Die Aufrechterhaltung ordnungsgemäße Papiere für eine Cash-Transaktionen Business
Wenn es darum geht, Cash-Transaktionen in Ihrem Unternehmen Handhabung ändert sich eine Menge Papierkram Händen. Um in die Bewegung von Bargeld, um richtig zu steuern und aus Ihrem Unternehmen ist eine sorgfältige Dokumentation kritisch. Und vergessen Sie nicht über organisations Sie müssen diese Unterlagen finden zu können, wenn Fragen über Cash-Flow später entstehen.
Cash-Flow-Überwachung ist nicht der einzige Grund, warum Sie Papierkram zu halten brauchen. Um Ihre Steuern und Abschreibung Geschäftskosten zu tun, müssen Sie Belege für die Kosten haben. Sie müssen auch Informationen über das Geld, das Sie an die Mitarbeiter und Steuern für Ihre Mitarbeiter gesammelt, um bezahlt die richtigen Berichte mit staatlichen Stellen einzureichen.
Erstellen eines Ablagesystem
Mit gutem Ablagesystem und zu wissen, was und zu halten, wie lange es zu halten, ist sehr wichtig für jeden Unternehmer. Um loszulegen Ihr Ablagesystem einrichten, müssen Sie einige Vorräte:
Aktenschränke: Dieses irgendjemandes ziemlich selbsterklärend - es ist schwer, ein Ablagesystem mit nichts zu haben, um die Dateien zu halten in.. . .
Dateiordner: Verwenden Sie diese separaten Dateien für jeden Ihrer Lieferanten einzurichten, Mitarbeiter und Kunden, die auf Store-Guthaben kaufen sowie Dateien für Backup-Informationen über alle Transaktionen. Viele Buchhalter-Datei Transaktionsinformationen zum Zeitpunkt der Transaktion zu ihrer Zeitschrift aufgenommen. Wenn die Transaktion mit einem Kunden, Lieferanten bezieht, oder Mitarbeiter, fügen sie eine Kopie der Transaktion zu den einzelnen Dateien.
Wenn Sie ein EDV-Buchhaltungssystem haben, müssen Sie Papierkram zu den Transaktionen im Zusammenhang mit Datei, die Sie in Ihrem Computersystem eingeben. Sie sollten immer noch Mitarbeiter, Lieferanten und Kundenakten in Papierform halten nur für den Fall etwas schief geht.
Drei-Ring-Binder: Diese Bindemittel sind für Dinge wie Ihre Kontenplan, Ihre Hauptbuch, und Ihr System von Zeitschriften, weil Sie regelmäßig zu diesen Dokumenten Hinzufügen werde und die Bindemittel machen es einfach, weitere Seiten hinzufügen. Achten Sie darauf, die Seiten zu zählen, wie Sie sie zu dem Bindemittel hinzufügen, damit Sie schnell eine fehlende Seite zu erkennen.
Die Anzahl von Bindemitteln, die Sie benötigen, hängt davon ab, wie viele finanzielle Transaktionen, die Sie in jedem Geschäftsjahr haben. Sie können alles in einem Bindemittel zu halten, oder Sie können ein Bindemittel für den Kontenplan und General Ledger und dann ein separates Bindemittel für jede Ihrer aktiven Zeitschriften einrichten möchten.
Erweiterbare Dateien: Dies sind der beste Weg, den Überblick über aktuelle Hersteller Aktivität zu halten und alle Rechnungen, die fällig werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie die folgenden Schritte aus:
Alphabetisch Datei: Verwenden Sie diese Datei, um alle ausstehenden Bestellungen von Anbieter zu verfolgen. Nachdem Sie den Auftrag zu füllen, können Sie alle Einzelheiten zu dieser Reihenfolge in der Hersteller-einzelne Datei, falls Fragen Datei über die Bestellung später entstehen.
Eine 12-Monats-Datei: Verwenden Sie diese Datei Spur von Rechnungen zu halten, die Sie zahlen müssen. Einfach mit der Rechnung in den Schlitz für den Monat, die es aufgrund ist. Viele Unternehmen nutzen auch eine 30-Tage-erweiterbare Datei. Zu Beginn des Monats werden die Rechnungen in der erweiterbare Datei 30-Tage-Basis gelegt für die Tage, die sie benötigen, zu zahlen. Dieser Ansatz bietet eine schnelle und organisierte visuelle Erinnerung für Rechnungen, die fällig sind.
Wenn Sie ein EDV-Buchführungssystem verwenden, werden Sie wahrscheinlich nicht brauchen, um die erweiterbare Dateien, weil Ihr Abrechnungssystem Sie daran erinnern können, wenn Rechnungen fällig sind (so lange, wie Sie die Informationen zu dem System hinzugefügt werden, wenn die Rechnung kam).
Blank Computer-Festplatten oder anderen Speichermedien: Verwenden Sie diese, um ein Backup Ihrer EDV-System auf einer wöchentlichen oder, noch besser, täglich. Halten Sie die Backup-Disks in einem Feuer sicher oder einem Ort, der nicht betroffen sein werden, wenn das Geschäft durch einen Brand zerstört. (A Fire-Safe ist ein Muss für jede geschäfts- es ist der beste Weg, kritische Finanzdaten sicher zu halten.)
Herauszufinden, was zu halten und wie lange
Der Stapel von Papierkram müssen Sie auf zu halten, um sehr schnell sehr groß werden kann. Da sie ihre Dateien sehen dicker und dicker bekommen, fragen sich die meisten Geschäftsleute, was sie werfen können, was sie wirklich halten müssen, und wie lange sie brauchen, ihn zu behalten.
Sie sollten so lange die meisten transaktionsbezogene Papiere halten, wie die Steuer-Mann kommen und Ihre Bücher prüfen können. Für die meisten Arten von Prüfungen, ist dass drei Jahre, nachdem Sie Ihre Steuererklärung abgeben. Aber wenn Sie es versäumt Steuern oder eingereicht Steuern in betrügerischer Weise einreichen, Sie können jederzeit von der IRS in Frage gestellt werden, weil es keine Verjährungsfrist in diesen Fällen.
Sie können auch Proof-of-Kauf benötigen Informationen für Ihre Versicherung, wenn ein Vermögenswert verloren geht, gestohlen oder durch Feuer oder andere Unfall zerstört.
Sie müssen Informationen über jedes Unternehmen Darlehen zu hängen, bis es sich ausgezahlt hat, nur für den Fall, dass die Bank Fragen, wie viel Sie bezahlt. Nachdem das Darlehen ausgezahlt ist, sollten Sie über das Darlehen eine Frage für den Fall, auf unbestimmte Zeit Zahlungsnachweis zu halten jemals entsteht.
Informationen über Immobilien und anderen Vermögensbestände auch so lange gehalten um werden sollte, wie Sie das Asset und für mindestens drei Jahre lang halten, nachdem der Vermögenswert verkauft wird.
Es ist notwendig, Informationen über Mitarbeiter für mindestens drei Jahre nach den Mitarbeiter Blätter (falls alle gerichtlichen Schritte eines Mitarbeiters Betriebszugehörigkeit ergeben sich in Bezug auf) zu halten.
In der Regel halten Informationen über alle Transaktionen für etwa drei Jahre. Wie Vermögensbestände und Kreditinformationen Danach machen Sie eine Liste der Dinge, die Sie länger halten wollen. Überprüfen Sie mit Ihrem Anwalt und Wirtschaftsprüfer ihre Empfehlungen zu bekommen, was lange zu halten und wie.