Die Aufrechterhaltung eines glücklichen und gesunden Kontakteordner in Outlook

In der Pathologie, die die Untersuchung von Krankheiten und wie sie übertragen werden, ist ein Kontakt eine Person, die auf einer übertragbaren Krankheit geht, sondern in Outlook, ein Kontakt ist jemand, über den Sie Informationen halten. Informationen über Kontakte in dem Ordner Kontakt gehalten. Dieser Ordner ist ein Super-Power-Adressbuch. Es hat Plätze für Menschen Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Webseiten, Pager-Nummern, Geburtstage, Jubiläen, Spitznamen, und andere Sachen zu speichern. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht adressieren, können Sie die Adresse direkt aus dem Kontaktordner, um sicherzustellen, erhalten, dass die Adresse korrekt eingegeben wurde.

Ein Ordner Kontakte ist nur so gut und so gründlich wie die Informationen über die Kontakte, die Sie in Betrieb genommen. Diese Seiten erläutern, wie Informationen über einen Kontakt einzugeben und die Informationen zu aktualisieren, wenn es zu ändern passiert.

Die Eingabe eines neuen Kontakt im Kontakteordner

Um Platz jemand in der Kontaktliste den Kontakteordner zu öffnen und starten, indem Sie eine der folgenden Aktionen ausführen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Kontakt.
• Drücken Sie Strg + N (im Ordner Kontakte Fenster) oder Strg + Shift + C.
• Wählen Sie Datei -> Neu -> Kontakt.

Sie sehen das Kontaktformular. Auf diesem Formular sind Orte für die Eingabe nur über alles, was es über eine Person zu wissen, ist, außer seinem Liebesleben und geheime Laster. Geben Sie alle Informationen die Sie aufnehmen kümmern, wenn man bedenkt, diese Regeln der Straße, wie Sie gehen:

• Vollständige Namen, Adressen und so weiter: Obwohl man einfach versucht sein, zu Adressen, Telefonnummern, Namen eingeben, und so weiter in den Textfeldern, tun Sie es nicht! Klicken Sie auf die Schaltfläche Vollständiger Name auf der Registerkarte Allgemein, zum Beispiel, einen Namen einzugeben. Klicken Sie auf das Geschäft oder Home-Taste, um eine Adresse in der Check-Dialogfeld Adresse eingeben. Durch Klicken der Tasten und die Eingabe von Daten in Dialogfeldern, erlauben Sie Outlook die Bestandteile von Namen zu trennen, Adressen und Telefonnummern. Als solches kann Outlook leichter Namen und Adressen zu sortieren, und es können Namen und Adressen als Quelle für Massensendungen und Massen-E-Mailings mit Microsoft Word verwenden.
Wenn Informationen über ein Unternehmen eintritt, nicht eine Person, lassen Sie das Feld Vollständiger Name leer und geben Sie den Namen des Unternehmens in der Gesellschaft ein.
• Informationen, die für Sie wichtig ist: Wenn das Formular nicht angezeigt, einen Platz zu haben für eine bestimmte Art von Informationen eingegeben haben, versuchen, eine Dreieck-Taste klicken und einen neuen Informationskategorie aus dem Pop-up-Menü wählen. Klicken Sie auf die Dreieck-Taste neben dem Business-Taste und wählen Sie Start, zum Beispiel, wenn Sie eine Heimatadresse eingeben möchten, anstatt eine Geschäftsadresse.
• Datei als: Öffnen Sie die Datei als Dropdown-Menü und wählen Sie eine Option für die Einreichung der Kontakt im Ordner Kontakte. Die Kontakte werden alphabetisch nach dem Nachnamen, Vornamen, Firmenname, oder Kombinationen der drei abgelegt. Wählen Sie die Option, die am besten beschreibt, wie Sie erwarten, dass der Kontakt im Ordner Kontakte zu finden.
• Mailing-Adressen: Wenn Sie mehr als eine Adresse für einen Kontakt halten, zeigen Sie die Adresse, an die Sie E-Mail senden und wählen Sie die Dieses ist die Postanschrift Kontrollkästchen.
• E-Mail-Adressen: Sie können bis zu drei E-Mail-Adressen für jeden Kontakt (eine zweite oder dritte Adresse klicken Sie auf die Dreieck-Taste und wählen Sie E-Mail-2 oder E-Mail-3 eingeben). Im Display als Textfeld zeigt Outlook Sie, was der Zeile von E-Mails aussehen wird, wenn Sie E-Mail an einen Kontakt zu senden. Standardmäßig Linie, die zeigt den Namen durch seine oder ihre E-Mail-Adresse in Klammern des Kontakts. Allerdings können Sie eingeben, was Sie im Display als Textfeld eingeben und wenn etwas anderes Eingabe hilft Ihnen, zu unterscheiden zwischen E-Mail-Adressen, geben Sie etwas anderes. Zum Beispiel Lydia eingeben - Persönliche, so dass Sie sagen können, wenn Sie E-Mail an Lydias persönliche Adresse senden, wie ihr Geschäftsadresse gegenüber.
• Fotos: Um ein digitales Foto auf einem Kontaktformular stellen, klicken Sie auf Hinzufügen Kontakt Foto-Taste und im Kontakt hinzufügen Dialogfeld Bild wählen Sie ein Bild und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

Achten Sie darauf, ein paar Worte auf der Registerkarte Allgemein zu schreiben, um zu beschreiben, wie und wo Sie den Kontakt erfüllt. Wenn die Zeit kommt Kontakte auszusortieren im Ordner Kontakte-Liste, die Beschreibungen lesen, können Sie helfen, zu entscheiden, die gejätet wird und wer nicht.

Wenn Sie fertig sind Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und Schließen. Wenn Sie in Eile sind Kontaktinformationen einzugeben, klicken Sie auf Speichern und Neu. Dadurch öffnet sich so ein leeres Formular, damit Sie Informationen über einen anderen Kontakt aufnehmen.

Hier ist eine schnelle Möglichkeit, Kontaktinformationen für jemanden zu geben, die Sie eine E-Mail-Nachricht gesendet hat: Öffnen Sie die Nachricht, das Recht, den Namen auf dem Absender klicken Zeile an und wählen Sie in Outlook Kontakte im Kontextmenü hinzufügen. Sie sehen das Kontaktformular. Geben Sie weitere Informationen über den Absender, wenn Sie und die Schaltfläche Speichern und Schließen klicken.

Importieren von E-Mails und Adressen aus einem anderen Programm

Angenommen, Sie habe mit Outlook Express, Eudora oder Lotus Organizer Ihre E-Mail und Kontaktadressen zu handhaben, aber jetzt Sie ein Konvertit Outlook geworden sind. Was tun Sie mit den E-Mail-Nachrichten und Namen und Adressen in dem anderen Programm? Sie können sie nicht sitzen lassen einfach da. Sie können sie in Outlook importieren und abholen, wo Sie aufgehört haben.

So importieren Sie E-Mail und Kontaktadressen von einem anderen Programm starten, indem Sie Datei -> Importieren und Exportieren. Sie sehen den Import und Export-Assistenten. Was Sie tun, hängt davon ab, wo Sie jetzt tun, um Ihre E-Mails und Adressverfolgung:

• Outlook Express: Wählen Sie Importieren Internet-Mail und Adressen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Im Outlook Import Tool Dialogfeld wählen Sie Outlook Express, Kästchen Check, um zu entscheiden, was zu exportieren (Mail, Adressen und / oder Regeln), und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter. Im nächsten Dialogfenster wählen Sie Optionen, um zu entscheiden, was zu doppelten Einträge- zu tun, dann auf die Schaltfläche Fertig klicken.
• Eudora: Wählen Sie Importieren Internet-Mail und Adressen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Im Outlook Import Tool Dialogfeld wählen Sie Eudora, wählen Sie Optionen, um zu entscheiden, was über doppelte Einträge zu tun, und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter. Im Browser-Dialogfeld Ordner, wählen Sie die Datei, in der die Eudora Daten aufbewahrt werden und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
• Lotus Organizer: Wählen Sie Importieren aus anderen Programmen oder Dateien, klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, wählen Sie eine Lotus Organizer-Version (4.x oder 5.x), und klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Weiter. Durch Klicken auf die Schaltfläche Weiter, wie Sie gehen, werden Sie gefragt, wie doppelte Elemente zu handhaben, die Lotus Organizer-Daten-Datei zu suchen, und einen Outlook-Ordner auswählen, in die Daten zu setzen.

Einige Import und Export-Filter werden nicht automatisch von Outlook installiert. Outlook fragen Sie möglicherweise die Office-CD einzulegen, so dass es einen Filter zu installieren.