So verwenden Sie Buchhaltungssoftware in der Cloud und auf dem Boden
Ein Unternehmen kann in der einige oder die meisten seiner Buchhaltung tun Wolke. Der Begriff Cloud bezieht sich auf groß angelegte Offsite-Computer-Servern, die ein Unternehmen mit über das Internet verbindet.
Es wäre möglich, wenn auch nicht sehr wahrscheinlich, dass ein sehr kleines Unternehmen seine Bücher auf die altmodische Art und Weise halten würde - alle Transaktionen aufzeichnen und alles tun, um die weiteren Schritte der Buchhaltung Zyklus mit Stift und Papier und von handschriftlichen Eintragungen zu machen.
Wenn Großrechner wurden in den 1950er und 1960er Jahren eingeführt, eine ihrer ersten Anwendungen war für die Buchhaltung Aufgaben. Allerdings nur große Unternehmen könnten diese elektronischen behemoths leisten. Kleinere Unternehmen haben Computer nicht für ihre Buchhaltung verwenden, bis einige Jahre nach Personal Computern zusammen in den 1980er Jahren kam.
Viele Unternehmen tun, um ihre Buchhaltung arbeiten im Haus. Sie nutzen ihre eigenen Computer und kaufen Sie die Buchhaltung Software, die sie benötigen. Sie können eine externe Firma verwenden, um bestimmte Bilanzierungsarbeiten behandeln, wie Gehaltsabrechnung.
Cloud-Server haben den Ruf, sehr schwer zu brechen von Hackern. Cloud-Anbieter bieten eine Vielzahl von Rechnungswesen und Business-Software und Services, und kann auch als Backup-Speicher für das Unternehmen die Buchführung verwendet werden. Ein Unternehmen kann fast alle seine Buchhaltung in der Cloud zu tun. Immer mehr Unternehmen scheinen in die Cloud zu Schalt für ihre Buchhaltung Aufgaben.
Es gibt Buchhaltungs-Software-Pakete für jede Größe Geschäft, von klein (etwa 5.000.000 $ Jahresumsatz oder weniger und 20 Mitarbeiter oder weniger) bis sehr groß (500.000.000 $ Jahresumsatz und und 500 Mitarbeitern oder mehr). Entwicklung und Vermarktung von Buchhaltungssoftware ist ein blühendes Geschäft.
Heute ist ein Unternehmen aus einer Vielzahl von Buchhaltungs-Software-Pakete zur Auswahl: Quickbooks, Peachtree, Navision, Greatplains, MAS2000 und andere. Sie könnten zu Google oder Yahoo gehen und Art # 147-Buchhaltungssoftware # 148- in das Suchfeld ein, aber für viele, viele Referenzen hergestellt werden.
Mit Ausnahme von größeren Einheiten, die ihre eigene Buchhaltungssoftware und IT-Experten beschäftigen, benötigen die meisten Unternehmen die Beratung und Unterstützung von externen Beratern bei der Auswahl, Implementierung, Aktualisierung und Accounting-Software zu ersetzen. Hier sind ein paar hilfreiche Ratschläge über Buchhaltungssoftware:
Wählen Sie Ihre Buchhaltungssoftware sehr sorgfältig. Es ist schwer, Pfähle zu ziehen, und wechseln Sie zu einem anderen Software-Paket. Ändern auch nur ein Modul, wie Abrechnung oder Inventar, können in Ihrer Buchhaltungssoftware sehr schwierig sein.
Bei der Bewertung von Buchhaltungssoftware, Sie und Ihr Buchhalter sollten drei Faktoren berücksichtigen: einfache Nutzungs-, ob es hat die besonderen Merkmale und Funktionen, die Sie Need und die Wahrscheinlichkeit, dass der Verkäufer im Geschäft fortsetzen und um Verbesserungen bei der Aktualisierung und machen Software.
In Immobilien, ist das Hauptanliegen # 147-Lage, Lage, Lage. # 148- Die Losungen in der Buchhaltung-Software sind # 147-Sicherheit, Sicherheit, Sicherheit. # 148- Sie müssen sehr strenge Kontrollen über alle Aspekte der Buchhaltungssoftware verwenden und die berechtigt ist, Änderungen in einem der Module der Buchhaltungssoftware zu machen.
Obwohl Buchhaltung-Software bietet die Möglichkeit, Ihre Abrechnungsinformationen (meine Daten) zu nutzen, müssen Sie genau wissen, was zu suchen. Die Software funktioniert dies nicht automatisch. Sie müssen für die genaue Art der Informationen zu bitten, Sie möchten, und darauf bestehen, dass es aus den Abrechnungsdaten herausgezogen werden.
Selbst wenn erweiterte, hoch entwickelte Abrechnungssoftware verwenden, hat ein Unternehmen die speziellen Berichte zu entwerfen es für seine verschiedenen Managern benötigt und stellen Sie sicher, dass diese Berichte korrekt aus der Abrechnungsdatenbank generiert werden.
Vergessen Sie nie, die # 147-garbage in, garbage out # 148- Regel. Dateneingabefehler kann ein ernstes Problem in Computer-gestützter Buchführungssysteme sein. Sie können diese Eingabefehler zu minimieren, aber es ist fast unmöglich, sie ganz zu beseitigen. Auch Barcode-Leser machen Fehler, und die Strichcode-Etiketten selbst manipuliert worden sein. Starke interne Kontrollen zur Überprüfung der Dateneingabe sind extrem wichtig.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware lässt gute Audit-Trails, die Sie für Management-Kontrolle benötigen, für Ihre CPA, wenn Sie Ihre Abschlussprüfung sowie für die IRS, wenn er entscheidet, Ihre Einkommensteuererklärungen zu prüfen. Der Mangel an guten Audit-Trails sieht an die IRS sehr verdächtig.
Online Abrechnungssysteme, die Remote-Eingang und den Zugriff über das Internet oder ein lokales Netzwerk mit mehreren Benutzern erlauben präsentieren spezielle Sicherheitsprobleme. Denken Sie zweimal, bevor Sie einen Teil Ihres Abrechnungssystems Online setzen (und wenn Sie das tun, Institut luftdichte Kontrollen).
Kleinere Unternehmen, und auch viele mittelständische Unternehmen, haben nicht das Budget Vollzeit-Informationssystem und Spezialisten der Informationstechnologie zu mieten. Sie nutzen Berater ihnen Buchhaltung Software-Pakete auswählen zu helfen, Software zu installieren, und sie sie auf und läuft.
Wie andere Computer-Software, werden Buchhaltungsprogramme häufig überarbeitet und aktualisiert. Ein Berater kann helfen, ein Unternehmen die Buchhaltung-Software up-to-date, korrigieren Fehler und Sicherheitslücken im Programm, und nutzen Sie die neuesten Features.