Die Wahl eines Cleanup und Archiv-Strategie mit Quickbooks 2011
Die Entscheidung, wann und wie Sie wollen, um aufzuräumen oder Quickbooks 2011 Unternehmen Datei zu archivieren ist vor allem eine Frage des gesunden Menschenverstandes. Ihre erste Überlegung sollte sein, ob Sie überhaupt das Unternehmen Datei zu kondensieren. Wenn Quickbooks läuft noch mit einer angemessenen Geschwindigkeit, wenn Sie nicht finden sich wegen der vielen nicht verwendete Elemente auf Listen verrückt zu werden, oder wenn die Datendatei nicht monströs groß geworden ist (größer als 100 MB oder so), können Sie nicht brauchen, um kondensieren. Sie erzielen keinen Vorteil, in vielen Fällen durch Reinigung. Und nicht Aufräumen, haben Sie immer noch vollständige und detaillierte Finanzdaten auf Knopfdruck.
eine Säuberungsaktion Laufen verringert nicht notwendigerweise die Größe der Datei Quickbooks-Daten. Wenn du wirklich sollen eine kleinere Datendatei, was Sie tun sollten, ist zunächst eine Säuberungsaktion ausführen und dann zu speichern und eine tragbare Quickbooks-Daten Datei wiederherstellen.
Der andere Teil über die Reinigung und die Archivierung der Unternehmen Quickbooks Dateien ist ein weiterer common-sense Vorstellung: Sie sollten eine Archivkopie der Quickbooks-Daten-Datei zu erstellen. Es wird empfohlen, dass Sie eine Archivkopie am Ende des Jahres nach Ihnen oder Ihren CPA gemacht auf das Jahr eine endgültige Anpassungen hat erstellen. Es ist eine großartige Idee, eine Archivkopie der Quickbooks-Daten-Datei zu erstellen, die Ihre Steuererklärung und alle Abschlüsse verwendet wird vorzubereiten, weil Sie können später jederzeit durch einen Blick auf die Archivkopie der Datendatei eine Nummer auf eine Rückkehr oder Abschluss erläutern.
Manchmal ändern Menschen absichtlich oder versehentlich alte Transaktionen. Das bedeutet, dass jemand kann leider Transaktionen ändern, in einer Quickbooks-Daten-Datei in einem Jahr zuvor. Wenn diese Änderung auftritt, jemand später in der Datei Quickbooks-Daten suchen können nicht in der Lage sein, eine Zahl auf einer Steuererklärung oder eine Abschluss zu erklären. Zum Beispiel, später, wenn jemand eine Transaktion in einem früheren Jahr zurück und ändert sich geht, und diese Transaktion wird der Gesamtumsatz für das Jahr zu berechnen, können Sie nicht mehr auf die Quickbooks-Daten verwenden, um Zahlen zu erklären, auf Ihrer Steuererklärung und Ihre Abschluss Gesamtumsatz bei.
Glücklicherweise durch eine Archivkopie der Quickbooks-Daten-Datei mit - die Quickbooks-Daten-Datei, die Zahlen zu Ihrer Steuererklärung und den Jahresabschluss ausgewiesenen - können Sie immer sehen, welche Transaktionen Quickbooks eine bestimmte Steuererklärung Nummer oder Abschlussnummer unterstützen.
Wenn Sie immer noch über diesen Punkt verwirrt sind - und es ist ein wenig kompliziert - fragen Sie Ihren Steuerberater oder Ihre CPA über das Problem. Er kann die Gefahr, dass eine Änderung in der Quickbooks-Daten Ihnen erklären, die eine Rückkehr oder eine finanzielle Erklärung vorbereiten, nachdem die Rückkehr vorbereitet wurde, verwendet wurde, oder nachdem diese Abschluss veröffentlicht und verteilt.