Wie für ein Vertrauen ein Ablagesystem zu erstellen

Organisation ist der Schlüssel, und nicht mehr, als wenn Sie ein Treuhänder. Die grantor hat auf Sie verlassen das Vertrauen der Vermögenswerte kompetent zu behandeln. Wenn Sie organisiert sind, wissen Sie, wo die wichtigen Dokumente und Aufzeichnungen des Vertrauens sind, die Sie richtig hilft und effizient das Vertrauen zu verwalten.

Organisatorische Verfehlungen können zusätzliche Zeit bedeuten für ein entscheidendes Stück der Korrespondenz oder, wichtiger noch, Versagen verbrachte Suche eine erforderliche Verteilung oder die Datei zu machen und das Vertrauen der Steuern zu zahlen. Beginnen Sie Ihre Verwaltung in eine Art und Weise organisiert, wie Sie können, und wie bei den meisten Dingen im Leben, Sie, dass fast finden Sie alles, was Sie tun, wird es leichter sein und weniger Zeit in Anspruch nehmen.

Organisieren Sie das Vertrauen der richtige Weg

Beginnend auf dem rechten Fuß, wenn eine Vertrauens Verwaltung ist wichtig. Also, wo soll man anfangen? An dem Tag, Sie entdecken Sie ein Treuhänder sind ist der Tag, Sie beginnen sollte das Vertrauen der Verwaltung zu organisieren. Was tun Sie beginnen? Auch wenn viel Verwaltung online in diesen Tagen geschehen ist, können Sie noch zu Ihrem lokalen Geschäft für Bürobedarf oder Schreibwaren für die folgenden Elemente auf den Kopf:

• Papierwaren: Pick-up manila Dateien, Dateiordner, Etiketten, spezielle Buchhaltung Pads (wenn Sie nicht vertraut sind mit einem Computer-Tabelle arbeiten), Notizblöcke (oder was auch immer Sie es vorziehen, sich Notizen machen auf), und alles andere können Sie denken, Sie nützlich sein .

• Verschiedene Farbmarken (und Tinte, falls erforderlich): Wenn Sie vorhaben, Dividende zu sammeln und / oder Interesse prüft, können Sie ein zu kaufen # 147-For Deposit Only # 148- Stempel für die Rückseite des Schecks oder Datumsstempel setzen auf vertrauens Korrespondenz, die Sie erhalten.

• Ein Aktenschrank: Sie wollen wirklich eine, die Schlösser und ist einigermaßen feuerbeständig.

• Ein Computer, Drucker und Internetanschluss (Wenn Sie nicht bereits haben sie Ihnen zur Verfügung): Wenn das Vertrauen groß genug ist, komplex genug, und wird auch weiterhin lange genug, um die Kosten zu rechtfertigen, werden diese Investitionen von unschätzbarem Wert sein.

Der größte Teil der Arbeit, die Sie für jedes Vertrauen tun müssen, kann auf einem Computer durchgeführt werden, und mit einer Ihnen viel Zeit und Geld im Laufe der Verwaltung des Vertrauens zu retten, aber es ist wichtig, die regelmäßige Sicherung alles zu halten, vorzugsweise sowohl auf Papier und auf Computermedien.

Das bedeutet, Kopier Dokumente und sie an mehreren Stellen setzen, mit Offsite-Internet-basierten Backup-und sogar auf einem externen Laufwerk sichern, die Sie dann in einem feuerfesten Safe sperren. Sie nicht davon ausgehen, dass, nur weil alle anderen sagt sie Backups zu halten sind, können Sie Ihre Aufzeichnungen neu zu erstellen, wenn sie verloren sind.

Mit Ihrer Lieferungen in der Hand, einige Dateiordner erstellen. Hier sind einige, die Sie positiv, auf jeden Fall haben wollen, ob Sie eine manuelle oder elektronische Ablagesystem haben. Beachten Sie, dass einige dieser Dateien zu einem späteren Datum- andere zerstört werden können, möchten Sie vielleicht gebräunte zu haben. Die folgende Liste zeigt Ihnen, welche Dateien Sie dauerhaft behalten möchten:

• trust

• Anfangsbestand

• Jahresabschluss

Sie können diese Dateien zerstören, nachdem Sie mit ihnen fertig sind. Denken Sie aber daran, dass das Konzept der temporären relativ ist. In vielen Fällen, Sie gehen diese Dateien nicht auf das Feuer für viele Jahre zu werfen zu wollen:

• Kontoauszüge und stornierten Schecks, nach Datum eingereicht: Sie können sie zu zerstören, nachdem Sie den Jahresabschluss vorbereitet haben und nach dem Begünstigten zu diesen Konten bejahte. Wenn dies eine probate Vertrauen ist, auf sie hängen, bis das probate Konto erlaubt worden.

• Brokerage Aussagen und Aktienhandelsbestätigungen, nach Datum eingereicht: Hängen Sie auf sie, so lange, wie Sie die Kontoauszüge und stornierten Schecks halten.

• Einkommensteuererklärungen, entweder nacheinander in einem bestimmten Ordner nach Datum eingereicht oder in separaten Ordnern für jedes Jahr der Rückkehr: Bewahren Sie Kopien aller Einkommenssteuererklärungen für mindestens sieben Jahre, nachdem Sie sie einreichen.

• Korrespondenz, nach Datum eingereicht: Je nach Inhalt der Briefe, möchten Sie vielleicht auf alte Korrespondenz zu halten, bis das Vertrauen beendet und alle Konten wurden gutgeheißen werden sollte. Sie können die wirklich alte Korrespondenz in den Speicher stellen, wenn.

• E-Mails, sowie Notizen und Hinweise zu Telefongesprächen und Treffen, nach Datum eingereicht: Halten Sie auf sie, so lange, wie Sie Ihre Korrespondenzakten halten. Sie werden überrascht sein, wie oft Sie historische Informationen verweisen müssen.

• Abrechnung: Ja, als Treuhänder in Rechnung, das Vertrauen für Ihre Gebühren, wenn Sie eine Treuhändergebühr zu verzichten, wählen, weil das Vertrauen für ein Familienmitglied oder aus einem anderen Grund. Sie wollen eine Aufzeichnung zu halten, was Sie in Rechnung stellen und was Sie stützen Ihre Gebühr auf. Sie können sie mit den Bank- und Makler Aussagen zerstören zusammen.

• Sonstiges: Diese Datei ist, wo man alles setzen, die Sie denken, ist wichtig, aber nicht wirklich in keine der anderen Kategorien passen. Wenn Sie alte Korrespondenz sind platzieren, E-Mails und Memos in den Speicher, wahrscheinlich sollten Sie diese alten verschiedene Dateien setzen auch dort. Nachdem das Vertrauen endet, können Sie sie zu zerstören.

  Natürlich ist jedes Vertrauen anders, und Sie können feststellen, dass Ihre verschiedene Datei die größte in der Schublade ist. Wenn das der Fall ist, sehen, ob Sie können Gruppe, dass die Informationen in einigen zusätzlichen Dateikategorien und dass auf eine überschaubare Größe schrumpfen. Je feiner sind Sie in der Lage, die Informationen zu schneiden nach unten Sie halten, desto leichter können Sie genau das finden, was Sie suchen, wenn nötig.

Halten Sie das Vertrauen Instrument handlich

Möglicherweise haben Sie bereits das Vertrauen Instrument gelesen und sind ziemlich sicher, dass Sie wissen, was darin enthalten ist. Sie können nicht lesen und verstehen, alles in einem Trust Dokument nacheinander. Bis Sie die Signatur Seiten am Ende tatsächlich zu erreichen, werden Sie nicht einmal daran erinnern, den Namen des Vertrauens, geschweige denn daran erinnern, was Artikel VII oder Absatz 3 (B) (ii) (c) sagt.