So erstellen Sie Budgets für Non-Profit-Programme oder Abteilungen
Wenn Sie viele Non-Profit-Organisationen ähneln, verwalten Sie mehrere Programme oder Abteilungen. Jedes dieser Programme hat ein Budget, die innerhalb des Gesamtbudgets für Ihre gemeinnützige Organisation passen.
Nehmen wir an, wenn Ihre gemeinnützige Organisation beginnt, nur ein Programm bieten - eine After-School-Zentrum, das Nachhilfe und Hausaufgabenhilfe für einkommensschwache Kinder bietet. Das Programm wirklich klickt, und mehr Kinder beginnen nach der Schule zeigt sich - einige, weil sie Tutoren benötigen, aber andere, weil ihre Eltern arbeiten und die Kinder brauchen einen sicheren Ort zu gehen. Um diese neuen Teilnehmer dienen, fügen Sie Kunstkurse und ein Sportprogramm.
So, jetzt, statt eines Programms, haben Sie drei. Jeder hat seinen eigenen Bedarf an Haushaltsmitteln. Ein Programmkoordinator Züge und rekrutiert die Tutoren und Einkäufe Bücher, Hefte und Schulmaterial. Das Kunstprogramm erfordert eine Zeit des Künstlers, Vorräte, Raum für Kunst machen, und den Zugang zu einem Ofen.
Um ein Sportprogramm bieten, mietet Ihre Agentur den nahe gelegenen Fitnessstudio, heuert vier Trainer, beschäftigt einen Freiwilligen-Koordinator Eltern und andere Co-Trainer zu rekrutieren, und Einkäufe Ausrüstung. Die spezifischen Kosten eines Programms - Bücher, Malutensilien, Trainer - sind aufgefordert, ihre direkt Kosten.
Aber jeder der drei Programme hängt auch von Materialien und Dienstleistungen, die von den Menschen zur Verfügung gestellt, die im Namen der gesamten Organisation arbeiten, wie die Vollzeit Geschäftsführer der Agentur, die Teilzeitentwicklungsleiter und der Buchhalterin.
Jede der drei nach der Schule Programme nutzt auch die Organisation der Büros, Dienstprogramme, Telefon und gedruckte Materialien. Die Kosten, die die verschiedenen Programme zu teilen - wie das Gehalt Executive Director, Buchführung, Miete und Telefonrechnungen - sind aufgerufen, indirekt Kosten. Sie können als Klebstoff dieser gemeinsamen Kosten denken, die zusammen die gemeinnützige hält.
Wenn Sie ein Programm oder eine Abteilung Budget vorbereiten, möchten Sie sowohl direkte und indirekte Kosten einzubeziehen.
Direkte Kosten sind ziemlich einfach. Zum Beispiel wissen Sie, was haben Sie Ihre Tutoren pro Stunde bezahlen, und Sie wissen, wie viele Stunden sie arbeiten. Aber indirekte Kosten können klebrig sein, und nicht, weil sie die organisatorische Leim. Sie sind klebrig zu behandeln, weil die Bestimmung, wie sie zu spalten genau unter den Aktivitäten Ihres Unternehmens ist schwierig.
Viele grantmakers zögern wahr indirekten Kosten im Zusammenhang mit Programmen zugeordnet zu zahlen, und, wenn Ihre Organisation stark von Zuschüssen abhängig ist, kann die Zurückhaltung Sie in die peinliche finanzielle Lage versetzt Lage zu sein, für einen berühmten Basketball-Trainer zu zahlen, aber nicht auf das Licht anmachen im Fitnessstudio.
Wenn Ihre Organisation ist relativ klein mit nur wenigen Programme, können Sie in der Lage sein, genaue Aufzeichnungen zu halten, wie Mitarbeiter ihre Zeit verbringen, wie viele Quadratmetern in einem Gebäude ein Programm verwendet, und sogar, wie viele Bürobedarf aus jeder Mitarbeiter überprüft des Vorratsschrankes. Auf der Grundlage dieser Aufzeichnungen können Sie ziemlich schätzen Ihre indirekten Kosten.
Wenn Ihr Unternehmen in Komplexität und Anzahl der Programme wächst, können Sie die indirekten Kosten berechnen, indem unter Verwendung einer Formel Sie auf der Grundlage Ihrer direkten Kosten ableiten. Hier sind einige Beispiele für Formeln und Schritte, um sie abzuleiten.
| Fügen Sie zunächst alle Ihre direkten Kosten: | |
|---|---|
| Programm | Direkte Kosten der einzelnen Programme |
| Nachhilfe und Hausaufgabenbetreuung | $ 46.000 |
| Kunst und Handwerk | $ 60.000 |
| Leichtathletik | $ 164.000 |
| Direkte Kosten insgesamt: | $ 270.000 |
| Dann berechnen den Prozentsatz der gesamten direkten Kosten, die eachprogram darstellt: | |
| Nachhilfe und Hausaufgabenbetreuung | $ 46.000 divide- 17 $ 270,000 =% |
| Kunst und Handwerk | $ 60.000 divide- 22 $ 270,000 =% |
| Leichtathletik | $ 164.000 divide- 61 $ 270,000 =% |
In vielen Fällen können Sie davon ausgehen, dass die indirekten Kosten eines Programms der direkten Kosten korrelieren, oder dass ein Programm, das teurer ist erfordert mehr Aufsicht von Mitarbeitern und mehr Einsatz von Büroflächen. Bei der After-School-Zentrum, alle indirekten Kosten -, die ein Gehalt für den Regisseur gehören, eine vertraglich Buchhalterin, Miete, Nebenkosten, Telefon und Druck - insgesamt 130.500 $.
Mit dieser Zahl können Sie die direkten und indirekten Kosten in ein wahres Bild der finanziellen Lage jedes Programm zusammengestellt von den 130.500 $ bei den indirekten Kosten Multiplikation entsprechend den Prozentsätzen, die für die direkten Kosten berechnet wurden. Hier ist die vorgeschlagene Zuweisung.
| Programm | Formel | Indirekte Kosten Betrag |
|---|---|---|
| Nachhilfe und Hausaufgabenbetreuung | 130.500 $ x 17% | $ 22.185 |
| Kunst und Handwerk | 130.500 $ x 22% | $ 28.710 |
| Leichtathletik | 130.500 $ x 61% | $ 79.605 |
Manchmal schreibe Organisationen ein Projektbudget, indem er alle direkten Kosten im Detail zu identifizieren und dann zeigt die indirekten Kosten als eine Pauschalsumme am Ende der Liste der Ausgaben. Aber einige Finanzierungsquellen sträuben für die indirekten Kosten auf die Zahlung, wenn sie auf diese Weise präsentiert sind. Die Geldgeber wollen wissen, was tatsächlichen Aufwendungen für diese indirekten Kosten beitragen.
Sie sollten die spezifischen indirekten Kosten Punkt für Punkt zeigen, anstatt sie alle zusammen einen Topf zu werfen. Für das Tutorenprogramm, zum Beispiel, würde zeigen Ihnen 17 Prozent des Gehalts des Executive Director, 17 Prozent der Gebühren der Buchhalterin, und so weiter.