Checking Out Computerized Journal Aufzeichnungen für Ihr Unternehmen
Obwohl Sie müssen Seiten Journal nicht schließen, wenn Sie Ihre Bücher halten ein EDV-Buchführungssystem verwenden, eine Kontrolle vor Ort ausgeführt wird (zumindest) von dem, was Sie in Ihrem Papieraufzeichnungen haben im Vergleich zu, was Sie auf Ihrem Computer haben, ist eine intelligente Bewegung.
Um diesen Vergleich zu machen, führen Sie einfach eine Reihe von Berichten Ihre EDV-Buchführungssystem verwenden und dann prüfen, um sicher zu sein, dass diese Computer entsprechenden Datensätze gefunden, was Sie in Ihren Dateien.
Kreditoren Berichte
In Quickbooks, gehen Sie auf den Bericht Navigator und klicken Sie auf Vendors Kreditoren. Der erste Abschnitt der Navigatorseite, in der folgenden Abbildung dargestellt, ist A / P Aging (fällig und überfällige Rechnungen) genannt. Dieser Abschnitt bietet drei mögliche Berichte:
Zusammenfassung, die zeigt, wie viel ist wegen für jeden Lieferanten
Detail, das gibt eine Liste von Rechnungen fällig und überfällig
Kreditoren Graph, ein Diagramm, das Ihre ausstehenden Rechnungen zeigt
Quickbooks ermöglicht es Ihnen, eine Reihe von Berichten über Anbieter und Verbindlichkeiten zu laufen.
Die nächste Abbildung zeigt Ihnen die Art von Detail, das Sie erhalten, wenn Sie den Detailbericht auswählen. Der ausführliche Bericht ist unterteilt in:
Aktuelle Rechnungen
Rechnungen nicht überfällig 1 bis 30 Tage
Rechnungen überfällig um 31 bis 60 Tagen
Rechnungen überfällig um 61 auf 90 Tage
Rechnungen nicht überfällig mehr als 90 Tage
Offensichtlich etwas in den letzten beiden Spalten - überfällig mehr als 60 Tage - ist eine schlechte Nachricht. Sie können einen Lieferanten oder Anbieter, dessen Rechnungen erscheinen in diesen Spalten erwarten Sie bald von zusätzlichen Kredit abzuschneiden, bis Ihr Konto up-to-date ist.
Sie können auch die Informationen im Detailbericht verwenden, um sicherzustellen, dass die Papierrechnungen Sie Herstellerdateien bezahlt werden müssen warten entsprechen, was Sie auf Ihrem Computer haben. Sie müssen nicht jede Rechnung zu überprüfen, aber es ist eine gute Idee, einen Spot-Check von mehreren Rechnungen zu tun. Das Ziel ist, die Genauigkeit der Aufzeichnungen sowie stellen Sie sicher, um sicherzustellen, dass niemand die Eingabe und die Zahlung doppelte oder gar nicht vorhanden Rechnungen.
Wenn es aus dem Geschäft zu Cash-Flow kommt, halten strenge Kontrollen auf, die Kontrollen tatsächlich unterzeichnen kann und wie die Informationen, die diese Kontrollen erklärt wird aufgezeichnet. Es ist wichtig zu getrennten Aufgaben jeden Aspekt Ihrer Buchführung von Korruption zu schützen.
Debitoren Berichte
Sie können auch Berichte ausführen, um die Informationen in Ihrer Debitorenkonto erfasst zeigt. Die nächste Abbildung zeigt Ihnen eine Liste der möglichen Berichte von den Kunden zu laufen Forderungen Seite.
Zusätzlich zu den Zusammenfassung, Detail, und Debitoren Graph berichtet, können Sie auch einen Bericht für Open Rechnungen ausführen, die einen hervorragenden Rechnungen oder Listen und Sammlungen, die nicht nur überfällig Kunden auflistet, sondern auch, wie viel sie verdanken und ihre Kontakt Information.
Auch auf einigen Kundenkonten Ort-Kontrollen laufen Ihre Papieraufzeichnungen ihrer Konten um sicherzustellen, dass die Informationen in Ihrer EDV-System passen eine gute Idee ist. Es gibt immer eine Chance, dass ein Kauf des Kunden wurde in Fehler in den Computer eingegeben, und man konnte die Rechnung an die falsche Person am Ende zu senden.
Andere EDV-Berichte
Neben der eigentlichen Konten, wie Kreditoren oder Debitoren, Ihre EDV-Buchhaltungssystem zu halten hält eine Zeitschrift für alle Transaktionen Ihres Unternehmens. Diese Zeitschrift (n) enthalten Informationen über alle Ihre Transaktionen über einen bestimmten Zeitraum und die Konten, die von jeder Transaktion betroffen waren. Die folgende Abbildung ist ein Beispiel EDV-Journal-Seite.
Wenn Sie daran erinnert werden müssen, wie Sie eine Transaktion in Ihr EDV-Buchhaltung-System erfasst, führen Sie das Journal Bericht nach Datum, alle Transaktionen zu isolieren, die bei einer bestimmten Zeit in Anspruch nahm. einen Bericht nach Datum ausgeführt wird, kann ein hilfreiches Werkzeug sein, wenn Sie versuchen, die Quelle eines Fehlers in Ihrem books- zu suchen, wenn Sie eine fragwürdige Transaktion zu finden, können Sie die Details dieser Transaktion öffnen und sehen, wie sie eingegeben wurden und wo Sie kann das ursprüngliche Quellenmaterial zu finden.