Controlling Inventar und Zubehör Abrechnung in Ihrem Unternehmen
Schließlich müssen Sie sowohl für das Inventar zu bezahlen und die Materialien, die Sie für Ihr Unternehmen zu erwerben. Diese Rechnungen werden in der Regel zu Kreditoren gebucht, wenn sie ankommen, und sie bezahlt bei Fälligkeit. Ein großer Teil des Geld Ihres Cash-Konto ist in der Form der Kreditoren Rechnungen fällig in Konten zu zahlen geschickt Schecks ausbezahlt werden.
Sie müssen Kreditoren sorgfältiger inhaltlicher Kontrolle über die fünf wichtigsten Funktionen der Konten zu haben:
Die Eingabe der Rechnungen bezahlt in das Abrechnungssystem zu
Vorbereiten Schecks zu bezahlen die Rechnungen
Schecks Unterzeichnung der Rechnungen zu bezahlen
Das Versenden von Zahlung durchgeführten Kontrollen an Lieferanten
In Einklang zu bringen, die Girokonto
In Ihrem Unternehmen, dann ist es wahrscheinlich, dass die Person, die die Rechnungen bezahlt werden tritt in das System auch die Zahlung durchgeführten Kontrollen bereitet, aber die anderen Aufgaben sollten von jemand anderem durchgeführt werden. Sie sollten niemals die Person zulassen, die die Prüfung vorbereitet, die Rechnungen zu überprüfen, die Kontrollen zu bezahlen und unterschreiben, es sei denn natürlich, die Person, die Sie als Unternehmer.
Die Person, die Kontrollen der Unterzeichnung sollten sorgfältig prüfen, was bezahlt wird ist, stellen Sie sicher, dass die ordnungsgemäße Verwaltung Genehmigungen für die Zahlung sind auf dieser Papiere gezeigt, und bestätigen, dass die Menge genau gezahlt. Sie sollten auch unterschiedliche Verantwortlichkeiten sicher sein, dass die Person, die Ihr Girokonto in Einklang bringt nicht vorbereitet oder Schecks zu unterzeichnen.
Verwaltung ordnungsgemäß Kreditoren kann Ihr Unternehmen eine Menge Geld sparen, indem späten Gebühren oder Zinsen zu vermeiden und durch die Nutzung von -abschläge für die Zahlung früh angeboten. Wenn Sie ein EDV-Buchführungssystem verwenden, sollten die Rechnung Fälligkeit und jede Rabattinformationen zu der Zeit Sie das Inventar oder Lieferungen erhalten eingegeben werden (siehe folgende Abbildung, wie Sie diese Informationen aufzeichnen).
Wenn Sie mit einem Papiersystem arbeiten eher als ein EDV-Buchhaltungssystem, benötigen Sie eine Möglichkeit einzurichten, um sicherzustellen, dass Sie nicht Rechnung Fälligkeitstermine zu verpassen. Viele Unternehmen nutzen zwei Akkordeon-Dateien: eine, die von Monat zu Monat eingerichtet ist, und die andere, die durch den Tag vorbereitet wird.
Wenn eine Rechnung zuerst kommt, wird es in die erste Akkordeon-Datei setzen nach dem Monat, in dem es durch ist. Am ersten Tag des Monats, zieht die Rechnungsprüfer alle Rechnungen durch diesen Monat und legt sie in der täglichen Akkordeon-Datei basierend auf dem Datum der Rechnung fällig ist. Bezahlung Schecks werden dann in der Zeit geschickt in der Hersteller-Büro bis zum Fälligkeitsdatum ankommen.
In einigen Fällen bieten Unternehmen einen Rabatt, wenn ihre Rechnungen früh bezahlt werden. Wie Sie in der Abbildung sehen können, ist die Bedingungen der Rabatt für den Verkäufer, Platten Unlimited, # 147-2% 10 Net 30 # 148- Das bedeutet, dass, wenn die Rechnung innerhalb von 10 Tagen bezahlt wird, kann der Verkäufer Unternehmen ein 2 Prozent diskon nehmen sonst, der fällige Betrag muss innerhalb von 30 Tagen in voller Höhe gezahlt werden.
Der Gesamtbetrag für die Rechnung in der Abbildung dargestellt ist $ 1.000. Wenn das Unternehmen die Rechnung innerhalb von zehn Tagen bezahlt, kann es eine 2-Prozent-Rabatt nehmen, oder $ 20. Das mag nicht viel erscheinen, aber wenn Ihr Unternehmen $ 100.000 Inventar und Zubehör in einem Monat kauft und jeder Anbieter bietet eine ähnliche Rabatt, können Sie $ 1000 sparen. Im Laufe eines Jahres, Rabatte auf Einkäufe können Ihr Unternehmen eine erhebliche Menge an Geld sparen und Ihre Gewinne zu verbessern.