Organisieren Buchführung für Ihr Unternehmen
Bleiben Sie organisiert ist entscheidend für die effiziente und genaue Buchführung. Organisieren Sie Ihre Buchführung von der Entscheidung, was zu halten, und wie Informationen schnell zu finden, wenn Sie es brauchen. Alles, was Sie in Ihrem Unternehmen tun erzeugt Papiere, die leicht unübersichtlich werden kann, wenn Sie es nicht unter Kontrolle zu halten.
Wenn Sie Ihre Buchhaltung Computerisierung müssen Sie nicht so viel Papier zu halten, aber Sie haben noch eine Papierspur, falls etwas wollen Ihren Computer Aufzeichnungen geschieht, oder Sie müssen die Backup-Informationen für eine Transaktion, die zu einem späteren Zeitpunkt in Frage gestellt wird.
Offensichtlich, Aktenschränke sind, wo Sie die meisten Ihrer Aufzeichnungen für das laufende Jahr und im Vorjahr speichern werden. Ältere Dateien Sie in den Kästen in einem Lager oder Abstellraum speichern können, wenn Sie in Ihrem Aktenschränke nicht verfügbar. Wie Sie die Dateien erstellt werden, um Ihre Fähigkeit, kritisch sein, etwas zu finden, wenn Sie es brauchen.
Buchhaltung Speichermethoden
Viele Buchhalter verwenden vier verschiedene Methoden Accounting-Informationen zu speichern:
Dateiordner: diese sind für die Einreichung der Rechnung, Zahlung und Vertragsinformationen über Anbietern- Informationen über einzelne Mitarbeiter, wie Abrechnung im Zusammenhang mit Formularen und Daten- und Informationen zu den einzelnen Kundenkonten verwendet.
Drei-Ring-Binder: Ihre Kontenplan, Hauptbuch und Zeitschriften sind in der Regel in drei Aktenordner gehalten. Auch wenn Sie ein EDV-Buchführungssystem verwenden zu tun, es ist eine gute Idee, eine Kopie davon für den Monat zuletzt geschlossen und den aktuellen Monat in Hardcopy, falls Ihr Computersystem zu halten, geht nach unten, und Sie brauchen, um schnell Informationen zu prüfen.
Erweiterbare Dateien: Diese Arten von Dateien sind gut für die ausstehenden Rechnungen und Lieferanten Aktivität zu verwalten. Sie können für die Verwaltung von anstehenden Lieferantenrechnungen und Bestellungen alphabetisch erweiterbar Dateien. Sie können für die Verwaltung von ausstehenden Rechnungen 30-Tage und 12-Monats-erweiterbar-Dateien verwenden.
Als Rechnungen in kommen, können Sie sie in der 12-Monats-Datei für den Monat der Fälligkeit schalten. Dann bewegen Sie die Rechnungen des aktuellen Monats an die 30-Tage-Datei durch den Tag sie fällig sind. Sie können mit Hilfe dieser Dateien vermeiden können, wenn Sie ein EDV-Buchführungssystem verwenden, und stellen Sie die Rechnung zu bezahlen Erinnerungssystem in Ihrem Buchhaltungsprogramm.
Medien zum Speichern von Backup-Computer Daten: Wenn Sie die Bücher auf Computer halten, sicher sein, Sie täglich mindestens eine Sicherungskopie aller Daten machen und bewahren Sie sie an einem sicheren Ort - ein Ort, an dem die Daten nicht zerstört werden, wenn es brennt. Eine gute Alternative könnte ein kleines Feuer sicher sein, wenn Ihr Unternehmen nicht über einen eingebauten Safe.
Wenn an Papierkram zu halten oder zu verwerfen
Sie finden es nicht lange dauern, viel Papier aufzubauen und haben Raum nicht zu speichern alles. Zum Glück nicht alles muss für immer gehalten werden. Im Allgemeinen etwas zu Steuererklärungen im Zusammenhang muss für mindestens drei Jahre lang aufbewahrt werden, aber wenn man 3 Jahre sind vorbei die IRS können Sie nicht prüfen, wenn es Betrug vermutet. So können Sie die meisten Ihrer Papiere loszuwerden, sobald sie vier Jahre alt ist.
Einige Ausnahmen sind Mitarbeiter. Diese Datensätze, die Sie bis zum Mitarbeiter halten müssen seit mindestens drei Jahren die Beschäftigung des Unternehmens verlassen. Die Verjährungsfrist für die meisten Aktionen, die von einem ehemaligen Mitarbeiter eingereicht werden können, beträgt drei Jahre, nachdem sie verlassen.
Im vierten Jahr wird Sie in der Lage sein, die meisten Ihrer Papiere loszuwerden, aber Sie können bestimmte sensible Daten länger behalten wollen. Alle Informationen über Vermögenswerte, die von der Gesellschaft noch gehalten werden, sollten gehalten werden. Sie sollten auch über die anstehenden Rechtsfragen keine Informationen erhalten. Überprüfen Sie mit Ihrem Anwalt und Ihrem Steuerberater, bevor alte Papiere zu zerstören und sicher sein, Sie nicht etwas zu werfen, die benötigt werden könnten.