Zugang 2013 All-In-One For Dummies

Wenn Sie eine Datenbank in Access 2013 entwerfen, zu entscheiden, welche Art jedes Feld sein wird. Access bietet 12 Feldtypen für Sie unter zu wählen. Wählen Sie den Feldtyp, der am besten die Daten beschrieben, die Sie im Feld gespeichert werden soll und das funktioniert für die Art der Analyse, die Sie brauchen, um das Feld zu verwenden. Hier sind Tipps, wann welche Art von Feld zu verwenden.

Manche Leute würden lieber mit der Tastatur als die Maus, und Access 2013 hat viele Tastenkombinationen für diese Menschen. Die folgenden Tastenkombinationen sind besonders nützlich in Access 2013 Einige Tastenanschläge überall in Access arbeiten 2013- andere arbeiten nur in bestimmten Ansichten, wie erwähnt.

Hier sind die fünf Gebote von Datenbank-Design, ob Sie Access 2013 oder eine andere Datenbank-Programm verwenden. Eine gut konzipierte Datenbank macht Ihre Daten einfacher zu halten.

• Speichern von Informationen, wo es hingehört, nicht dort, wo es angezeigt wird. Wo Sie speichern Informationen hat nichts damit zu tun, wo es angezeigt wird. In einer Tabelle, geben Sie Informationen, wo Sie es angezeigt werden soll, wenn Sie die Tabelle drucken, aber Datenbanken anders funktionieren. In einer Datenbank speichern Sie Informationen in den Tabellen auf der Struktur der Informationen. Ein Stück von Informationen kann in vielen Berichten erscheinen, aber Sie speichern es in nur ein Feld in einer Tabelle.

• Speichern von Informationen, wie es wirklich existiert, ist nicht, wie Sie es in einem bestimmten Bericht angezeigt werden sollen. Diese Regel ist eine logische Folge der ersten Regel. Wenn Sie Titel in Groß (Kapital) Briefe in Ihrem Kaufaufträge angezeigt werden soll buchen, können Access die Titel für Sie zu nutzen. Bewahren Sie die Buchtitel mit der richtigen Aktivierung, so dass Sie nicht stecken mit ihnen auf jedem Bericht in allen Kappen haben. Access hat viele eingebaute Funktionen, die die Art und Weise, dass Text, Zahlen anpassen können, und Daten formatiert sind.

• Vermeiden Sie Müll rein, Müll raus (GIGO). Wenn Sie nicht die Mühe eine gute, vernünftige Design für Ihre Datenbank zu erstellen - und wenn man nicht aufpasst korrigieren, reinigen Daten einzugeben - Ihre Datenbank voller Müll landen. Eine gut konzipierte Datenbank ist leichter zu pflegen als eine schlecht gestaltete ein, da jedes Stück von Informationen nur einmal gespeichert ist, in einem klar benannten Feld in einem klar benannte Tabelle, mit den richtigen Validierungsregeln an Ort und Stelle. Ja, es klingt wie eine Menge Arbeit, aber eine Datenbank von 10.000 falsche Datensätze Reinigung wird (die Untertreibung verzeihen) noch mehr Arbeit.

• Trennen Sie Ihre Daten aus Ihren Programmen. Wenn Sie eine Datenbank zur gemeinsamen Nutzung mit oder verteilt auf andere Menschen zu erstellen, speichern Sie alle Tabellen in einer Datenbank (Backend) und alle anderen Objekte in einer anderen Datenbank (das vordere Ende). Dann können Sie diese beiden Datenbanken verknüpfen, um alles funktioniert. Die Trennung der Tabellen von allem anderen rationalisiert die ganze Gedöns der Aktualisierung Abfragen, Formulare, Berichte und andere Sachen später, ohne die Daten in den Tabellen zu stören.

• Zurück früh und häufig auf. Okay, ist dieser Tipp nicht über Design, aber es ist zu wichtig, um weglassen: Erstellen Sie eine Sicherungskopie der Datenbank jeden Tag. Mit etwas Glück hat Ihr Büro bereits ein System regelmäßiger (wahrscheinlich jede Nacht) Sicherungen, die Ihre Datenbank enthält. Wenn nicht, machen Sie eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank in regelmäßigen Abständen und auf jeden Fall eine Sicherungskopie vor jeder größeren Änderungen vornehmen. Halten Sie mehrere Sicherungen, nicht nur die jüngste, falls es eine Weile dauert, um ein Problem zu entdecken.

Wenn die Daten, die durch Tabellen und Formulare in Ihre Datenbank geht, ist Müll, jede Ausgabe oder Analysen, die Sie tun, mit Abfragen und Berichte finden Sie Müll geben auch. Glücklicherweise bietet Zugang viele Werkzeuge, die Sie stellen Sie sicher, zu helfen, dass die Daten, die in jedem Feld geht die Daten, die in diesem Feld zu gehen, angenommen hat. Sie können viele der Werkzeuge finden, die Müll in der Tabelle der Entwurfsansicht halten:

• Datentyp: Verwenden Sie den Typ korrekten Daten Daten vom falschen Typ zu verhindern, eingegeben werden.

• Feldgröße: Diese Eigenschaft begrenzt die Anzahl der Zeichen. Wenn Sie wissen, dass ein Feld nie vier Zeichen nicht überschreiten sollte, zum Beispiel Feldgröße bis 4.

• Format: Diese Eigenschaft macht die Daten richtig aus. Sie können Text auf alle Kappen oder klein schreiben, zum Beispiel ändern.

• Eingabemaske: Ein Eingabemaske begrenzt die in einem Feld erlaubt Informationen durch die Angabe, welche Zeichen Sie eingeben können. Verwenden Sie eine Eingabemaske, wenn Sie das Formular wissen, dass die Daten übernehmen sollte - wenn eine Auftragsnummer zwei Buchstaben hat gefolgt von vier Ziffern, zum Beispiel. Telefonnummern und Postleitzahlen sind weitere Beispiele für Bereiche, in denen Eingabemasken nützlich sind. Eingabemasken arbeiten mit dem Format Feldeigenschaft.

• Standardwert: Diese Eigenschaft definiert einen Wert, der standardmäßig angezeigt wird, wenn kein anderer Wert eingegeben wird. Der Standardwert wird im Feld angezeigt, bis ein anderer Wert eingegeben wird.

• Feld oder Record Validierungsregel: Die Daten müssen diese Regel durchlaufen, bevor sie eingegeben wird. Diese Eigenschaft arbeitet mit der Validation Eigenschaft Text Regel.

• Erforderlich: Diese Eigenschaft gibt an, dass das Feld einen Wert haben muss, damit Sie den Datensatz zu speichern. Wenn kein Wert eingegeben wird, greift nicht auf einen neuen Rekord bei der Tab erstellen oder die Eingabetaste gedrückt wird, und die Schaltfläche Neuer Datensatz wird abgeblendet.

• Lassen Zero Length: Diese Eigenschaft gibt an, ob eine Null-Länge Eintrag wie # 147- # 148- (Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen) ist erlaubt (nur für Text, Langtext, und Hyperlink-Felder). Eine Null-Längenfeld ermöglicht es Ihnen, zwischen Informationen zu unterscheiden, die nicht und einen Nullwert nicht vorhanden ist (leer), die unbekannt ist oder wurde nicht eingegeben. Wenn diese Option aktiviert ist, ermöglicht es, eine Zeichenfolge der Länge Null in einem Pflichtfeld. Möglicherweise möchten Sie eine Eingabemaske zu verwenden, um eine Null-Längenfeld von einem Nullwert anders aussehen zu lassen, wenn beide erlaubt sind.

• Indexed: Wenn Sie zum Index ein Feld auswählen, können Sie angeben, dass in dem Feld erlaubt keine doppelten Werte. Diese Eigenschaft ist auch vom Datenblatt view- es ein Kontrollkästchen auf der Registerkarte Datenblatt des Band ist.

• Such-Felder: Diese Eigenschaft ermöglicht es dem Benutzer einen Wert für ein Feld auswählen, die in einem anderen Feld gespeichert ist, wodurch viele Rechtschreibfehler und Standardisierung der Optionen für das Feld zu eliminieren. Verwenden Sie den Nachschlag-Assistenten ein Nachschlag-Feld zu erstellen.

Wenn Sie eine Access 2013 Datenbank-Anwendung sind die Automatisierung mithilfe von Visual Basic für Applikationen (VBA), können Sie mit einer leeren Seite verloren gehen das Schreiben von Code zu beginnen. Wo soll man anfangen? Hier sind ein paar einfache Richtlinien zu folgen, haben Sie VBA-Code wie ein Profi zu schreiben:

1. Hilfe bekommen.

   Drücken Sie F1 jederzeit Microsoft Access-Hilfe zu starten, wo Sie Beispiele von VBA-Code zu sehen.

2. Verwenden Sie den Objektbrowser.

   Der Object Browser können Sie die Eigenschaften und Methoden der Objekte in VBA erkunden. Im Visual Basic-Editor, wählen Sie Ansicht, dann Browser-Objekt oder einfach F2 drücken.

3. Weitere Hilfe.

   Sicher, die integrierte Hilfe-Tools innerhalb von VBA sind wunderbar, aber Sie können auch Ihre Lieblings-Browser nutzen das Internet, um Hilfe zum Schreiben von VBA-Code zu suchen. Sie können auch Beispiele finden, die Sie stehlen können - oder zu leihen - für Ihr eigenes Projekt.

4. Behandeln Sie Ihre Fehler.

   Selbst die perfekte Programmierer kann keine Fehler auftreten zu stoppen, aber er oder sie kann sie aus bringt ein Programm zum Erliegen zu stoppen. Verwenden Sie VBA-interne Fehler mit der On Error Handling Goto und Resume-Anweisungen zu stoppen Fehler und den Programmablauf ändern, so dass Ihre Anwendungen nicht die Menschen zu vereiteln, die sie benutzen.

5. Verwenden Sie Funktionen und Sub-Prozeduren.

   Beschäftigen Funktionen und Sub-Prozeduren Aufgaben zu bewältigen, die durch verschiedene Bereiche des Programms durchgeführt werden. Als allgemeine Regel gilt, wenn Sie sich selbst Kopieren und Einfügen von Code aus einem Bereich eines Programms zu einem anderen finden, können Sie diesen Code in seinem eigenen Verfahren zu setzen.

6. Wandeln Sie Makros in VBA-Code.

   Die Makro-Designer in Access 2013 können Sie unter Listen von vordefinierten Aufgaben wählen Sie Ihre Anwendung zu automatisieren. Erstellen Sie ein Makro, das tut, was Sie wollen, und dann das Makro zu VBA-Code konvertieren, so können Sie sehen, wie es aussehen würde, wenn man es von Grund auf neu getippt hatte.

Zugang 2013 ist eine große Datenbank-Anwendung auf seine eigene, aber es spielt auch gut mit anderen, so dass Sie Daten aus mehreren anderen Programmen anzuzeigen und abzurufen. Wenn ein Programm Visual Basic für Applikationen (VBA) unterstützt, können Sie es von der Zutrittskontrolle. Hier ist eine kurze Liste von Anwendungen, die Sie die Kontrolle über und Daten austauschen mit nehmen können:

• Microsoft Excel: Viele Benutzer von Excel am Ende mit Zugang bekommen beteiligt, weil sie für die Speicherung ihrer Daten mehr Struktur benötigen. Einige dieser Menschen nicht den Sprung auf Zugang machen, aber so eine starke Bindung besteht noch zwischen Access und Excel. Sie können eine Excel-Tabelle als Tabelle in Access verwenden oder vollständig aus VBA Steuerung einer Excel-Anwendung übernehmen.

• Microsoft SQL Server: SQL Server ist wie Access auf Steroiden - zumindest aus der Tabelle und Abfrage Standpunkt. Sie können Ihre Daten von Access auf SQL Server zu verbessern Geschwindigkeit und Leistung zu bewegen, wenn Sie große Datenmengen verwenden. Nachdem die Daten in SQL Server ist, können Sie Ihre Access-Formulare, Berichte, Makros und Module bauen, um die Daten aus SQL Server zu verwenden.

• Microsoft Word: Die meisten Menschen, die Zugang verwenden haben auch Wort verwendet. Egal, ob Sie einen Brief oder das Erstellen einer Liste von Aufgaben sind schriftlich zu tun, ist Wort, wo Sie drehen verwendet werden können. Sie können auch Word als ein Reporting-Tool zu verwenden, in dem Sie Lesezeichen erstellen können Daten aus Access und jemand anderes zu platzieren - die mit Access nicht vertraut sind - können die anderen Informationen im Word-Dokument bearbeiten.

• Microsoft Sharepoint: Sharepoint ist die Vision von Microsoft für die gemeinsame Nutzung und mit Daten im Internet zusammenarbeiten. Von Access-2013 können Sie die Daten mit einem Sharepoint-Server teilen. Sie können sogar eine benutzerdefinierte Web-App erstellen, die Access-Tabellen speichert, Abfragen, Formulare (als Sichten) und Makros auf einer Sharepoint 2013 Server und ermöglicht es Ihnen, oder jemand anderes diese Formulare im Web zuzugreifen - ohne Zugang mit 2013 installiert.

• Microsoft Outlook: Outlook ist mehr als nur eine E-Mail-Tool- es ist auch ein Kontakt-Management-System. Sie können Kontakt-, Kalender- und Aufgabeninformationen mit Ihrem Access-Anwendung teilen, so dass Sie es nur an einem Ort eingeben.