Access 2010 All-In-One For Dummies

Wenn Sie eine Datenbank in Access 2010 entwerfen, zu entscheiden, welche Art jedes Feld sein wird. Hier sind einige Tipps für wann welche Art von Feld zu verwenden.

Diese Tastenkombinationen sind besonders nützlich in Access 2010. Einige Tastenanschläge überall arbeiten in Access 2010, während andere arbeiten nur in bestimmten Ansichten, wie erwähnt.

Hier sind die fünf Gebote von Datenbank-Design, ob Sie Access 2010 oder eine andere Datenbank-Programm verwenden. Eine gut konzipierte Datenbank macht Ihre Daten einfacher zu halten.

• Speichern von Informationen, wo es hingehört, nicht dort, wo es angezeigt wird. Wo Sie speichern Informationen hat nichts damit zu tun, wo es angezeigt wird. In einer Tabelle, geben Sie Informationen, wo Sie es angezeigt werden soll, wenn Sie die Tabelle drucken, aber Datenbanken anders funktionieren. In einer Datenbank speichern Sie Informationen in den Tabellen auf der Struktur der Informationen. Ein Stück von Informationen kann in vielen verschiedenen Berichten angezeigt, aber Sie speichern es nur ein Feld in einer Tabelle.

• Speichern von Informationen, wie es wirklich existiert, ist nicht, wie Sie es in einem bestimmten Bericht angezeigt werden sollen. Dies ist eine logische Folge der ersten Regel. Wenn Sie Titel in Groß (Kapital) Briefe in Ihrem Kaufaufträge angezeigt werden soll buchen, können Access die Titel für Sie zu nutzen. Bewahren Sie die Buchtitel mit der richtigen Aktivierung, so dass Sie nicht mit ihnen in allen Kappen auf jedem Bericht stecken geblieben sind. Access hat viele eingebaute Funktionen, die die Art und Weise, dass Text, Zahlen anpassen können, und Daten formatiert sind.

• Garbage in, garbage out (GIGO). Wenn Sie nicht die Mühe eine gute, vernünftige Design für Ihre Datenbank zu erstellen - und wenn man nicht aufpasst korrigieren, reinigen Daten einzugeben - Ihre Datenbank voller Müll landen.

  Eine gut konzipierte Datenbank ist leichter zu pflegen als eine schlecht gestaltete ein, da jedes Stück von Informationen nur einmal gespeichert ist, in einem klar benannten Feld in einem klar benannte Tabelle, mit den richtigen Validierungsregeln an Ort und Stelle. Ja, es klingt wie eine Menge Arbeit, aber eine Datenbank von 10.000 falsche Datensätze Reinigung wird (die Untertreibung verzeihen) noch mehr Arbeit.

• Trennen Sie Ihre Daten aus Ihren Programmen. Wenn Sie eine Datenbank zur gemeinsamen Nutzung mit (oder verteilt) andere Personen erstellen, speichern Sie alle Tabellen in einer Datenbank (die hinteres Ende) und alle anderen Objekte in einer anderen Datenbank (die Vorderes Ende). Dann können Sie diese beiden Datenbanken miteinander verknüpfen alles funktioniert. Die Trennung der Tabellen von allem anderen rationalisiert die ganze Gedöns der Aktualisierung Abfragen, Formulare, Berichte oder andere Sachen später, ohne die Daten in den Tabellen zu stören.

• Zurück früh und häufig auf. Okay, ist dieser Tipp nicht über Design, aber es ist zu wichtig, um weglassen: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datenbank jeden Tag. Mit etwas Glück hat Ihr Büro bereits ein System regelmäßiger (wahrscheinlich jede Nacht) Sicherungen, die Ihre Datenbank enthält. Wenn nicht, machen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank in regelmäßigen Abständen, und sicher vor jeder größeren Änderungen vornehmen. Halten Sie mehrere Sicherungen, nicht nur die jüngste, falls es eine Weile dauert, um ein Problem zu entdecken.

Wenn die Daten, die durch Tabellen und Formulare in Ihre Datenbank geht, ist Müll, dann ist jede Ausgabe oder Analysen, die Sie tun, mit Abfragen und Berichte finden Sie Müll geben auch. Glücklicherweise bietet Zugang viele Werkzeuge, die Sie stellen Sie sicher, zu helfen, dass die Daten, die in jedem Feld geht die Daten, die in diesem Feld zu gehen, angenommen hat. Sie können viele der Werkzeuge finden Müll in der Tabelle der Entwurfsansicht zu halten:

• Datentyp: Verwenden Sie den Typ korrekten Daten Daten vom falschen Typ zu verhindern, eingegeben werden.

• Feldgröße: Begrenzt die Anzahl der Zeichen. wenn Sie wissen zum Beispiel, dass ein Feld nie vier Zeichen nicht überschreiten sollte, stellen Sie die Feldgröße auf 4 Zeichen.

• Format: Macht die Daten richtig aus. Zum Beispiel können Sie Text auf alle Kappen oder Kleinbuchstaben ändern. Eingabemasken zum Beispiel arbeiten mit dem Format Feldeigenschaft.

• Eingabemaske: Ein Eingabemaske begrenzt die in einem Feld erlaubt Informationen durch die Angabe, welche Zeichen Sie eingeben können. Verwenden Sie eine Eingabemaske, wenn Sie das Formular wissen, dass die Daten übernehmen soll - zum Beispiel, wenn eine Auftragsnummer zwei Buchstaben hat gefolgt von vier Ziffern. Telefonnummern und Postleitzahlen sind weitere Beispiele für Bereiche, in denen Eingabemasken nützlich sind.

• Standardwert: Definiert einen Wert, der standardmäßig angezeigt wird, wenn kein anderer Wert eingegeben wird. Der Standardwert wird im Feld angezeigt, bis ein anderer Wert eingegeben wird.

• Feld oder Record Gültigkeitsregel: Eine Regel, die Daten, bevor sie passieren muss eingegeben. Diese Eigenschaft arbeitet mit der Validation Text Eigentumsregel.

• Erforderlich: Gibt an, dass das Feld einen Wert haben muss, um für Sie den Datensatz zu speichern. Wenn kein Wert eingegeben wird, greift nicht auf einen neuen Rekord bei der Tab erstellen oder die Eingabetaste gedrückt wird, und die Schaltfläche Neuer Datensatz wird abgeblendet.

• Lassen Zero Length: Gibt an, ob ein Eintrag Null-Länge wie # 147- # 148- (Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen) ist erlaubt (nur für Text, Memo und Hyperlink-Felder). Eine Null-Längenfeld ermöglicht es Ihnen, zwischen Informationen zu unterscheiden, die nicht vorhanden ist, und einen Nullwert (leer), die unbekannt ist oder wurde nicht eingegeben. Wenn diese Option aktiviert ist, ermöglicht es, eine Zeichenfolge der Länge Null in einem Pflichtfeld. Möglicherweise möchten Sie eine Eingabemaske zu verwenden, um eine Null-Längenfeld von einem Nullwert anders aussehen zu lassen, wenn beide erlaubt sind.

• Indizierte: Wenn Sie zum Index ein Feld auswählen, können Sie angeben, dass in dem Feld erlaubt keine doppelten Werte. Diese Eigenschaft ist auch von Blattansicht - es ist ein Kontrollkästchen auf der Registerkarte Datenblatt des Ribbon.

• Such-Felder: Hiermit kann der Anwender einen Wert für ein Feld auswählen, die in einem anderen Feld gespeichert ist. Dies eliminiert viele Rechtschreibfehler und standardisiert die Optionen für das Feld. Verwenden Sie den Nachschlag-Assistenten ein Lookup-Feld zu erstellen.

Wenn Sie eine Access 2010 Datenbank-Anwendung zu automatisieren VBA verwenden, können Sie mit einer leeren Seite verloren gehen, an dem das Schreiben von Code zu beginnen. Wo soll man anfangen? Hier sind ein paar einfache Richtlinien zu folgen, haben Sie VBA-Code wie ein Profi zu schreiben:

• Hilfe bekommen. Ja, dieser Artikel listet ein paar Möglichkeiten, mit VBA in Access zu verbessern, aber F1 jederzeit drücken, Microsoft Office Access-Hilfe zu starten, wo Sie lernen können, und Beispiele für VBA-Code zu sehen.

• Verwenden Sie den Objektbrowser. Der Object Browser können Sie die verschiedenen Eigenschaften und Methoden der Objekte in VBA erkunden. Aus dem Editor-Fenster VBA, wählen Sie Ansicht - Objekt-Browser - oder einfach F2 drücken.

• Weitere Hilfe. Sicher, die eingebaute Hilfe-Tools in Access 2010 VBA sind wunderbar, aber Sie können auch Ihre Lieblings-Browser nutzen das Internet, um Hilfe zu einer Vielzahl von Themen auf das Schreiben von VBA-Code zu suchen. Sie können auch Beispiele finden, die Sie stehlen können - oder zu leihen - für Ihr eigenes Projekt.

• Behandeln Sie Ihre Fehler. Selbst die perfekte Programmierer kann keine Fehler auftreten zu stoppen, aber er oder sie kann sie aus bringt ein Programm zum Erliegen zu stoppen. Verwenden Sie VBA integrierte Fehler mit der Handhabung On Error Goto und Resume-Anweisungen zu stoppen Fehler und den Programmablauf ändern, so dass Ihre Anwendungen nicht die Menschen vereiteln sie zu benutzen.

• Verwenden Sie Funktionen und Sub-Prozeduren. Verwenden Sie Funktionen und Sub-Prozeduren Aufgaben zu bewältigen, die durch verschiedene Bereiche des Programms durchgeführt werden. Als allgemeine Regel gilt, wenn Sie sich selbst Kopieren und Einfügen von Code aus einem Bereich eines Programms zu einem anderen finden, möchten Sie vielleicht, dass Code in seinem eigenen Verfahren zu setzen.

• Wandeln Sie Makros in VBA-Code. Der Makro-Designer in Access 2010 können Sie klicken und aus Listen von vordefinierten Aufgaben wählen, um Ihre Anwendung zu automatisieren. Bauen Sie ein Makro, das tut, was Sie wollen, und wandeln dann das Makro zu VBA-Code, so dass Sie sehen können, wie sie möchten, wenn Sie es von Grund auf neu eingegeben haben.

Access 2010 ist eine große Datenbank-Anwendung auf seine eigene, aber es spielt auch gut mit anderen. Sie können Daten aus einer Anzahl verschiedener Programme anzuzeigen und abzurufen. Wenn ein Programm VBA unterstützt, dann können Sie es von der Zutrittskontrolle. Hier ist eine kurze Liste der Microsoft-Anwendungen, die Sie Kontrolle und Daten austauschen mit nehmen können:

• Excel: Viele Excel-Benutzer am Ende mit Zugang zu engagieren, weil sie die Speicherung ihrer Daten mehr Struktur benötigen. Allerdings haben einige dieser Leute nicht, so gibt es immer noch eine starke Bindung zwischen Access und Excel ist. Sie können eine Excel-Tabelle als Tabelle in Access, verwenden oder vollständig die Kontrolle über eine Excel-Anwendung nehmen von Access VBA.

• SQL Server: SQL Server ist wie Access auf Steroiden - zumindest aus der Tabelle und Abfrage Standpunkt. Sie können Ihre Daten von Access auf SQL Server zu verbessern Geschwindigkeit und Leistung zu bewegen, wenn große Datenmengen verwendet wird. Sobald die Daten in SQL Server ist, können Sie Ihre Access-Formulare, Berichte, Makros erstellen und Module, die Daten aus der SQL-Server zu verwenden.

• Wort: Die meisten Menschen, die Zugang verwenden haben auch Wort verwendet. Egal, ob Sie einen Brief oder das Erstellen einer Liste von Aufgaben schriftlich zu tun, ist Wort, in dem viele von uns machen. Sie können auch Word als ein Reporting-Tool verwenden, in denen Sie Lesezeichen zu platzieren Daten aus Access erstellen können, so dass Sie jemanden nicht vertraut mit Access ändern, um die statischen Daten in dem Bericht haben kann.

• Sharepoint: Sharepoint ist die Vision von Microsoft für die gemeinsame Nutzung und mit Daten im Web zusammenarbeiten und von Access 2010 können Sie die Daten mit einem Sharepoint-Server teilen. Sie können sogar Formulare und Berichte in Access erstellen und sie zu einer Sharepoint-Website veröffentlichen, so dass Benutzer sie aus ihrem Browser verwenden können - ohne Zugang mit 2010 installiert.

• Ausblick: Outlook ist mehr als nur eine E-Mail-Tool- es ist auch ein Kontakt-Management-System. Mit Access 2010 können Sie E-Mails senden und Daten sammeln direkt aus den empfangenen E-Mail-Nachrichten. Sie können auch die Kontakt-, Kalender- und Aufgabeninformationen mit Ihrem Access-Anwendung teilen, so dass Sie diese Daten eingeben müssen, nur einen Platz in.