Wie Einrichten einer fristgerechten Filing System
Egal, ob Sie ohne Papier oder Papier angetrieben sind, müssen Sie ein tragfähiges Ablagesystem haben. Bevor Sie durch Ihre Dokumente beginnen werde, darüber nachzudenken, wie sind Sie höchstwahrscheinlich für die Dokumente benötigen Sie suchen. Sie können aus zahlreichen Dateimarkierungsstrategien wählen, aber hier sind einige mögliche Kategorien:
Kunden (alphabetisch)
Frühere Kunden dienen Sie nicht mehr
Fälligkeiten und Projektzeit
Ausstehende Projekte
On-Hold-Projekte
To-dos, verschieden, oder einem ähnlichen catch-all Art von Etiketten
Sie können wählen, nach Betreff, Kundenname, Wichtigkeit oder einer Reihe von anderen Möglichkeiten, aber wenn es die Zeit ist das Wesen Datei, ein tickler Ablagesystem einrichten ideal sein kann. kitzeliges Problem oder Erinnerung Dateien um für Alter gewesen. Sie stellen sicher, dass Sie mit einer verzögerten oder Rechnungsabgrenzungsposten zu den richtigen Zeiten zu beschäftigen erinnern. Hier ist, wie sie funktionieren:
Stellen Sie zwei komplementäre tickler Dateien, eine markierte monatlich und die andere täglich beschriftet.
Ihre monatliche Scheuch kann so einfach sein wie ein 12-Slot erweiterbar Ordner mit den auf jedem Steckplatz geschrieben Monate. Ihr tägliches tickler kann ein 31-Slot Akkordeon Dateiordner oder sogar 31 Hängemappen, die jeweils gekennzeichnet mit Daten 1 bis 31. Sie sind sicherlich der alten Schule, aber sie noch heute arbeiten. Für einen moderneren Ansatz, könnten Sie die gleichen Parameter in Ihrem Computer oder Tablet-Dateisystem eingestellt. Selbst mit einer App wie Evernote können Sie Ihre Fähigkeit zu organisieren, zu erhöhen.
Wenn Sie neue Dokumente erhalten, legen Sie sie in die entsprechende Stelle in Ihrer monatlichen Datei.
Wenn ein Dokument, das Sie im Dezember erhalten keine Aktion, bis März erfordert, legen Sie das Dokument im März Stelle Ihres Ablagesystem.
Wenn Sie ein neuer Monat eingeben, bewegen Sie Dokumente aus dieser Slot des Monats in die täglichen Positionen.
Wenn März herum rollt, ziehen Sie alle Dokumente von Ihrem tickler März und legen Sie sie in den entsprechenden Tagen des Monats in Ihrem täglichen tickler System.
Für viele Geschäftsleute, leistungsfähige Software-Programme genannt Kundenbeziehungsmanagement (ZRM) haben tickler Dateien ersetzt.
Wenn Ihre Anmeldung Fähigkeiten wirklich miserabel sind, dass jemand, der eine natürliche Filer helfen Ihnen, Ihre Ablagesystem zu entwickeln. Natürlich können nur Sie einige Elemente (vertrauliche Personalberichte, Gehälter, Informationen, die Sie persönlich, und dergleichen behalten wollen) geltend machen. Aber wie für den Rest, verwenden Sie Ihr Team die Stärken und Geschenke, so können Sie eine bessere Nutzung von Ihnen machen.