Starten des Accounting-Zyklus Anew
Sie müssen Eintragungen für das neue Jahr fortgesetzt, wie Sie die Bücher für das vergangene Jahr zu schließen. Sie wollen sicher nicht, die Türen Ihres Unternehmens zu schließen, wie Sie alle Ihre Jahresende Berichte aus, wie die Jahresrechnung und Regierungsberichte - nach allem, dass ein zwei- bis dreimonatigen Prozess sein kann.
Wenn Sie die Bücher von Hand zu tun, müssen Sie wahrscheinlich einen einfachen Zugang zu zwei Sätze der Bücher: das laufende Jahr und das Vorjahr. In einem manuellen Buchführung starten Sie gerade neue Journal-Seiten für jede der aktiven Konten. Wenn Sie einige Konten haben, die nicht sehr aktiv sind, anstatt eine neue Seite beginnen, können Sie etwas Platz für Anpassungen oder Korrekturen lassen, ziehen Sie eine Linie, und die Transaktionen für das neue Jahr auf der gleichen Seite beginnen.
Wenn Sie Ihre Bücher zu halten, indem ein EDV-Buchführungssystem verwenden, können Sie die notwendigen Konten Null aus, das neue Jahr zu starten, während die Daten für das Vorjahr in den passwortgeschützten verlassen, geschlossene Konten. Sie können noch Änderungen an diesen geschlossenen Konten machen, aber der Zugang beschränkt sich auf Personen, die das Passwort kennen - die meisten wahrscheinlich, dass Sie, Ihrem Steuerberater und Ihre Buchhaltung Manager.
Ein Teil der Schließung Ihrer Bücher startet neue Dateien für jedes Ihrer Konten. Die meisten Unternehmen halten für zwei Jahre Daten des laufenden Jahres und des Vorjahres, in den Vor-Ort-Office-Dateien und ältere Dateien eingelagert. Wie Sie ein neues Jahr beginnen, Box Ihre zwei Jahre alte Dateien für die Speicherung und die neu leeren Schubladen für das neue Jahr neue Dateien verwenden. Zum Beispiel: Angenommen, Sie Dateien für das Jahr 2015 halten die 2014-Dateien leicht zugänglich in Aktenschrank Schubladen im Büro erstellen, aber die 2013-Dateien für Staubox auf. Dann halten Sie Ihre 2014-Dateien in den Schubladen, wo die 2013-Dateien gewesen war.
Es gibt keine feste Regel, über die Dateispeicherung. Sie können feststellen, dass Sie einige Dateien regelmäßig zugreifen müssen und deshalb wollen sie nicht bei der Lagerung zu setzen. Kein Problem. Ziehen Sie alle Dateien, die laufenden Aktivitäten im Zusammenhang mit und halten sie im Büro, so dass Sie jedes Mal, wenn Sie die Dateien müssen nicht in den Speicherbereich laufen müssen. Zum Beispiel, wenn Sie einen laufenden Rechtsfall haben, sollten Sie alle Dateien, diese Angelegenheit aus der Lagerung und leicht zugänglich im Zusammenhang halten.