Quickbooks 2013 Pro und Premier in einer Multi-User-Umgebung
Quickbooks Pro und Premier 2013 ermöglicht es Ihnen, mehrere Passwörter für die Quickbooks-Daten-Datei einzurichten. Was ist wirklich ordentlich daran ist, dass Sie Quickbooks kann sagen, bestimmte Benutzer und Passwörter zu erlauben, nur bestimmte Dinge zu tun.
Der Unternehmer, zum Beispiel kann ein Passwort haben, das sie etwas tun können. Aber ein neuer Buchhalter, zum Beispiel kann ein Passwort haben, das ihm nur erlaubt, Rechnungen in das System aufzunehmen.
Um zusätzliche Benutzer und Passwörter in Pro Quickbooks und Quickbooks Premier 2013 Ausgaben einzurichten, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie die Firma-Set Up Benutzer und Kennwörter-Set Up Benutzer befehlen.
Quickbooks zeigt das Dialogfeld Benutzerliste. Die Benutzer und Rollen im Dialogfeld identifiziert alle Benutzer, für die Quickbooks-Zugang eingerichtet wurde und die Rollen können Quickbooks füllen, wenn Quickbooks verwenden. Die Benutzerliste, auf der Benutzerliste Registerkarte im Dialogfeld identifiziert auch die derzeit auf dem System angemeldet ist.
Sagen Sie Quickbooks, dass Sie ein Benutzer hinzufügen möchten, indem Sie die Schaltfläche Benutzer hinzufügen klicken.
Quickbooks zeigt das erste Set Up Benutzer Passwort und Access-Dialogfeld.
Identifizieren Sie den Benutzer und ein Passwort angeben.
Geben Sie jedem Benutzer, für den Sie setzen ein Kennwort einen Benutzernamen auf. Sie tun dies, indem Sie einen Kurznamen eingeben - vielleicht den Vornamen des Benutzers - in das Feld Benutzername. Nachdem Sie den Benutzer zu identifizieren, geben Sie das Kennwort des Benutzers sowohl in das Textfeld Kennwort und das Textfeld Kennwort bestätigen.
Identifizieren Sie die Rolle des Benutzers (s).
Verwenden Sie die Liste Verfügbare Rollen Feld, um die Rollen zu wählen (oder Aufgaben) der Benutzer füllt. Dann fügen Sie die ausgewählte Rolle zu der Liste der Benutzer zugewiesenen Rollen durch die Schaltfläche Hinzufügen klicken. Um eine Rolle von einem Benutzer zu verschieben, wählen Sie die Rolle aus der zugewiesene Rollen Listenfeld und klicken Sie dann auf Entfernen.
Die Beschreibung Feld am unteren Rand des Dialogfeld Neuer Benutzer beschreibt die Rolle näher, einschließlich der Art der Benutzer die in der Regel Quickbooks die ausgewählte Rolle zugewiesen werden könnten.
(Optional) Ändern Rollen wie nötig.
Sie können die Rollen Feinabstimmung, die Sie mit Quickbooks 'Hilfe, zuweisen. Dazu wählen Sie die Registerkarte Rollen auf der Benutzer und Rollen im Dialogfeld klicken Sie auf die Rolle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Wenn Quickbooks die Rolle bearbeiten Dialogfeld zeigt, wählen Sie Liste eine Abrechnungstätigkeit oder einen Bereich aus der Umgebung und Aktivitäten und dann der Bereich Zugriffsebene Tasten verwenden, um festzulegen, was ein Benutzer mit der ausgewählten Rolle zu tun.
Sie können angeben, dass der Benutzer durch die Auswahl der keine Optionsfeld keinen Zugriff haben sollte. Sie können angeben, dass der Benutzer durch die Auswahl der Vollradiobutton vollen Zugriff haben sollte. Wenn der Benutzer einen teilweisen Zugang haben soll, wählen Sie die Partial-Taste und dann prüfen, oder gegebenenfalls deaktivieren Sie das Erstellen, Ändern, Löschen, Drucken und Ansicht Gleichgewicht Boxen. Klicken Sie auf OK, um Änderungen zu speichern und auf die Benutzer und Rollen im Dialogfeld.
Sie können sehen, welche Zugang jede Rolle hat zunächst durch Liste einen der Einträge in der Umgebung und Aktivitäten auswählen. Quickbooks nutzt die Fläche Zugriffsebene Tasten und Felder, um die aktuellen Einstellungen für die Rolle zu zeigen.
(Optional) Überprüfen Sie Ihre Benutzerberechtigungen.
Nachdem Sie einen Benutzer einrichten, sollten Sie (nur vorsichtig zu sein) die Berechtigungen überprüfen Sie den Benutzer gegeben haben. Dazu klicken Sie auf die Benutzerliste Registerkarte der Benutzer und Rollen im Dialogfeld wählen Sie den Benutzer, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Berechtigungen anzeigen.
Wenn Quickbooks die Ansicht im Dialogfeld Berechtigungen (nicht dargestellt) zeigt, wählen Sie den Benutzer und dann auf die Schaltfläche Anzeigen klicken Sie auf die Ansicht Fenster Berechtigungen, um zu sehen, die zeigt eine sehr detaillierte Liste, was kann der Benutzer und nicht tun können.
(Optional) Überprüfen Sie Ihre Rolle Änderungen.
Wenn Sie Änderungen an einer Rolle Berechtigungen zu machen, werden Sie wahrscheinlich wollen auch diese Änderungen zu überprüfen. Um das zu tun, klicken Sie auf die Rollenliste Registerkarte der Benutzer und Rollen im Dialogfeld wählen Sie die Rolle, und klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen anzeigen. Quickbooks zeigt eine andere Version der Ansicht Dialogfeld Berechtigungen, die die Rollen aufgeführt, die Sie und Quickbooks eingerichtet haben.
Wählen Sie die Rolle, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Berechtigungen anzeigen. Quickbooks zeigt eine andere Version der Ansicht Fenster Berechtigungen mit einer detaillierten Liste von dem, was jemand mit der Rolle kann und nicht kann.
Nachdem Sie mit der Überprüfung der Benutzer- und Rollenberechtigungen zu beenden, klicken Sie auf Schließen Sie alle geöffneten Fenster zu schließen und dann die alle geöffneten Dialogfelder zu schließen Abbrechen oder Schließen-Schaltfläche klicken.
Von diesem Zeitpunkt an kann der neue Benutzer jedoch verwenden QuickBooks-, seine Rechte beschränken sich auf das, was Sie angegeben haben.
Accountants oft wollen die Rechte, um zu sehen, die bestimmte Benutzer haben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie von Ihrem CPA im Rahmen der jährlichen Schließungen geprüft sind. (Sie können überprüft werden, wenn die Bank Abschluss will, zum Beispiel.) Quickbooks anzeigen Fenster Berechtigungen eine glatte Art und Weise ist eine online-Daten zu sehen, und wenn Sie eine Kopie der Berechtigungsinformationen ausdrucken möchten, alles, was Sie tun müssen, ist klicken Sie auf die Schaltfläche drucken des Fensters.