Quickbooks: 4 Ways to Keep Finanzaufzeichnungen Tidy

Die Zuverlässigkeit und Nutzen Ihrer Daten Quickbooks 2014 hängt in hohem Maße ab, wie sauber und ordentlich Sie Ihre finanziellen Aufzeichnungen. Damit Sie oder Ihre Mitarbeiter machen einen besseren Job in diesem, sollten Sie die folgenden vier Techniken einsetzt.

Technik # 1: synchronisieren Sie Ihre Quickbooks Bankkonten regelmäßig

Wenn Sie die Zeit nehmen, ein Bankkonto in Einklang zu bringen, nicht nur verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer Bankkonto Aufzeichnungen (einschließlich Ihrer Kontoguthaben) - aber auch indirekt eine Reihe von anderen Transaktionen zu überprüfen, einschließlich aller Einnahmen, die einem bestimmten fließt in Bank Konto. Und Sie, die Kosten aus einem bestimmten Konto zu zahlen überprüfen.

Also, Fazit: synchronisieren Sie Ihre Bankkonten regelmäßig.

Technik # 2: Update Darlehen Kontoguthaben

Wenn Sie Geld von der Bank geliehen haben, sollten Sie noch einmal überprüfen, dass die Kontoguthaben. Und Sie sollten den Kontostand zu aktualisieren, wenn es nicht der Kreditgeber die Aufzeichnungen Jahresende entspricht.

Loan Kontosalden der Regel gehen "falsch" im Laufe der Zeit, da die Aufschlüsselung der Zahlungen in ihre Kapital- und Zinskomponenten leicht ausgeschaltet ist. Dieser Fehler beginnt im Laufe der Zeit zu addieren.

Sie können oft Darlehen Kontostände beheben, indem Sie einen Journaleintrag hinzu, dass "Korrekturen" der fehlerhafte Kontostand und dann die gewünschte Debit- oder Kredit, um das Darlehen Zinsaufwand Kategorie Offset wirft.

Technik # 3: Überprüfen Sie für verwaiste Zahlungen

Die Leute finden es erstaunlich einfach Kundenzahlungen zu geben, aber dann nie auf eine Rechnung, die Zahlungen gelten. Wenn dieser Fehler der Auslassung auftritt, lässt das Unternehmen Einnahmen aus der Gewinn- und Verlustrechnung und untertreibt ihren Umsatz und ihre Gewinne. So ist dies eine schlechte Fehler.

Sie können durch die Herstellung eines Cash-basis-Bilanz eines dieser verwaisten Zahlungen in Quickbooks-Datei. Wenn ein Cash-Basis Saldo einen negativen Wert für Forderungen zeigt, dass bedeutet, dass Sie Zahlungen in Quickbooks, aber nie angewandt, um die Zahlung einer Rechnung eingegeben haben.

Um diesen Fehler zu beheben (oder Behebung dieses Fehlers mehrere Male, wenn Sie mehrere Fehler gemacht haben), müssen Sie, um durch Ihre Kundenzahlungen oder einen Bericht von Transaktionen für einen Kunden produzieren, um diejenigen, die Sie finden nicht angewandt.

Technik # 4: Überprüfen Sie Ihre Bilanz

Sie wissen, wo oft Bilanzierungsfehler am auffallendsten auftauchen? Auf Ihrer Bilanz.

Aus diesem Grund in die Gewohnheit, eine Bilanz regelmäßig zu erzeugen. Geben Sie für seltsame Zahlen, zum Beispiel Undeposited Fonds, die $ 40.000 insgesamt (was bedeutet, Quickbooks denkt, dass Sie 40 große Bargeld herumliegen Büro irgendwo) oder ein Cash-Balance, die $ 11.000 (das heißt, Sie haben überzeichnet Ihr Girokonto von 11 Grand) ist.

Sie können lustige Bilanzzahlen Forschung durch den einen oder anderen Wert im Berichtsfenster doppelklicken und dann durch die Transaktionsdaten suchen, bis zu einem gewissen offensichtlich falschen Wert addiert.

Ein letzter Punkt über diese Fehlerprüfung Technik: Oft wird der Fehler, einen verrückten Bilanzwert erzeugt, ist keine Transaktion falsch eingegeben, sondern eine Transaktion, die weggelassen worden ist.