks beginnt der Prozess der Datendatei zu kondensieren.
Sichern Sie die Daten-Datei, wenn Sie dazu aufgefordert.
Gleich am Anfang des kondensieren Prozesses fordert Quickbooks Sie die Quickbooks Firma Datei zu sichern. Sichern der Unternehmen Quickbooks-Datei als Teil eines kondensieren Betrieb funktioniert genauso wie die Sicherung der Unternehmen Quickbooks-Datei zu jeder anderen Zeit in Anspruch.
Nachdem Sie das Unternehmen Quickbooks-Datei wieder auf, speichert Quickbooks eine Archivkopie der Firma Datei und dann die Arbeitsversion der Firma Datei bereinigt, indem Sie Ihre Anweisungen an. wie wieder in den früheren Schritten erwähnt, kann die Clean-up-Prozess nur ein paar Minuten dauern, oder es kann mehrere Stunden dauern, wenn die Datei sehr groß ist.