E-Mail-Etikette auf dem Job

Vor ein paar Jahren, E-Mail übertroffen Post als volumenstärksten Träger von Nachrichten. Seine Popularität hat boomt seitdem und zeigt keine Anzeichen zu stoppen. Obwohl viel über E-Mail-Etikette geschrieben wurden, sind viele der schlimmsten Übeltäter scheinen nicht lesen werden. Was können Sie Ihr Unternehmen E-Mails die richtige halten tun?

kommunizieren Sie klar

Die beste Eigenschaft von E-Mail ist auch das Schlimmste: Die Kommunikation mit einer oder mehreren Personen, in der Halle oder auf der ganzen Welt, kann sofort geschehen. Diese Unmittelbarkeit kann eine enorme Bereicherung sein, wenn Sie diese Art von Macht brauchen. Es kann auch ein echtes Problem sein, wenn Sie es als Ersatz für nachdenkliche, eine sinnvolle Kommunikation verwenden.

Ein Problem bei der E-Mail-überbeanspruchend ist, dass Ihr Ton leicht mißverstanden werden kann. Persönlich oder am Telefon, können Zuhörer visuelle oder verbale Signale bekommen und Emotionen und Nuancen holen, vor allem Sarkasmus. Auch im Zeitalter der Ironie, und selbst wenn man die allgegenwärtige Smiley verwenden, können Leser Ihre Punkt verfehlen. "Ich habe gehört, am Donnerstag Mitarbeitertreffen wirklich gut gelaufen!" hat eine ganz andere Bedeutung, wenn es in einem sarkastischen Ton (das Treffen nicht gut gehen überhaupt) gesprochen wird, als wenn sie in einer glücklichen, direkten Ton gesprochen wird. Die Chancen stehen gut, dass Ihre Leser in einer E-Mail diese Aussage falsch verstanden wird.

Immer wieder gelesen Ihre E-Mail-Nachricht für Klarheit und Ton, bevor Sie sie senden, und folgen Sie mit einem Telefonanruf, wenn Sie nicht über eine prompte Antwort.

Schreiben Sie mit Stil

Hier sind ein paar stilistische Fehler, die Menschen machen, wenn E-Mail mit:

• Vergessen Sie die Regeln der Rechtschreibung und Grammatik: Vielleicht wegen der schieren Menge der E-Mails, die Menschen senden, E-Mail dazu neigt, ein sehr informelles Medium zu sein. Informell, sollte jedoch nicht bedeuten, schlampig. Achten Sie auf Probleme wie Satzfragmente und Rechtschreibfehler. Wenn Sie nicht sicher über die Regeln der Grammatik sind, halten einen Style Guide handlich.
• Als unprofessionell: Nur weil Sie eine E-Mail anstelle einer Notiz oder Telefonanruf sind zu senden, bedeutet nicht, Sie Ihre professionellen Standards entspannen lassen können. Obwohl ein Hauch von Humor im Ton einer E-Mail in Ordnung sein können, stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Professionalität bewahren. Obwohl smileys in sozialen E-Mails hilfreich sein können, verhindern, dass sie im Geschäft mit.
• Das Weglassen einen Gruß und / oder Schließen: Noch schlimmer ist "Hey" als Gruß verwendet wird. Ist es wirklich so schwer "Hallo Jim" oder "Die besten Wünsche, Bev" zu geben?
• Mit allen SCHRIFT: Capitals sind schwieriger zu lesen als normalen Text. Darüber hinaus sehen viele Menschen ihre Verwendung als E-Mail-Äquivalent zu schreien, wenn Sie also nicht etwas, im Konferenzraum schreien würde, tun Sie es nicht in allen Hauptstädten geben.
• Mit allen Kleinbuchstaben: Dies ist oft ein Zeichen von Faulheit. Stellen Sie sicher, Eigennamen, Namen und den ersten Buchstaben jedes Satzes Kapital zu schlagen.
• Mit beleidigende Sprache: Obwohl Sie Ihre Sprache bei der Arbeit im Allgemeinen beobachten sollte, schweben gesprochen Schimpfwörter in die Luft weg. Geschrieben diejenigen sitzen dort auf dem Computer-Bildschirm, vielleicht länger, als Sie es wünschen.