Hinzufügen neuer Kontakte in ACT! 2005
Auf der einfachsten Ebene, der Hauptzweck von ACT! ist als ein Ort dienen alle Kontakte zu speichern, die Sie mit auf einer täglichen Basis zu interagieren. Sie können alle Ihre Kontakte aus der Kontaktdetailfenster hinzufügen und bearbeiten, weil es alle Informationen enthält, die zu einem bestimmten Datensatz gehört, und ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Kontaktfelder zu sehen.
Sie haben wahrscheinlich viele Kontakte, die Sie in Ihre Datenbank eingeben sind zu sterben, so springen rechts in und gehen Sie folgendermaßen vor:
Wenn Sie nicht bereits in der Kontaktdetailfenster sind, gehen Sie dort auf das Symbol Kontakte auf der ACT klicken! Nav bar.
In der Kontaktdetail Fenster wählen Sie aus einer der drei Möglichkeiten, um einen neuen Kontakt zu Ihrer Datenbank hinzufügen:
Wählen Sie Kontakt - Neuer Kontakt.
Klicken Sie auf das Symbol Neuer Kontakt auf der Symbolleiste.
Drücken Sie die Insert-Taste auf der Tastatur.
Beginnen Sie Informationen eingeben, indem Sie im Feld Firma klicken und die Eingabe des Firmennamens des Kontakts.
HANDLUNG! nicht zwischen den tatsächlichen Kontakte und leere Kontakte unterscheiden. Failure Informationen eingeben oder wiederholt die Einfügen-Taste führt zu zahlreichen leeren Kontaktdatensätze Pressen, die nicht von Nutzen sind und nur dazu dienen, um die Datenbank zu verstopfen. Also, auch wenn Sie sind frei, eine der ACT zu verlassen! Felder leer, müssen Sie etwas, zu geben, so mit den Namen des Unternehmens beginnen.
Sie können jederzeit später auf einen Datensatz zurückgehen und hinzufügen, ändern oder die gewünschten Informationen in jedem Bereich zu löschen.
Klicken Sie in das nächste Feld, wo Sie wollen Informationen einzugeben und zu schreiben beginnen.
Sie können auch die Tab-Taste, um zum nächsten Feld zu wechseln. Wenn Sie versehentlich die Tab-Taste einmal zu oft drücken, können Sie feststellen, dass Sie ein zu viele Felder vorangetrieben und endete im falschen Feld nach oben. Aber ärgern Sie sich nicht: Drücken und halten Sie die Shift-Taste gedrückt und drücken Sie dann TAB Sie den Cursor in die entgegengesetzte Richtung zu bewegen.
Weiter in Felder ausfüllen.
HANDLUNG! kommt mit etwa 50 vorprogrammierte Felder, die die Bedürfnisse der meisten Nutzer widerspiegeln. Viele der Felder sind ziemlich selbsterklärend (und die Art der Informationen widerspiegeln, die Sie wahrscheinlich in einem beliebigen Adressbuch zu finden erwarten): Kontaktnamen, Firmennamen, Telefon, Stadt, Staat und Postleitzahl. Diese sind bequem in der oberen Hälfte des Kontaktdetailfenster. Einige der Felder sind etwas weniger offensichtlich:
Adresse: Wenn Sie davon ausgehen, dass die drei Felder ACT! sieht die Adresse soll drei alternative Adressen zu speichern, sind Sie falsch! Die zweite und dritte Adressfelder sind für wirklich lange Adressen gemeint. Dieses Feld ist ein guter Ort, um einen Gebäudenamen aufzunehmen, wenn sie ein integraler Bestandteil der Adresse ist.
5160-Stil Etiketten, populär für Massensendungen verwendet, in der Regel vier Zeilen Informationen zu drucken: Firma, Kontakt, Adresse und Stadt / Land / Postleitzahl (alle auf der vierten Zeile). Wenn Sie die zweite und dritte Adressfelder verwenden müssen, müssen Sie größere Etiketten.
ID / Status: Der ID / Statusfeld ist im Wesentlichen das Kategoriefeld, und es Dateien jeden Ihrer Kontakte in Kategorien. Durch die Verwendung der ID / Status-Feld, müssen Sie nicht manuell eine Vielzahl von Datenbanken einrichten: eine für Ihre Freunde, eine für Ihre Kunden, eine für Ihren Lieferanten, und so weiter. Die ID / Status-Feld kommt mit ein paar Dutzend der am häufigsten verwendeten Kategorien, darunter Freunde, Kunden, Lieferanten voreingestellt und Konkurrenten, die einfach für jede dieser Kategorien in einem Blitz macht das Suchen.
Anrede: Dieses Feld bezieht sich auf den Namen, der nach dem Wort Liebe in einem Brief kommt, die in Ihrer Briefvorlagen verwendet wird. In der Standardeinstellung ACT !, die freundliche Art ist, verwendet den Vornamen. Fühlen Sie sich frei, die Anrede auf eine formellere ein zu ändern.
Wenn Sie die mehr formale Anrede als Standardeinstellung bevorzugen, wählen Sie Extras - Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen Anrede bequem auf der Registerkarte Allgemein.
Empfohlen von: Dieses Feld ist einer der am häufigsten übersehen diejenigen in der Datenbank. Informationen in dieses Feld eingegeben wird in der Quelle Empfehlungen Berichts Ausfall der von genannten Informationen zur Eingabe macht den Bericht nutzlos. Also, was ist das Problem? Angenommen, Sie für die Werbung in zwei Zeitungen zahlen sind - nicht zu wissen, was man lockten die meisten Aussichten schön? Wenn Sie Messen sind die Teilnahme an oder viel Zeit und Mühe in Ihre Website setzen, würde nicht wie Sie wissen, ob Ihre Bemühungen in jedem neuen Geschäft geführt haben? Und wenn ein bestehender Kunde Sie viele neue Leads sendet, würde ehren ihn nicht mit einem schönen Schinken zu Weihnachten statt der üblichen Obstkuchen schön?
Benutzer: Beachten Sie, dass mehrere Benutzerfelder sind in der unteren Hälfte des Kontaktdetailfenster. Diese Felder enthalten Informationen, die für Ihr Unternehmen spezifischen ist.
Lassen Sie diese besondere Felder leer, bis Sie sie umbenennen. Wenn Sie nicht tun, können Sie sich mit verschiedenen Arten von Daten-Ende in ein Feld eingetragen.
Sie können zurückgehen und hinzufügen, ändern immer, oder Felddaten jederzeit wieder löschen!
Erschrecken Sie nicht, wenn ACT! formatiert automatisch einige Ihrer Felddaten, wenn Sie Informationen eingeben.
Fügen Sie Ihre Daten so gleichmäßig wie möglich.
Falls erforderlich, fügen Sie mehrere Einträge auf ein Feld.
Im Allgemeinen pro Feld selbst ein Element Begrenzung ist die beste Praxis. Von Zeit zu Zeit finden Sie jedoch eine Situation, in der ein Kontakt in zwei Kategorien fällt. Zum Beispiel könnte JoAnne Chamar sowohl ein Freund und ein Client. In dieser Situation können Sie die Dropdown-Liste verwenden, um mehr als ein Element in ein Feld eingeben.
Um mehrere Kriterien auswählen, die in einem einzigen Feld aufgenommen werden, gehen Sie folgendermaßen vor:
ein. Setzen Sie den Cursor auf dem Feld.
b. Prüfen Sie die gewünschten Einstellungen aus.
c. Klicken Sie auf die gewünschten Einträge aus der Liste bearbeiten Dialogfeld Werte.
d. Klicken Sie auf eine beliebige Stelle außerhalb des Dialogfelds um es zu schließen.
Die verschiedenen Einträge erscheinen auf dem Feld, durch ein Komma getrennt.
Wenn Sie in den Informationen für jeden neuen Kontakt zu füllen, nicht zu vergessen die verschiedenen Registerkarten am unteren Rand des Layouts zu klicken.
Sie finden zusätzliche Felder auf diesen Registerkarten lauert. Die Heimatadresse Registerkarte ist der Ort, den Sie persönliche Informationen über einen Kontakt aufzunehmen. Sie könnten ein paar andere Registerkarten, die Sie auch wählen können.
Verschiedene Layouts zeigen verschiedene Registerkarten. Wenn Sie Ihr aktuelles Layout ändern möchten, sind Sie wahrscheinlich Blick auf einen anderen Satz von Registerkarten.
Wenn Sie vergessen, diese Registerkarten am unteren Rand des Kontaktdetailfenster zu klicken, können Sie nur einige der Felder übersehen, die Sie in wichtigen Informationen zu füllen müssen. Also, seien Sie sicher, dass diese Registerkarten klicken!
Speichern Sie die neuen Kontaktinformationen.
Theoretisch müssen Sie keine neuen Kontakt zu speichern Information- sie gespeichert ist, wenn Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
Führen Sie andere ACT! Befehl, der eine Note oder Verkaufschance aus der Addition zu planen einen Termin alles beinhaltet.
Verschieben Sie in der Datenbank zu einem anderen Datensatz auf.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern (durch das kleine Diskettensymbol in der Symbolleiste dargestellt).
Drücken Sie Strg + S.
Initiieren einem der vorhergehenden Befehle Ergebnisse in einem leeren Kontaktdatensatz. Sie sind nun bereit, die neuen Kontakts Informationen einzugeben.