Behandeln Sie Dokumente und Papiere Sobald Zeitmanagement zu verbessern
Diejenigen, die Master-Dokumente und Papier haben Single-Handling gemeistert. Diese Menschen berühren oder ein Dokument, eine E-Mail oder Papier einmal gelesen und dann entsprechend reagieren. Sie haben nicht anhäufen, Tisch, darüber nachzudenken, überprüfen, zu überdenken, refile oder Verzögerung. Sie erhalten von dem Dokument zu befreien das erste Mal, wenn sie es umgehen oder sie zu sehen.
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Wenn Sie ein Einzelhandler werden wollen, folgen Sie den fünf Ds: dump, Delegierter, Umweg, tun Sie es, oder Depot. Andernfalls stellen Sie eine weniger produktive Liste von Ds: trödeln, Träumerei, vorsätzliche und täuschen - all das zu Ihrem Tod führen.
Dump-Dokumente
Der Dump-it Prinzip ist einfach: Haben Sie es brauchen? Wenn Sie dies nicht tun, werfen Sie es oder zu entsorgen. Lehnen Sie eine der folgenden Fragen, und Sie können sicher sein, die Delete-Taste drücken oder es zum Schredder oder Papierkorb zu senden:
Benötigen Sie wirklich auf diese zu handeln oder sie halten?
Ist das neue, relevante Informationen, die Sie jetzt oder in der Zukunft brauchen?
Hat profitieren diese Informationen einen Kollegen oder Kunden?
Gibt es Konsequenzen für die Führung es nicht?
Wird diese Erhöhung der Einnahmen oder den Kundendienst?
Sortieren Sie Ihre E-Mails über den Papierkorb oder Abfallkorb. Alles, was in den Behälter oder Korb wirbelt ist nicht mehr Ihr Problem.
Delegieren Dokumente
Haben Sie eine innere Packung Ratte, die auf alles zu halten will, jeder Zeitung, die mit Ihrem Schreibtisch kreuzt? Eine Möglichkeit, diesen Impuls zu schließen ist sonst Papiere jemanden zu delegieren. Auch wenn Du kennt Sie konnte die Aufgabe mit zwei Hände gebunden hinter Ihrem Rücken vervollständigen, das bedeutet nicht, es ist die beste Nutzung Ihrer Zeit. Delegierter und geben Sie sich mehr Zeit für hochwertige Aufgaben zu arbeiten, während die Fähigkeiten und das Vertrauen der Menschen bauen Sie delegieren.
Detour Dokumenten- komm später wieder
jede E-Mail Handling elektronisches Dokument oder sogar Blatt Papier ist einmal ein fantastisches Tor, aber manchmal ist es unmöglich. Vielleicht brauchen Sie mehr Informationen, bevor Sie die Nachricht auch delegieren, oder entsorgen können, oder vielleicht das Dokument wirft erhebliche Fragen, die beantwortet werden müssen, bevor Sie handeln. Wenn Sie die E-Mail-Umweg und parken können, elektronisches Dokument oder Papier für eine spätere Follow-up, haben Sie Zeit berät gespeichert jetzt.
Nicht dauerhaft parken nichts! Erstellen Sie einen Umweg Datei für verzögerte Dokumente und Papiere, aber seien Sie sicher, dass Sie die Informationen, die Sie brauchen, und beschäftigen sich mit dem Thema. Lassen Sie sich nicht Ihre temporäre Datei einen Stapel wachsen in einer Datei versteckt.
Tun Sie es: Maßnahmen ergreifen, um ein Dokument erforderlich
TU es ist die einfachste und direkteste aller Ds. Ergreifen Sie Maßnahmen, entweder auf die Aufgabe schnell erledigt werden oder weil es ein hohes Maß an Dringlichkeit, mit ihm verbunden:
Tend zu dringenden Angelegenheiten. Wenn die Aufgabe an die Spitze Ihrer Prioritätenliste bewegt, nachdem Sie das Papier zu lesen, ist die beste Vorgehensweise, es jetzt zu tun. Ändern Sie Ihre Prioritäten und arbeiten, bis die neue Priorität abgeschlossen ist, auch wenn es Ihnen den Rest des Tages nimmt.
Holen Sie die Aufgabe schnell erledigt. Folgen Sie der Fünf-Minuten-Regel: Wenn die notwendige Aufgabe, Anruf, Antwort oder Klärung etwas ist nur Sie tun können, und es werden weniger als fünf Minuten in Anspruch nehmen, tun Sie es sich jetzt. Bis Sie es Umweg, holen Sie es wieder später noch einmal lesen es und neu auszurichten, werden Sie jetzt viel mehr Zeit, als die fünf Minuten, die erforderlich investiert haben.
Depot es: Einreichung von Unterlagen
EIN Depot ist ein Ort, an dem etwas abgeschieden oder gespeichert wird. Einrichtung eines wirksamen Depot für Papiere, die Sie brauchen zu halten (und nur die Papiere müssen Sie halten).